Wer Factoring nutzen möchte, fragt sich häufig zuerst: Welche Unterlagen braucht eine Factoringgesellschaft eigentlich?
Die gute Nachricht: Für eine erste Einschätzung ist meist noch kein vollständiger Aktenordner nötig. Häufig reichen zunächst einige grundlegende Informationen zum Unternehmen, zum Forderungsvolumen und zur Kundenstruktur.
Im weiteren Prüfprozess können zusätzliche Unterlagen erforderlich werden – beispielsweise eine aktuelle BWA, eine Summen- und Saldenliste, eine OP-Liste oder typische Unterlagen aus dem tatsächlichen Geschäftsablauf.
Besonders hilfreich ist häufig ein beispielhafter Geschäftsvorgang: vom Auftrag über den Leistungsnachweis bis zur dazugehörigen Rechnung. Damit kann die Factoringgesellschaft nachvollziehen, wie eine Forderung im Unternehmen entsteht und welche Dokumentation ihr zugrunde liegt.
Welche Dokumente tatsächlich benötigt werden, hängt von Branche, Unternehmensgröße, Forderungsstruktur und Factoringanbieter ab. Die allgemeinen Anforderungen finden Sie auf unserer Seite zu den Factoring Voraussetzungen. In diesem Beitrag zeigen wir, welche Unterlagen typischerweise relevant sind, wofür sie benötigt werden und was für eine erste Einschätzung häufig bereits ausreicht.
Welche Angaben reichen für eine erste Factoring-Einschätzung?
Für eine erste Vorprüfung reichen häufig grundlegende Eckdaten. Es ist deshalb nicht notwendig, bereits beim ersten Kontakt sämtliche wirtschaftlichen Unterlagen einzureichen.
Für die erste Einordnung können insbesondere relevant sein:
- Firmenname,
- Rechtsform,
- Branche,
- Unternehmensalter,
- Jahresumsatz,
- geplantes Factoringvolumen,
- Anzahl der Debitoren,
- B2B- oder B2C-Anteil,
- durchschnittliche Rechnungshöhe,
- übliche Zahlungsziele,
- gewünschtes Factoringmodell,
- gegebenenfalls besondere Forderungsarten wie VOB, Abschlagsrechnungen oder Auslandsforderungen.
Mit diesen Angaben lässt sich häufig bereits einschätzen, welche Factoringgesellschaften grundsätzlich zur Unternehmens- und Forderungsstruktur passen können.
Erst wenn die möglichen Anbieter eingegrenzt wurden, werden die Unterlagen zusammengestellt, die für die konkrete Prüfung tatsächlich benötigt werden.
1. Unternehmensdaten und Stammdaten
Zu Beginn benötigt die Factoringgesellschaft grundlegende Informationen zum Unternehmen.
Typische Angaben sind:
- Firmenname und Anschrift,
- Rechtsform,
- Gründungsdatum,
- Geschäftsführer oder Inhaber,
- Branche und Geschäftsmodell,
- Handelsregisterdaten, sofern vorhanden.
Diese Angaben dienen der grundlegenden Einordnung und Identifikation des Unternehmens.
2. Jahresumsatz und geplantes Factoringvolumen
Der Jahresumsatz allein reicht für die Prüfung häufig nicht aus. Ebenso wichtig ist die Frage, welcher Anteil der Forderungen tatsächlich über Factoring abgewickelt werden soll.
Relevant können daher sein:
- aktueller Jahresumsatz,
- Vorjahresumsatz,
- geplanter Umsatz,
- monatliches Rechnungsvolumen,
- geplantes Factoringvolumen,
- durchschnittliche Rechnungshöhe.
Gerade bei kleineren Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtig. Ein Unternehmen kann beispielsweise 800.000 Euro Jahresumsatz erzielen, aber nur 300.000 Euro davon über Factoring abwickeln wollen.
Bei kleineren Forderungsvolumina unterscheiden sich Mindestanforderungen und Gebührenmodelle der Factoringgesellschaften. Die konkrete wirtschaftliche Eignung muss individuell geprüft werden.
