Ergotherapeuten: Handlungsfähig im Alltag – aber finanziell ausgebremst?

Ergotherapiepraxen arbeiten stark personalgetrieben: Therapeutinnen und Therapeuten erbringen ihre Leistungen heute, während die zugehörigen Zahlungen je nach Abrechnungsweg erst später eingehen. Gleichzeitig laufen Gehälter, Sozialabgaben, Miete, Fahrzeuge, Therapiematerial und Fortbildungen kontinuierlich weiter. Factoring oder spezialisierte Abrechnungsmodelle können dazu beitragen, geeignete bereits entstandene Forderungen früher liquiditätswirksam zu machen. Entscheidend ist jedoch, welche Forderung tatsächlich besteht, wie sie abgerechnet wird, ob sie abtretbar ist und welcher Anbieter das jeweilige Forderungssegment akzeptiert.

Weitere Lösungen für Heilberufe finden Sie unter Factoring für Gesundheitswesen und Heilberufe. Grundlagen zur Auswahl eines geeigneten Partners finden Sie unter Factoring-Anbieter vergleichen.

1. Warum Ergotherapiepraxen laufend Liquidität benötigen

Die wirtschaftliche Struktur einer Ergotherapiepraxis unterscheidet sich von vielen klassischen Unternehmen.

Der größte Teil der Wertschöpfung entsteht durch therapeutische Arbeitszeit.

Zu den regelmäßig anfallenden Kosten gehören beispielsweise:

• Gehälter
• Sozialabgaben
• Praxisräume
• Fahrzeuge für Hausbesuche
• Therapiematerial
• Diagnostik
• Fortbildungen
• Software und Dokumentation
• Versicherungen

Diese Ausgaben fallen auch dann an, wenn abgerechnete Leistungen noch nicht bezahlt wurden.

Bei mehreren angestellten Therapeutinnen und Therapeuten kann sich dadurch ein erheblicher laufender Finanzierungsbedarf ergeben.

2. Verordnung, Therapie und Forderung voneinander trennen

Eine ärztliche Verordnung bildet die Grundlage für die Behandlung.

Sie ist jedoch nicht automatisch eine bereits entstandene factoringfähige Forderung.

Entscheidend ist vielmehr, welche Leistungen tatsächlich erbracht und abrechenbar sind.

Zu prüfen ist beispielsweise:

• Welche Therapieeinheiten wurden bereits durchgeführt?
• Sind die Leistungen ordnungsgemäß dokumentiert?
• Liegt ein vollständiger Leistungsnachweis vor?
• Kann die Leistung bereits abgerechnet werden?
• Gibt es formale oder inhaltliche Einwendungen?

Noch nicht erbrachte Therapieeinheiten können deshalb nicht allein aufgrund einer bestehenden Verordnung vorfinanziert werden.

3. Unterschiedliche Zahlungsströme einer Ergotherapiepraxis

Ergotherapiepraxen können Forderungen aus unterschiedlichen Leistungs- und Abrechnungsbereichen haben.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Leistungen für gesetzlich Versicherte
• Privatpatienten
• Selbstzahlerleistungen
• Hausbesuche
• institutionelle Auftraggeber

Diese Forderungen sollten nicht pauschal als einheitliches Forderungsportfolio betrachtet werden.

Für einen Factoring- oder Abrechnungspartner ist entscheidend, gegen wen der konkrete Anspruch besteht und welche Abrechnungsregeln gelten.

4. GKV-Abrechnung besonders sorgfältig prüfen

Bei gesetzlich versicherten Patienten folgt die Abrechnung den jeweiligen Vorgaben des Heilmittelbereichs und der konkreten Leistungsabrechnung.

Für Factoring oder Vorfinanzierung muss deshalb geprüft werden, ob die jeweilige Forderung bereits ausreichend entstanden und abrechenbar ist.

