Sanitätshäuser: Liquidität zwischen Hilfsmittelversorgung und Kassenbürokratie

Sanitätshäuser verbinden Gesundheitsversorgung, Handel, Handwerk und Logistik. Hochwertige Reha-Technik, Orthesen, Prothesen, Pflegehilfsmittel und individuell angepasste Versorgungen verursachen häufig erhebliche Vorleistungen. Gleichzeitig unterscheiden sich die Abrechnungswege je nach gesetzlicher Krankenkasse, privater Versicherung, Pflegekasse, Berufsgenossenschaft oder Selbstzahler. Factoring kann geeignete bereits entstandene Forderungen früher liquiditätswirksam machen. Es ersetzt jedoch weder die Genehmigung einer Hilfsmittelversorgung noch die korrekte Kassenabrechnung und schützt nicht automatisch vor Retaxationen oder formalen Kürzungen.

Weitere Lösungen für Einrichtungen und Leistungserbringer finden Sie unter Factoring für Gesundheitswesen und Heilberufe.

1. Warum Sanitätshäuser viel Working Capital benötigen

Sanitätshäuser müssen häufig lange vor dem endgültigen Zahlungseingang investieren.

Typische Kapitalbindungen entstehen durch:

• Rollstühle und Reha-Technik
• Pflegebetten
• Bandagen und Orthesen
• Prothesenbauteile
• Kompressionsversorgung
• Lagerbestände
• Werkstattmaterial
• Personal
• Fuhrpark und Auslieferung

Bei individuellen Versorgungen kommen Beratung, Anpassung, Dokumentation und gegebenenfalls mehrere Arbeitsschritte hinzu.

Das Kapital ist damit bereits gebunden, bevor die zugehörige Forderung tatsächlich bezahlt wurde.

2. Kostenvoranschlag ist noch keine Factoringforderung

Gerade bei komplexeren Hilfsmitteln spielen Kostenvoranschläge und Genehmigungsprozesse eine wichtige Rolle.

Für klassisches Factoring ist jedoch entscheidend, ob bereits ein tatsächlicher Zahlungsanspruch entstanden ist.

Zu prüfen sind beispielsweise:

• Ist die Versorgung genehmigt, soweit eine Genehmigung erforderlich ist?
• Wurde das Hilfsmittel geliefert oder die Leistung erbracht?
• Ist die Forderung abrechenbar?
• Ist die erforderliche Dokumentation vollständig?
• Wer ist der tatsächliche Zahlungsschuldner?
• Ist die Forderung abtretbar?

Factoring setzt deshalb nicht automatisch bereits bei Bestellung oder Kostenvoranschlag an.

3. Unterschiedliche Kostenträger bedeuten unterschiedliche Forderungsstrukturen

Ein Sanitätshaus kann mit mehreren Debitorengruppen arbeiten.

Dazu können gehören:

• gesetzliche Krankenkassen
• Pflegekassen
• private Krankenversicherungen
• Berufsgenossenschaften
• Pflegeeinrichtungen
• Unternehmen
• Privatkunden und Selbstzahler

Diese Forderungen unterscheiden sich teilweise erheblich.

Deshalb sollte vor einer Factoringlösung analysiert werden, welcher Anteil des Umsatzes tatsächlich geeignet ist.

4. GKV-Abrechnung ist formalisiert

Leistungserbringer im Hilfsmittelbereich müssen gegenüber gesetzlichen Krankenkassen strukturierte Abrechnungsdaten übermitteln.

Eine korrekte Abrechnung setzt voraus, dass die notwendigen Angaben und Voraussetzungen erfüllt sind.

Fehler können zu Rückfragen, Korrekturen oder Kürzungen führen.

Factoring beseitigt diese Anforderungen nicht.

Ein professioneller Anbieter kann jedoch Prozesse unterstützen und bei geeigneten Forderungen den Zeitraum zwischen Abrechnung und Zahlungseingang verkürzen.