3. BWA und Summen- und Saldenliste
Im weiteren Prüfprozess werden häufig aktuelle wirtschaftliche Unterlagen benötigt. Besonders typisch sind dabei die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und die Summen- und Saldenliste (SuSa).
Je nach Unternehmen und Factoringgesellschaft können relevant sein:
- aktuelle BWA,
- aktuelle Summen- und Saldenliste,
- BWA und SuSa aus dem Vorjahreszeitraum,
- Jahresabschluss,
- Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung,
- gegebenenfalls weitere betriebswirtschaftliche Auswertungen.
Die BWA zeigt die laufende wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens. Die Summen- und Saldenliste ermöglicht eine detailliertere Betrachtung der Buchhaltung und einzelner Konten.
Eine Factoringgesellschaft kann damit unter anderem besser nachvollziehen:
- wie sich Umsatz und Ergebnis entwickeln,
- wie sich Forderungen und Verbindlichkeiten darstellen,
- ob aktuelle Zahlen zur beschriebenen Geschäftsentwicklung passen,
- ob bestimmte Positionen einer zusätzlichen Erklärung bedürfen.
Welche Zeiträume und Auswertungen tatsächlich benötigt werden, hängt vom jeweiligen Anbieter und von der konkreten Situation ab.
4. Warum die OP-Liste besonders wichtig ist
Die OP-Liste – also die Liste der offenen Posten – gehört bei vielen Factoringprüfungen zu den besonders aussagekräftigen Unterlagen.
Sie zeigt unter anderem:
- welche Rechnungen aktuell offen sind,
- gegen welche Debitoren Forderungen bestehen,
- wie hoch die einzelnen Forderungen sind,
- wie lange Rechnungen bereits offen stehen,
- ob einzelne Debitoren einen sehr hohen Anteil ausmachen.
Damit lässt sich die tatsächliche Forderungsstruktur deutlich besser beurteilen als allein anhand des Jahresumsatzes.
Besonders wichtig ist die OP-Liste auch bei der Frage, ob es sich überwiegend um laufend neu entstehende Forderungen handelt oder ob bereits viele ältere problematische Außenstände vorhanden sind.
Factoring ist grundsätzlich ein laufendes Finanzierungsinstrument und kein Ersatz für Inkasso bei bereits seit langer Zeit problematischen Forderungen.
5. Debitorenliste: Wer sind die Kunden?
Beim Factoring wird nicht nur das Unternehmen selbst betrachtet. Auch die Debitorenstruktur ist entscheidend.
Eine Debitorenliste kann beispielsweise zeigen:
- Anzahl der Kunden,
- Umsatzanteile einzelner Debitoren,
- B2B- oder B2C-Struktur,
- öffentliche Auftraggeber,
- Auslandsdebitoren,
- mögliche Konzentrationen auf einzelne Großkunden.
Besonders relevant ist das bei Unternehmen mit nur wenigen großen Kunden.
Ein Unternehmen, das 80 oder 90 Prozent seines Umsatzes mit einem Auftraggeber erzielt, wird anders geprüft als ein Unternehmen mit hundert gleichmäßig verteilten Debitoren.
Eine hohe Konzentration auf nur einen Auftraggeber ist nicht automatisch ein Ausschlussgrund; sie kann jedoch die Auswahl geeigneter Factoringpartner einschränken. Entscheidend sind insbesondere Debitorenbonität, Vertragsstruktur und mögliche Konzentrationsgrenzen.
6. Beispielhafter Geschäftsvorgang: Auftrag, Leistungsnachweis und Rechnung
Besonders aussagekräftig ist häufig ein vollständiger beispielhafter Geschäftsvorgang.
Damit ist nicht nur eine einzelne Rechnung gemeint, sondern die Dokumentationskette, aus der hervorgeht, wie die Forderung tatsächlich entstanden ist.
Ein typischer Geschäftsvorgang kann beispielsweise bestehen aus:
- Auftrag oder Bestellung – daraus ergibt sich, welche Leistung vereinbart wurde.
- Leistungs- oder Liefernachweis – daraus wird ersichtlich, dass die vereinbarte Leistung tatsächlich erbracht wurde und in der Vergangenheit liegt.
- Rechnung – sie dokumentiert den daraus entstandenen Zahlungsanspruch.