Relevant können beispielsweise sein:

• Verordnung
• erbrachte Behandlungseinheiten
• Leistungsnachweis
• Abrechnungszeitpunkt
• Abrechnungsweg
• mögliche Abrechnungsstelle
• Forderungsabtretung

Eine pauschale Aussage, jedes Rezept könne unmittelbar und vollständig in Liquidität umgewandelt werden, wäre nicht sachgerecht.

5. Hausbesuche und Wegegelder sind keine Sondergarantie

Hausbesuche gehören für viele Ergotherapiepraxen zum Alltag.

Ob Hausbesuchspauschalen, Wegegelder oder andere Zusatzpositionen in ein Finanzierungs- oder Abrechnungsmodell einbezogen werden können, hängt von der konkreten Abrechnung und dem jeweiligen Anbieter ab.

Entscheidend ist auch hier, dass die zugrunde liegende Leistung tatsächlich erbracht und ordnungsgemäß abrechenbar ist.

6. Leistungsnachweise sind wirtschaftlich wichtiger, als sie wirken

In einer therapeutischen Praxis erscheinen Leistungsnachweise zunächst wie reine Dokumentation.

Für die Forderungsqualität sind sie jedoch zentral.

Fehlen Angaben oder bestehen Unklarheiten, kann dies die Abrechnung verzögern oder zu Rückfragen führen.

Vor einer Factoringlösung sollte deshalb geprüft werden, wie zuverlässig der bestehende Abrechnungsprozess funktioniert.

Je sauberer Dokumentation und Leistungsnachweise sind, desto besser lässt sich die Forderungsstruktur beurteilen.

7. Retaxationen und Rechnungskürzungen richtig einordnen

Ein besonders wichtiges Thema im Heilmittelbereich sind Abrechnungskürzungen beziehungsweise Retaxationen.

Sie können beispielsweise entstehen, wenn eine Leistung nicht entsprechend der geltenden Abrechnungsanforderungen anerkannt wird.

Solche Vorgänge unterscheiden sich grundlegend von einer Zahlungsunfähigkeit des Schuldners.

Beim echten Factoring kann das vertraglich definierte Insolvenz- beziehungsweise Zahlungsunfähigkeitsrisiko einer gedeckten Forderung übernommen werden.

Eine Retaxation kann hingegen die Frage betreffen, ob die Forderung überhaupt in der abgerechneten Höhe besteht.

Retaxationen sind deshalb nicht automatisch durch einen klassischen Delkredereschutz abgesichert.

8. Ausfallschutz nicht mit Abrechnungsschutz verwechseln

Vom Zahlungsunfähigkeitsrisiko sind unter anderem folgende Themen zu unterscheiden:

• Retaxationen
• Formfehler
• falsche Abrechnungspositionen
• fehlende Leistungsnachweise
• Stornos
• Gutschriften
• berechtigte Einwendungen

Diese Punkte betreffen Bestand oder Höhe einer Forderung.

Ein pauschaler 100-prozentiger Schutz vor sämtlichen Honorarkürzungen besteht deshalb nicht automatisch.

9. Factoring garantiert keine Gehälter

Ein gleichmäßigerer Liquiditätszufluss kann die Personalplanung einer Praxis erleichtern.

Früher verfügbare Liquidität kann beispielsweise eingesetzt werden für:

• Gehälter
• Sozialabgaben
• Urlaubs- und Krankheitsvertretungen
• Fortbildungen
• neue Arbeitsplätze

Factoring garantiert jedoch nicht, dass sämtliche Gehälter jederzeit bezahlt werden können.

Die tatsächlich verfügbare Liquidität hängt weiterhin von den vorhandenen, akzeptierten und gegebenenfalls angekauften Forderungen ab.

10. Wachstum kann den Liquiditätsbedarf zunächst erhöhen

Eine gut ausgelastete Praxis ist wirtschaftlich grundsätzlich positiv.

Wachstum kann jedoch zunächst zusätzlichen Liquiditätsbedarf verursachen.