Für die Liquiditätsplanung ist dabei besonders wichtig, zwischen dem Zeitpunkt der Versorgung und dem tatsächlichen Entstehen einer belastbaren Forderung zu unterscheiden. Eine medizinisch oder technisch sinnvolle Versorgung bedeutet nicht automatisch, dass bereits eine uneingeschränkt ankauffähige Forderung gegenüber einem Kostenträger vorliegt.

Sanitätshäuser sollten deshalb ihre offenen Posten nach Forderungsart und Bearbeitungsstatus differenzieren. Eine bereits vollständig erbrachte, dokumentierte und abrechenbare Versorgung kann wirtschaftlich anders zu bewerten sein als ein Vorgang, bei dem noch eine Genehmigung, Ergänzung der Unterlagen oder Prüfung durch den Kostenträger aussteht. Für die Auswahl einer Factoringlösung ist diese Transparenz besonders relevant, weil sie zeigt, welcher Anteil des Forderungsbestands tatsächlich regelmäßig für einen Ankauf infrage kommen könnte.

5. Retaxationen und Kürzungen richtig einordnen

Eine Retaxation beziehungsweise Absetzung ist wirtschaftlich etwas anderes als die Insolvenz eines Debitors.

Wird eine Forderung beispielsweise gekürzt, weil:

• Unterlagen fehlen,
• eine Abrechnungsposition nicht anerkannt wird,
• Vertragsvoraussetzungen nicht erfüllt sind,
• eine Versorgung beanstandet wird,
• ein Abrechnungsfehler vorliegt,

dann betrifft dies Bestand oder Höhe der Forderung selbst.

Beim echten Factoring kann dagegen das vertraglich definierte Zahlungsunfähigkeitsrisiko einer angekauften und gedeckten Forderung abgesichert werden.

Eine pauschale Aussage, der Factor trage jede Retaxation, wäre daher falsch.

6. Lager und individuelle Versorgung

Sanitätshäuser müssen häufig ein breites Sortiment kurzfristig verfügbar halten.

Hinzu kommen individuelle Anfertigungen und technische Anpassungen.

Dadurch können gleichzeitig mehrere Kapitalbindungen entstehen:

• Lagerbestand
• bereits bestellte Spezialprodukte
• Werkstattmaterial
• laufende Anpassungsarbeiten
• offene Forderungen

Factoring kann nur den letzten Bereich adressieren: geeignete bereits entstandene Forderungen.

Es finanziert weder das Lager selbst noch eine noch nicht abgeschlossene Versorgung unmittelbar.

7. Skonto und Einkaufsvorteile

Frühere Liquidität kann Sanitätshäuser in die Lage versetzen, Lieferantenrechnungen schneller zu begleichen.

Wenn ein Hersteller beispielsweise 2 Prozent Skonto anbietet, kann dies wirtschaftlich interessant sein.

Beispiel:

Position	Modellwert
jährlicher relevanter Einkauf	500.000 €
mögliches Skonto	2 %
theoretischer Vorteil	10.000 €

Ob dieser Vorteil die Factoringkosten tatsächlich kompensiert, hängt von den individuellen Konditionen ab.

Berücksichtigt werden müssen beispielsweise:

• Factoringgebühr
• Finanzierungskosten
• sonstige Entgelte
• tatsächlich factoringfähiges Volumen
• tatsächlich nutzbarer Skontobetrag

Weitere Informationen finden Sie unter Factoring-Kosten und Gebühren.

8. Debitorenmanagement und Kassenabrechnung sind nicht dasselbe

Full-Service-Factoring kann je nach Anbieter Aufgaben im Forderungsmanagement umfassen.

Dazu können gehören:

• Zahlungsüberwachung
• Debitorenbuchhaltung
• Mahnwesen
• Zuordnung von Zahlungseingängen

Die fachliche Erstellung einer korrekten Hilfsmittelabrechnung, Genehmigungsprozesse und die Versorgung selbst bleiben jedoch davon zu unterscheiden.

Berger Factoring übernimmt diese Aufgaben nicht selbst. Wir vergleichen geeignete Factoringgesellschaften und ordnen deren Leistungsumfang ein.