Je nach Geschäftsmodell können ergänzend weitere Unterlagen dazugehören, beispielsweise:
- Rahmenvertrag,
- Lieferschein,
- Stundenzettel,
- Abnahmeprotokoll,
- Aufmaß,
- Freigabe des Auftraggebers.
Ein solcher beispielhafter Vorgang hilft der Factoringgesellschaft dabei, den normalen Ablauf im Unternehmen zu verstehen:
Wie entsteht der Auftrag? Wie wird die Leistung dokumentiert? Und auf welcher Grundlage wird anschließend die Rechnung gestellt?
Gerade bei besonderen Branchen oder komplexeren Abrechnungsprozessen kann diese Dokumentationskette für die erste Einschätzung sehr wertvoll sein.
7. Verträge und Auftragsunterlagen
Bei bestimmten Forderungsarten kann die Factoringgesellschaft zusätzlich die vertragliche Grundlage sehen wollen.
Das kann beispielsweise betreffen:
- Rahmenverträge,
- Bestellungen,
- Einzelaufträge,
- Werkverträge,
- Projektverträge,
- Leistungsbeschreibungen.
Solche Unterlagen helfen zu prüfen, wie und wann eine Forderung entsteht und ob besondere Regelungen zu Abnahme, Einbehalten, Zahlungsbedingungen oder Gegenforderungen bestehen.
8. Leistungsnachweise: Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?
Ein zentraler Punkt beim Factoring ist, dass die zugrunde liegende Leistung bereits in der Vergangenheit liegt.
Deshalb können Leistungs- oder Liefernachweise eine wichtige Rolle spielen.
Je nach Branche können das beispielsweise sein:
- Lieferscheine,
- Abnahmeprotokolle,
- Stundennachweise,
- Leistungsnachweise,
- Aufmaßunterlagen,
- Bautagesberichte,
- Freigaben des Auftraggebers.
Je klarer dokumentiert ist, dass die abgerechnete Leistung bereits erbracht wurde, desto besser lässt sich die Forderung prüfen.
Ein guter Leistungsnachweis ersetzt allerdings nicht die Prüfung, ob der konkrete Zahlungsanspruch besteht, rechtlich abtretbar und frei von wesentlichen Einwendungen ist. Die weiteren rechtlichen und vertraglichen Ankaufkriterien müssen zusätzlich geprüft werden.
Welche Unterlagen werden bei VOB- und Bau-Forderungen benötigt?
Im Bau- und VOB-Geschäft ist die Dokumentation besonders wichtig.
Zusätzlich zu Rechnung und Auftrag können je nach Projekt unter anderem relevant sein:
- Bauvertrag oder Auftrag,
- Abschlagsrechnung,
- Aufmaß,
- Leistungsnachweis,
- Bautagesberichte,
- Abnahmeunterlagen,
- Nachträge,
- Angaben zu Sicherheitseinbehalten,
- Prüfvermerke oder Freigaben.
Auch hier ist der beispielhafte Geschäftsvorgang hilfreich: Auftrag beziehungsweise Vertrag → dokumentierter Leistungsstand → Rechnung.
VOB-Forderungen können grundsätzlich factoringfähig sein. Entscheidend ist insbesondere, dass der abgerechnete Leistungsstand bereits erbracht wurde und nachvollziehbar dokumentiert ist.
Bei ausgewählten spezialisierten Partnern können auch Forderungen aus VOB/B-Abschlagsrechnungen angekauft werden. Welche Dokumente dafür besonders relevant sind, erläutert unser Beitrag VOB-Abschlagsrechnungen factorn. Einen Überblick über die Vermittlung entsprechender Lösungen gibt unsere Seite VOB Factoring.
Zu Einbehalten und möglichen Abzügen bietet der Beitrag Sicherheitseinbehalt und Factoring weitere Informationen.
Welche Unterlagen werden bei B2C benötigt?
Auch Forderungen gegenüber Privatkunden können grundsätzlich gefactort werden. Je nach Branche und Abrechnungsmodell können beispielsweise relevant sein:
- Auftrag oder Vertrag,
- Leistungsnachweis,
- Beispielrechnungen,
- Beschreibung des Leistungsprozesses,
- Zahlungsbedingungen,
- durchschnittliche Rechnungshöhen,
- Anzahl der Privatkunden,
- Reklamations- oder Stornoquoten.
