Factoring für neu gegründete Pflegedienste: Was ist möglich?

Kann ein neu gegründeter Pflegedienst Factoring nutzen?

Ja, das kann grundsätzlich möglich sein. Eine Unternehmensneugründung ist beim Factoring nicht automatisch ein Ausschlusskriterium. Gerade bei ambulanten Pflegediensten kann Factoring früh interessant werden, weil Personal, Fahrzeuge, Sozialabgaben und laufende Betriebskosten bereits anfallen, während die entsprechenden Kostenträgerforderungen erst nach Leistungserbringung und Abrechnung bezahlt werden.

Allerdings prüfen Factoringgesellschaften junge Unternehmen meist besonders genau.

Entscheidend ist deshalb nicht nur das Gründungsdatum.

Wichtiger sind Fragen wie:

• Welche Leistungen werden bereits erbracht?
• Welche Forderungen entstehen tatsächlich?
• Wer sind die Kostenträger?
• Wie hoch ist das monatliche Abrechnungsvolumen?
• Wie sauber funktioniert die Abrechnung?
• Wie entwickelt sich das Unternehmen?

Berger Factoring ist unabhängiger Vermittler, keine Factoringgesellschaft und kein eigener Pflege-Abrechnungsdienstleister. Wir prüfen, welche Factoringgesellschaften auch junge Pflegeunternehmen berücksichtigen können und welche Unterlagen für eine Anfrage sinnvoll sind. Weitere Brancheninformationen bietet unsere Seite Factoring für Pflege und soziale Dienste.

1. Warum junge Pflegedienste besonders viel Liquidität brauchen

Die Gründungsphase eines ambulanten Pflegedienstes ist kapitalintensiv.

Bereits zu Beginn entstehen beispielsweise Kosten für:

• Pflegefachkräfte und Pflegehilfskräfte,
• Sozialabgaben,
• Dienstfahrzeuge,
• Kraftstoff oder Ladestrom,
• Pflegesoftware,
• Tourenplanung,
• Verwaltung,
• Versicherungen,
• Miete,
• Arbeitskleidung und Material.

Diese Kosten entstehen häufig früher als die entsprechenden Zahlungseingänge.

Ein wachsender Patientenbestand führt daher nicht automatisch sofort zu mehr verfügbarer Liquidität.

2. Wachstum kann am Anfang sogar Liquidität kosten

Gerade junge Pflegedienste erleben häufig einen paradoxen Effekt:

Mehr Patienten bedeuten mehr Umsatz – aber zunächst auch mehr Vorfinanzierung.

Ein neuer Patient kann beispielsweise bedeuten:

• zusätzliche Pflegezeit,
• mehr Personalbedarf,
• mehr Fahrzeugkosten,
• höheren Verwaltungsaufwand,
• mehr laufende Betriebskosten.

Die Zahlung für die bereits erbrachte Pflegeleistung folgt dagegen erst nach Dokumentation, Abrechnung und Zahlung des Kostenträgers.

Factoring kann diese zeitliche Lücke verkürzen.

3. Die wichtigste Voraussetzung: Die Leistung muss bereits erbracht sein

Auch bei einer Neugründung gilt die zentrale Factoringregel:

Die zugrunde liegende Leistung oder Lieferung muss bereits erbracht sein und in der Vergangenheit liegen.

Für Pflegedienste bedeutet das:

• Die Pflegeleistung wurde tatsächlich erbracht.
• Sie wurde ordnungsgemäß dokumentiert.
• Die Abrechnung ist möglich.
• Ein konkreter Zahlungsanspruch ist entstanden.

Ein geplanter Patientenbestand, ein künftiger Tourenplan oder erwartete Umsätze aus noch nicht erbrachten Pflegeleistungen reichen dafür nicht aus. Die rechtliche Entstehung, die Abrechenbarkeit, die Abtretbarkeit und die tatsächliche Ankaufentscheidung sind getrennt zu prüfen. Weitere Einzelheiten erklären unsere Factoring Voraussetzungen.

4. Was kann Factoring in der Gründungsphase leisten?

Factoring kann bereits entstandene Forderungen früher liquiditätswirksam machen.

Dadurch kann Geld, das wirtschaftlich bereits verdient wurde, schneller im Unternehmen verfügbar sein.

Diese Liquidität kann beispielsweise genutzt werden für:

• Löhne und Gehälter,
• Sozialversicherungsbeiträge,
• Fahrzeugkosten,
• Pflegematerial,
• Miete,
• Software,
• weitere Einstellungen,
• Wachstum.

Factoring ist damit keine Finanzierung zukünftiger Pflegeleistungen, sondern eine Finanzierung bereits entstandener Forderungen.

5. Welche Kostenträger sind bei jungen Pflegediensten relevant?

Neu gegründete ambulante Pflegedienste können je nach Leistungsangebot mit unterschiedlichen Kostenträgern arbeiten.

Dazu können gehören:

• Pflegekassen,
• Krankenkassen,
• weitere institutionelle Kostenträger,
• Privatpersonen,
• Selbstzahler.

Je nach Factoringgesellschaft können unterschiedliche Forderungsarten akzeptiert werden.

Auch B2C-Anteile sind nicht grundsätzlich ausgeschlossen.

Es gibt Anbieter, die private Forderungen beziehungsweise auch einen hohen Privatkundenanteil abbilden können.

6. SGB V und SGB XI müssen sauber getrennt werden

Gerade bei jungen Pflegediensten ist ein sauberer Abrechnungsprozess entscheidend.

Leistungen nach SGB V und SGB XI können unterschiedliche Voraussetzungen und Abrechnungswege haben.