9. Selbstzahler und Privatforderungen

Neben institutionellen Kostenträgern entstehen in Sanitätshäusern häufig auch Forderungen gegen Privatkunden.

Diese können beispielsweise entstehen durch:

• private Zusatzleistungen
• Mehrkosten
• Selbstzahlerprodukte
• nicht erstattungsfähige Leistungen

Ob solche Forderungen in ein Factoringmodell einbezogen werden können, hängt unter anderem von:

• Rechnungsgröße
• Debitorenstruktur
• Volumen
• Anbieter
• Factoringmodell

ab.

Viele sehr kleine Einzelrechnungen können beispielsweise andere Anforderungen an das Produkt stellen als wenige größere institutionelle Forderungen.

10. Wachstum und neue Standorte

Neue Filialen, zusätzliche Werkstattkapazitäten, Digitalisierung oder neue Mitarbeiter benötigen Kapital.

Factoring finanziert diese Investitionen nicht unmittelbar.

Es kann aber Liquidität aus bereits bestehenden geeigneten Forderungen früher verfügbar machen.

Dadurch können:

• bestehende Kreditlinien entlastet,
• Lieferanten schneller bezahlt,
• betriebliche Rücklagen geschont

werden.

Vergleichbare Working-Capital-Fragen behandeln auch Factoring für Rehazentren und Factoring für Physiotherapeuten.

Praxisbeispiel

Praxisbeispiel: Sanitätshaus mit wachsendem Forderungsbestand

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Das folgende Beispiel ist eine illustrative Modellrechnung und keine dokumentierte Kundenreferenz oder Finanzierungszusage. Ob Forderungen gegen bestimmte Kostenträger oder andere Debitoren angekauft werden können, hängt von Forderungsart, Dokumentation, Abtretbarkeit, Einwendungen, Anbieter und Vertrag ab.

Ausgangssituation

Ein mittelständisches Sanitätshaus betreibt mehrere Versorgungsbereiche und beliefert sowohl institutionelle Kostenträger als auch gewerbliche Kunden und Selbstzahler.

Kennzahl	Modellannahme
Monatlicher Umsatz	280.000 €
Offener Forderungsbestand	320.000 €
Geeignete Forderungen im Modell	180.000 €
Zusätzlicher Warenbedarf	90.000 €

Herausforderung

Das Unternehmen muss Lieferanten, Personal und Werkstattkosten laufend bezahlen, während ein relevanter Anteil der bereits erbrachten Versorgungen noch nicht bezahlt ist.

Factoring-Lösung

Für die Modellrechnung wird angenommen, dass Forderungen über 180.000 Euro bereits entstanden, ordnungsgemäß dokumentiert, abtretbar, unbestritten und vom Factor akzeptiert sind.

Bei einer rein illustrativ angenommenen Vorauszahlungsquote von 90 Prozent wären rechnerisch 162.000 Euro früher verfügbar.

Position	Modellwert
Akzeptierte Forderungen	180.000 €
Illustrative Vorauszahlungsquote	90 %
Rechnerisch frühere Liquidität	162.000 €
Vorläufiger Einbehalt	18.000 €

Ergebnis

Die früher verfügbare Liquidität könnte für Lieferantenrechnungen, Werkstattmaterial, Löhne oder zur Entlastung einer bestehenden Kreditlinie eingesetzt werden.

Noch nicht abgeschlossene Versorgungen, strittige Kassenforderungen oder nicht genehmigte Positionen sind ausdrücklich nicht Teil der Modellrechnung.