Auch ein hoher oder vollständiger B2C-Anteil kann je nach Lösung grundsätzlich möglich sein. Entscheidend ist die Auswahl einer Factoringgesellschaft, die diese Struktur abbildet.
Welche Unterlagen brauchen junge Unternehmen?
Bei Neugründungen oder jungen Unternehmen liegen naturgemäß noch nicht immer mehrere Jahresabschlüsse vor.
Dann können andere Informationen stärker in den Vordergrund treten, beispielsweise:
- aktuelle BWA, sofern bereits vorhanden,
- aktuelle Summen- und Saldenliste, sofern bereits vorhanden,
- Auftragsbestand,
- Rahmenverträge,
- erste Rechnungen,
- beispielhafte Geschäftsvorgänge,
- Debitorenstruktur,
- Umsatzplanung,
- Gesellschafter- und Geschäftsführerstruktur.
Eine kurze Unternehmenshistorie bedeutet deshalb nicht automatisch, dass Factoring ausgeschlossen ist.
Praxisbeispiel: Welche Unterlagen reichen für die erste Prüfung?
Illustratives Praxisbeispiel
Technischer Dienstleister mit 1,5 Mio. Euro Jahresumsatz
Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.
Einordnung: Dieses Beispiel ist vollständig fiktiv und dient ausschließlich der Illustration. Es ist weder eine dokumentierte Kundenreferenz noch eine Finanzierungs- oder Vertragszusage.
Ausgangssituation
Ein technischer Dienstleister erzielt im Modell rund 1,5 Mio. Euro Jahresumsatz und schreibt regelmäßig Rechnungen an etwa 20 gewerbliche Auftraggeber. Die üblichen Zahlungsziele liegen zwischen 30 und 60 Tagen. Das Unternehmen möchte künftig einen Teil seines laufenden Forderungsbestands verkaufen und plant ein jährliches Factoringvolumen von etwa 1,2 Mio. Euro.
Herausforderung
Für die Anfrage soll zunächst geklärt werden, welche Factoringgesellschaften zum Geschäftsmodell und zur Debitorenstruktur passen. Der Dienstleister möchte nicht vorschnell umfangreiche Finanzunterlagen an verschiedene Anbieter versenden. Gleichzeitig müssen die wirtschaftliche Lage, die offenen Forderungen und die Entstehung einer typischen Rechnung für die spätere Detailprüfung nachvollziehbar sein.
Lösung und Umsetzung
Für eine erste Einordnung werden Jahresumsatz, geplantes Factoringvolumen, Branche, Anzahl der Debitoren, durchschnittliche Rechnungshöhe und übliche Zahlungsziele zusammengestellt. Im nächsten Schritt fordert ein grundsätzlich geeigneter Factoringpartner beispielhaft eine aktuelle BWA, Summen- und Saldenliste, OP-Liste und Debitorenübersicht an. Hinzu kommt ein vollständiger Geschäftsvorgang aus Auftrag, Leistungsnachweis und zugehöriger Rechnung.
| Erste Einordnung | Vertiefte Anbieterprüfung |
|---|---|
| Jahresumsatz und geplantes Factoringvolumen | BWA und Summen- und Saldenliste |
| Branche, Debitorenzahl und Zahlungsziele | OP-Liste und Debitorenübersicht |
| Rechnungsstruktur und Forderungsarten | Auftrag, Leistungsnachweis und Rechnung |
Ergebnis und Einordnung
Im fiktiven Beispiel liegt damit eine geordnete Grundlage für die Prüfung vor, ohne dass schon beim Erstgespräch sämtliche Unterlagen eingereicht werden mussten. Der Factoringpartner kann sowohl die wirtschaftliche Situation als auch einen konkreten Forderungsvorgang untersuchen. Welche Nachweise zusätzlich erforderlich sind und ob ein Vertragsabschluss oder Forderungsankauf möglich ist, entscheidet ausschließlich die jeweilige Factoringgesellschaft.