Wer beispielsweise zwei weitere Therapeutinnen einstellt, trägt zusätzliche Personalkosten bereits ab dem ersten Monat.

Die korrespondierenden Erlöse entstehen hingegen erst durch tatsächlich erbrachte und abrechenbare Therapieeinheiten.

Factoring kann deshalb Wachstum begleiten, wenn bereits regelmäßig geeignete Forderungen entstehen.

Es ersetzt jedoch keine Start- oder Investitionsfinanzierung für noch nicht erwirtschaftete Umsätze.

11. Factoring ist keine direkte Praxisausbau-Finanzierung

Ein neuer Therapieraum, hochwertige Ausstattung oder ein zusätzlicher Standort können hohe Investitionen verursachen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Umbaukosten
• SI-Material
• Therapiegeräte
• Software
• Fahrzeuge
• Praxisinventar

Factoring finanziert diese Investitionen nicht unmittelbar.

Früher verfügbare Liquidität aus bestehenden Forderungen kann jedoch den allgemeinen finanziellen Spielraum erhöhen oder bestehende Betriebsmittellinien entlasten.

12. Bilanzwirkung ohne automatische Ratingverbesserung

Factoring kann abhängig von der rechtlichen und bilanziellen Ausgestaltung Auswirkungen auf die Bilanzstruktur haben.

Werden Forderungen bilanziell ausgebucht und wird die erhaltene Liquidität beispielsweise zur Reduzierung kurzfristiger Verbindlichkeiten eingesetzt, kann sich die Bilanzsumme verringern.

Bei unverändertem Eigenkapital kann dadurch rechnerisch die Eigenkapitalquote steigen.

Daraus folgt jedoch nicht automatisch:

• ein besseres Bankenrating
• ein niedrigerer Kreditzins
• eine höhere Kreditlinie
• eine Investitionszusage

Mehr dazu finden Sie unter Wie wirkt sich Factoring auf die Bilanz aus?.

13. Debitorenmanagement kann entlasten – je nach Modell

Ergotherapiepraxen möchten ihre Zeit in erster Linie für therapeutische Arbeit einsetzen.

Je nach Factoring- oder Abrechnungsmodell können administrative Aufgaben ausgelagert werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Zahlungsüberwachung
• Abstimmung offener Forderungen
• Mahnwesen
• Kommunikation zu Zahlungsfragen

Der genaue Leistungsumfang hängt jedoch vom Anbieter und Vertrag ab.

Berger Factoring übernimmt das operative Debitorenmanagement nicht selbst, sondern vermittelt gegebenenfalls einen passenden Partner.

14. Datenschutz und Gesundheitsdaten berücksichtigen

Ergotherapiepraxen verarbeiten Gesundheitsdaten und damit besonders sensible personenbezogene Informationen.

Vor der Weitergabe von Forderungs- oder Abrechnungsdaten an einen externen Dienstleister muss deshalb geprüft werden:

• welche Daten tatsächlich erforderlich sind,
• welche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht,
• welche datenschutzrechtlichen Rollen vorliegen,
• welche technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich sind,
• ob weitere Verschwiegenheits- oder Einwilligungserfordernisse zu beachten sind.

Die konkrete Gestaltung hängt vom Abrechnungs- und Factoringmodell ab.

15. Privatpatienten gesondert betrachten

Bei Privatpatienten kann nach ordnungsgemäßer Leistungserbringung und Rechnungsstellung ein unmittelbarer Zahlungsanspruch gegenüber dem Patienten bestehen.

Ob solche Forderungen angekauft oder über einen Abrechnungsdienstleister vorfinanziert werden können, hängt vom jeweiligen Anbieter ab.

Auch hier bleiben Rechnungskorrekturen, Einwendungen und datenschutzrechtliche Anforderungen relevant.

16. Factoringkosten individuell kalkulieren

Eine pauschale Gebührenangabe für Ergotherapiepraxen ist nicht sinnvoll.