11. Welche Unterlagen können relevant sein?

Je nach Factoringgesellschaft können beispielsweise benötigt werden:

• BWA oder Jahresabschluss
• OP-Liste
• Debitorenstruktur
• Umsatz nach Kostenträgergruppen
• Beispielabrechnungen
• Verträge beziehungsweise Abrechnungsgrundlagen
• Informationen zu Kürzungen und Rückläufern
• durchschnittliche Rechnungsgrößen

Je transparenter diese Daten aufbereitet sind, desto besser lässt sich einschätzen, welche Debitorengruppen und Forderungsarten für eine Factoringlösung geeignet sein könnten. Gerade bei gemischten Umsätzen aus Krankenkassen, Pflegekassen, gewerblichen Einrichtungen und Selbstzahlern sollte nicht pauschal vom gesamten Jahresumsatz ausgegangen werden. Entscheidend ist vielmehr der tatsächlich factoringfähige Forderungsanteil.

12. Wann kann Factoring für Sanitätshäuser sinnvoll sein?

Eine Prüfung kann insbesondere interessant sein, wenn:

• regelmäßig größere offene Forderungsbestände entstehen,
• Lieferanten deutlich früher bezahlt werden als Kostenträger,
• hochwertige Produkte vorfinanziert werden müssen,
• Wachstum zusätzliche Waren- und Personalkosten erzeugt,
• ein erheblicher Teil des Umsatzes aus klar abrechenbaren Forderungen besteht.

13. Warum Berger Factoring?

Berger Factoring ist unabhängiger Factoring-Vermittler und keine Factoringgesellschaft oder Abrechnungsstelle.

Wir betrachten insbesondere:

• Debitorengruppen
• Kassen- und Privatanteile
• Abrechnungswege
• Forderungsgrößen
• Kürzungsrisiken
• gewünschten Serviceumfang
• Kosten

Weitere Informationen finden Sie unter Factoring-Anbieter vergleichen.

Häufige Fragen zu Factoring für Sanitätshäuser

Können Forderungen gegen gesetzliche Krankenkassen faktoriert werden?

Bestimmte Forderungsarten können grundsätzlich prüfbar sein. Entscheidend sind Abrechnungsgrundlage, Entstehung, Dokumentation, Abtretbarkeit und Annahmekriterien des jeweiligen Factors.

Bekomme ich jede Kassenforderung sofort ausgezahlt?

Nein. Auszahlungszeit und Vorauszahlungsquote hängen von Anbieter, Forderungsart, Prüfung und Vertrag ab.

Schützt echtes Factoring vor Retaxationen?

Nicht automatisch. Retaxationen und Kürzungen betreffen Bestand oder Höhe der Forderung und sind vom reinen Zahlungsunfähigkeitsrisiko zu unterscheiden.

Übernimmt Berger Factoring die GKV-Abrechnung?

Nein. Berger Factoring vermittelt Factoringgesellschaften. Abrechnung und Factoring sind getrennte Leistungen.

Können Selbstzahlerforderungen einbezogen werden?

Das kann je nach Anbieter, Rechnungsgröße, Volumen und Debitorenstruktur möglich sein.

Kann Factoring meinen Lagerbestand finanzieren?

Nicht unmittelbar. Klassisches Factoring setzt bereits entstandene geeignete Forderungen voraus.

Finanziert sich Factoring durch Skonto immer selbst?

Nein. Einkaufsvorteile können die Kosten wirtschaftlich kompensieren, wenn die individuelle Kalkulation dies tatsächlich ergibt.

Kann Factoring neue Filialen finanzieren?

Nicht direkt. Früher verfügbare Liquidität aus bestehenden Forderungen kann jedoch den allgemeinen finanziellen Spielraum erhöhen.

Fazit: Sanitätshäuser brauchen Liquidität – aber nicht jede Kassenforderung ist automatisch factoringfähig

Sanitätshäuser tragen häufig erhebliche Vorleistungen für Hilfsmittel, Lager, Werkstatt und Personal.

Factoring kann geeignete bereits entstandene Forderungen früher liquiditätswirksam machen und dadurch den Working-Capital-Druck reduzieren.

Es ersetzt jedoch keine Genehmigung, keine korrekte Hilfsmittelabrechnung und keinen Schutz gegen sämtliche Retaxationen oder Einwendungen.

Entscheidend ist deshalb eine differenzierte Prüfung der konkreten Debitoren- und Forderungsstruktur.