Checkliste: Unterlagen für eine Factoringanfrage
| Unterlage / Information | Typischer Zweck |
|---|---|
| Firmenstammdaten | Identifikation und grundlegende Einordnung. |
| Jahresumsatz | Einordnung der Unternehmensgröße. |
| Factoringvolumen | Zeigt, welches Forderungsvolumen tatsächlich finanziert werden soll. |
| BWA | Aktuelle wirtschaftliche Entwicklung. |
| Summen- und Saldenliste | Detaillierter Einblick in die laufende Buchhaltung. |
| Jahresabschluss | Finanzielle Gesamtsituation und Vorjahresentwicklung. |
| OP-Liste | Offene Forderungen und Altersstruktur. |
| Debitorenliste | Kundenstruktur und Konzentration. |
| Auftrag / Bestellung | Dokumentiert die Grundlage des Geschäftsvorgangs. |
| Leistungs- oder Liefernachweis | Zeigt, dass die abgerechnete Leistung in der Vergangenheit liegt und erbracht wurde. |
| Rechnung | Dokumentiert die daraus entstandene Forderung. |
| Verträge / Rahmenverträge | Zeigen besondere Vertrags- und Zahlungsbedingungen. |
| Aufmaß / Abnahme | Insbesondere bei Bau- und VOB-Forderungen relevant. |
Muss man alle Unterlagen sofort einreichen?
Nein. Für eine erste Einschätzung ist es häufig sinnvoller, zunächst die wichtigsten Eckdaten zu klären.
Erst wenn feststeht, welche Factoringgesellschaft grundsätzlich zur Ausgangssituation passt, sollte der konkrete Prüfprozess mit den dort benötigten Unterlagen gestartet werden.
Das verhindert unnötige Arbeit und vermeidet, dass umfangreiche Dokumente an Anbieter geschickt werden, deren Annahmekriterien ohnehin nicht zum Unternehmen passen.
Welche Unterlagen sollte ein Unternehmen vorbereiten?
Wer Factoring konkret prüfen lassen möchte, sollte idealerweise zumindest folgende Informationen beziehungsweise Unterlagen griffbereit haben:
- Jahresumsatz und geplantes Factoringvolumen
- Anzahl und Struktur der Debitoren
- übliche Zahlungsziele
- aktuelle BWA
- aktuelle Summen- und Saldenliste
- OP-Liste
- einen beispielhaften Geschäftsvorgang aus Auftrag, Leistungsnachweis und Rechnung
- bei besonderen Forderungen zusätzliche projektbezogene Nachweise
Damit lässt sich ein großer Teil der relevanten Fragen bereits strukturiert beantworten. Beim anschließenden Vergleich sollten außerdem sämtliche Gebühren und Finanzierungskosten betrachtet werden. Hintergründe dazu erläutern wir unter Factoring Kosten.
Sie müssen die Unterlagen nicht allein zusammenstellen
Welche Unterlagen benötigt werden, unterscheidet sich von Factoringgesellschaft zu Factoringgesellschaft. Für Unternehmen ist deshalb nicht immer auf Anhieb erkennbar, welche Dokumente tatsächlich notwendig sind und in welcher Form sie sinnvoll aufbereitet werden sollten.
Als unabhängiger Factoring-Vermittler unterstütze ich Sie bei der Zusammenstellung der benötigten Unterlagen. Berger Factoring kauft Forderungen nicht selbst an; die Entscheidung über die Annahme trifft der jeweilige Factoringpartner.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Dokumente zu versenden. Zunächst wird geprüft, welche Factoringgesellschaft grundsätzlich zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Forderungsstruktur passt. Anschließend können die für diesen Anbieter relevanten Unterlagen gezielt zusammengestellt werden.
Das kann beispielsweise bedeuten:
- gemeinsam die notwendigen Unternehmensdaten festzulegen,
- BWA, Summen- und Saldenliste und OP-Liste zuzuordnen,
- einen geeigneten beispielhaften Geschäftsvorgang auszuwählen,
- Auftrag, Leistungsnachweis und Rechnung nachvollziehbar zusammenzustellen,
- bei VOB- oder Projektforderungen zusätzliche Unterlagen einzuordnen,
- Rückfragen der Factoringgesellschaft zu koordinieren.