Die tatsächlichen Kosten können unter anderem abhängen von:

• Jahresumsatz
• Forderungsvolumen
• Forderungsart
• Kostenträgerstruktur
• Debitorenmanagement
• Vorauszahlungsquote
• Ausfallschutz
• Vertragsmodell

Factoring sollte deshalb immer anhand der Gesamtkosten und des tatsächlichen Nutzens bewertet werden.

Mehr dazu finden Sie unter Factoring-Kosten und Gebühren.

Praxisbeispiel

Praxisbeispiel: Wachsende Ergotherapiepraxis mit mehreren Angestellten

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Das folgende Szenario ist eine illustrative Modellrechnung und keine dokumentierte Kundenreferenz oder Finanzierungszusage. Ankauffähigkeit, Vorauszahlungsquote, Auszahlungszeit, Kosten und Ausfallschutz hängen vom konkreten Abrechnungsmodell, Kostenträger und Factoringpartner ab.

Ausgangssituation

Eine etablierte Ergotherapiepraxis beschäftigt mehrere Therapeutinnen und Therapeuten und möchte ihre Kapazitäten für Kindertherapie und Hausbesuche erweitern.

Kennzahl	Modellannahme
Monatliches Abrechnungsvolumen	90.000 €
Offener Forderungsbestand	130.000 €
Davon im Modell geeignete Forderungen	85.000 €
Beschäftigte	12

Herausforderung

Gehälter, Miete, Fahrzeuge und laufende Praxiskosten müssen bezahlt werden, während bereits erbrachte und abgerechnete Leistungen noch nicht vollständig ausgeglichen sind.

Noch nicht absolvierte Therapieeinheiten aus laufenden Verordnungen sind ausdrücklich nicht Bestandteil des factoringfähigen Forderungsbestands.

Factoring-Lösung

Für die Modellrechnung wird angenommen, dass Forderungen über 85.000 Euro bereits entstanden, ordnungsgemäß dokumentiert, abrechenbar, abtretbar, unbestritten und vom spezialisierten Anbieter akzeptiert sind.

Bei einer rein illustrativ angenommenen Vorauszahlungsquote von 90 Prozent wären rechnerisch 76.500 Euro früher verfügbar.

Position	Modellwert
Geeignete Forderungen	85.000 €
Illustrative Vorauszahlungsquote	90 %
Rechnerisch frühere Liquidität	76.500 €
Vorläufiger Einbehalt	8.500 €

Ergebnis

Die früher verfügbare Liquidität könnte im allgemeinen Praxiscashflow beispielsweise für Gehälter, Miete, Therapiematerial, Fahrzeuge oder zur Entlastung einer Betriebsmittellinie eingesetzt werden.

Nicht erbrachte Therapieeinheiten, beanstandete Abrechnungen, Retaxationen und sonstige strittige Beträge sind ausdrücklich nicht automatisch Bestandteil dieser Modellrechnung.

17. Welche Forderungen können eher geeignet sein?

Gut prüfbar können beispielsweise Forderungen sein, bei denen:

• die Therapie bereits erbracht wurde,
• vollständige Leistungsnachweise vorliegen,
• die Leistung abrechenbar ist,
• die Forderung eindeutig zugeordnet werden kann,
• keine Einwendungen bestehen,
• die Forderung abtretbar ist.

Komplexer können sein:

• noch nicht erbrachte Therapieeinheiten
• unvollständige Leistungsnachweise
• beanstandete Abrechnungen
• Retaxationen
• Stornos und Gutschriften
• unklare oder strittige Forderungen

18. Wann kann Factoring für eine Ergotherapiepraxis interessant sein?

Eine Prüfung kann insbesondere sinnvoll sein, wenn:

• regelmäßig ein relevanter Forderungsbestand entsteht,
• mehrere angestellte Therapeuten beschäftigt werden,
• die Praxis wächst,
• laufende Personalkosten hoch sind,
• Abrechnung und Zahlung zeitlich auseinanderfallen,
• administrative Prozesse entlastet werden sollen.