So erhält die Factoringgesellschaft die Informationen, die sie für die Prüfung tatsächlich benötigt – und das Unternehmen muss nicht selbst herausfinden, welche Unterlagen für welchen Anbieter entscheidend sind.
Häufige Fragen zu Unterlagen für Factoring
Welche Unterlagen braucht man für Factoring?
Je nach Anbieter können unter anderem BWA, Summen- und Saldenliste, Jahresabschluss, OP-Liste, Debitorenübersicht, Verträge und Unterlagen aus einem beispielhaften Geschäftsvorgang benötigt werden.
Welche Angaben reichen für eine erste Factoringanfrage?
Für eine erste Einschätzung reichen häufig Firmenname, Branche, Jahresumsatz, geplantes Factoringvolumen, Debitorenanzahl, Rechnungsgrößen und Zahlungsziele.
Braucht man für Factoring eine BWA?
Eine aktuelle BWA wird im konkreten Prüfprozess häufig angefordert. Ob sie bereits für die erste Einschätzung notwendig ist, hängt vom jeweiligen Anbieter und Unternehmen ab.
Was ist eine Summen- und Saldenliste und warum wird sie benötigt?
Die Summen- und Saldenliste, kurz SuSa, zeigt die Bewegungen und Salden der Buchhaltungskonten. Sie kann einer Factoringgesellschaft einen detaillierteren Einblick in die aktuelle wirtschaftliche Situation geben.
Warum braucht der Factor eine OP-Liste?
Die OP-Liste zeigt offene Forderungen, deren Höhe, Alter und Verteilung auf einzelne Debitoren. Dadurch lässt sich der tatsächliche Forderungsbestand besser beurteilen.
Was ist mit einem beispielhaften Geschäftsvorgang gemeint?
Damit ist typischerweise eine zusammengehörige Dokumentation aus Auftrag oder Bestellung, Leistungs- beziehungsweise Liefernachweis und der daraus entstandenen Rechnung gemeint. So lässt sich nachvollziehen, wie die Forderung entsteht.
Welche Unterlagen braucht man bei VOB Factoring?
Je nach Projekt können neben Auftrag und Rechnung auch Aufmaß, Leistungsnachweise, Bautagesberichte, Abnahmeunterlagen, Nachträge und Angaben zu Einbehalten relevant sein.
Braucht ein neu gegründetes Unternehmen einen Jahresabschluss?
Wenn noch kein Jahresabschluss vorhanden ist, können je nach Anbieter andere Unterlagen wie BWA, Summen- und Saldenliste, Aufträge, Debitorenstruktur und Umsatzplanung zur Prüfung herangezogen werden.
Muss man alle Unterlagen sofort einreichen?
Nein. Für eine erste Einschätzung reichen häufig grundlegende Unternehmens- und Forderungsdaten. Weitere Unterlagen werden in der Regel erst im konkreten Prüfprozess benötigt.
Hilft Berger Factoring bei der Zusammenstellung der Unterlagen?
Ja. Als unabhängiger Factoring-Vermittler unterstütze ich bei der Einordnung und Zusammenstellung der Unterlagen, die für den ausgewählten Factoringanbieter tatsächlich relevant sind.
Die richtigen Unterlagen für den richtigen Factoringanbieter
Für eine erste Factoringprüfung braucht es häufig weniger Unterlagen als zunächst vermutet. Einige zentrale Eckdaten reichen meist aus, um geeignete Factoringgesellschaften einzugrenzen.
Für die konkrete Prüfung werden anschließend insbesondere aktuelle wirtschaftliche Unterlagen und ein nachvollziehbarer Geschäftsvorgang wichtig. BWA, Summen- und Saldenliste, OP-Liste sowie Auftrag, Leistungsnachweis und Rechnung bilden dabei häufig eine sehr gute Grundlage.
Sie müssen diese Unterlagen nicht allein zusammenstellen. Berger Factoring unterstützt Sie als Vermittler dabei, die relevanten Informationen für den passenden Factoringanbieter strukturiert vorzubereiten und den weiteren Prüfprozess zu begleiten.