Verwandte Themen finden Sie auch bei Factoring für Krankengymnastik, Factoring für Therapeutinnen und Therapiepraxen und Factoring für Frühförderstellen.

19. Warum Berger Factoring?

Berger Factoring ist unabhängiger Factoring-Vermittler und keine selbst ankaufende Factoringgesellschaft.

Bei Ergotherapiepraxen betrachten wir insbesondere:

• Abrechnungsstruktur
• Kostenträger
• GKV- und Privatanteil
• Forderungsvolumen
• Leistungsnachweise
• Forderungsalter
• Retaxationen und Stornos
• Hausbesuchsanteil
• Datenschutzanforderungen
• gewünschten Umfang des Debitorenmanagements

Auf dieser Grundlage vergleichen wir geeignete spezialisierte Factoring- und Abrechnungspartner und koordinieren die weitere Abstimmung.

Häufige Fragen zu Factoring für Ergotherapiepraxen

Können Ergotherapierezepte faktoriert werden?

Nicht die Verordnung als solche, sondern gegebenenfalls daraus bereits entstandene und ordnungsgemäß abrechenbare Forderungen. Ob diese angekauft oder vorfinanziert werden können, hängt vom spezialisierten Anbieter und dem Abrechnungsweg ab.

Können Hausbesuchspauschalen berücksichtigt werden?

Das kann je nach Abrechnung und Anbieter möglich sein. Voraussetzung ist, dass die zugrunde liegende Leistung ordnungsgemäß erbracht und abrechenbar ist.

Schützt Factoring vor Retaxationen?

Nicht automatisch. Retaxationen betreffen häufig Bestand oder Höhe einer Forderung und sind deshalb vom klassischen Zahlungsunfähigkeitsrisiko zu unterscheiden.

Erhalte ich automatisch innerhalb von 24 Stunden mein Geld?

Nein. Auszahlungszeit und Vorauszahlungsquote hängen vom Anbieter, Forderungssegment, Vertrag und Prüfprozess ab.

Wie hoch sind die Factoringkosten?

Das hängt von Forderungsvolumen, Kostenträgerstruktur, Leistungsumfang, Vorauszahlung und weiteren Vertragsparametern ab. Eine pauschale Gebührenquote ist deshalb nicht für jede Ergotherapiepraxis sinnvoll.

Übernimmt Factoring mein Mahnwesen?

Je nach Modell kann der Anbieter Teile des Debitorenmanagements übernehmen. Der konkrete Leistungsumfang ist vertraglich zu prüfen.

Ist Factoring bei Gesundheitsdaten möglich?

Das kann möglich sein, erfordert jedoch eine sorgfältige Prüfung von Datenflüssen, Rechtsgrundlagen, technischen Maßnahmen und gegebenenfalls weiteren Verschwiegenheitspflichten.

Übernimmt Berger Factoring meine Abrechnung?

Nein. Berger Factoring vermittelt geeignete Factoring- und Abrechnungspartner. Die operative Abrechnung oder das Forderungsmanagement erfolgt gegebenenfalls durch den ausgewählten Anbieter.

Fazit: Therapeutische Handlungsfähigkeit braucht finanzielle Planbarkeit

Ergotherapiepraxen tragen laufende Personal- und Betriebskosten, während Zahlungen aus bereits erbrachten Leistungen zeitversetzt eingehen können.

Factoring oder spezialisierte Abrechnungsmodelle können geeignete bereits entstandene Forderungen früher liquiditätswirksam machen und je nach Produkt administrative Prozesse entlasten.

Entscheidend bleiben jedoch vollständige Leistungsnachweise, eine klare Abrechnungsgrundlage sowie die sorgfältige Prüfung von Retaxationen, Forderungsabtretung, Datenschutz und dem konkreten Leistungsumfang des Anbieters.

Die passende Lösung sollte deshalb zur tatsächlichen Abrechnungs- und Forderungsstruktur der Ergotherapiepraxis passen.