Relevant können unter anderem sein:

• Verordnungen,
• Genehmigungen,
• Leistungsnachweise,
• korrekte Kostenträgerzuordnung,
• Abrechnungsfähigkeit.

Ein Factor betrachtet deshalb nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Qualität der einzelnen Forderungsarten.

Forderungen gegenüber Pflege- und Krankenkassen sind nicht generell ausgeschlossen; die konkrete Abrechnungs- und Abtretungsstruktur muss jedoch vor einem möglichen Ankauf geprüft werden. Informationen zum laufenden Forderungsverkauf bietet unser veröffentlichter Beitrag Factoring für ambulante Pflegedienste.

7. Wie viel kann ein neu gegründeter Pflegedienst ausgezahlt bekommen?

Die Auszahlungsquote hängt vom jeweiligen Anbieter und Factoringmodell ab.

Möglich können beispielsweise sein:

Auszahlungsquote	Klassischer Factoring-Einbehalt
80 %	20 %
90 %	10 %
100 %	0 % klassischer Einbehalt

Auch bei jungen Unternehmen ist eine hohe Auszahlungsquote nicht grundsätzlich ausgeschlossen.

Die konkrete Struktur hängt jedoch von Anbieter, Kostenträgern, Forderungsqualität und Unternehmenssituation ab.

100 Prozent Auszahlung bedeutet nicht, dass Factoring kostenlos ist.

8. Kann die Auszahlung innerhalb von 24 Stunden erfolgen?

Ja, im laufenden Factoringbetrieb kann das bei entsprechenden Anbietern möglich sein.

Wichtig ist aber die Unterscheidung zwischen:

Einrichtung des Vertrags

Bei einem neu gegründeten Pflegedienst müssen Unternehmen, Forderungen, Kostenträger und Unterlagen zunächst geprüft werden.

Laufende Finanzierung

Ist die Factoringlösung vollständig eingerichtet, können geeignete und freigegebene Forderungen bei passenden Anbietern innerhalb von 24 Stunden ausgezahlt werden.

Die erstmalige Einrichtung selbst ist damit nicht automatisch in 24 Stunden abgeschlossen.

9. Welche Unterlagen sind bei einer Neugründung besonders wichtig?

Ein junges Unternehmen kann naturgemäß noch nicht auf mehrere Jahresabschlüsse zurückgreifen.

Deshalb gewinnen andere Unterlagen an Bedeutung.

Je nach Anbieter können beispielsweise relevant sein:

• aktuelle BWA, sofern vorhanden,
• Summen- und Saldenliste,
• OP-Liste,
• Kostenträgerübersicht,
• monatliches Abrechnungsvolumen,
• Beispielabrechnungen,
• Leistungsnachweise,
• Unternehmensplanung,
• Angaben zum Patientenbestand,
• Informationen zu SGB-V-/SGB-XI-Leistungen,
• Angaben zu Privat- und Selbstzahleranteilen.

Besonders hilfreich ist ein vollständiger realer Geschäftsvorgang:

erbrachte Pflegeleistung → Leistungsnachweis → Abrechnung → Forderung.

10. Praxisbeispiel: Pflegedienst sechs Monate nach Gründung

Illustratives Praxisbeispiel

Junger Pflegedienst mit wachsendem Patientenbestand

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Dieses Szenario ist vollständig fiktiv und illustrativ. Es handelt sich weder um eine dokumentierte Kundenreferenz noch um eine Finanzierungszusage. Alle Beträge sind Modellannahmen vor Kosten.

Kennzahl	Modellannahme
Unternehmensalter	6 Monate
Monatliches Abrechnungsvolumen	80.000 €
Offener Forderungsbestand	120.000 €
Im Beispiel geeignete und angekaufte Forderungen	90.000 €

Ausgangssituation

Sechs Monate nach der Gründung versorgt ein ambulanter Pflegedienst zunehmend mehr Patienten. Im fiktiven Modell rechnet er monatlich rund 80.000 Euro ab. Insgesamt stehen Forderungen über 120.000 Euro offen. Nicht jede dieser Forderungen ist automatisch factoringfähig oder muss von einer Factoringgesellschaft akzeptiert werden.

Herausforderung

Mit dem Wachstum steigen Personalkosten, Sozialabgaben, Fahrzeugkosten und Verwaltungsaufwand. Die Pflegeleistungen sind bereits erbracht, ein Teil der Abrechnungen aber noch nicht bezahlt. Weil die Unternehmenshistorie kurz ist, müssen geeignete Forderungen und Abrechnungsunterlagen besonders nachvollziehbar aufbereitet werden. Für noch nicht erbrachte Leistungen kommt klassisches Factoring nicht infrage.

Lösung und Umsetzung

Der Pflegedienst stellt dem potenziellen Factoringpartner eine aktuelle OP-Liste, Kostenträgerübersicht, Leistungsnachweise und Beispielabrechnungen zur Verfügung. Im Modell wird angenommen, dass der Factor davon Forderungen über 90.000 Euro nach Prüfung als geeignet einstuft und ankauft. Die konkrete Vorauszahlung richtet sich nach dem vereinbarten Modell. Eine zusätzliche Auslagerung der administrativen Abrechnung könnte separat geprüft werden.

Auszahlungsquote	Rechnerische Vorauszahlung
80 %	72.000 €
90 %	81.000 €
bis zu 100 %	bis zu 90.000 € vor Factoringkosten und möglichen Abzügen

Ergebnis und Einordnung

Bei 90.000 Euro tatsächlich angekauften Forderungen beträgt die rechnerische Vorauszahlung bei 80 Prozent 72.000 Euro und bei 90 Prozent 81.000 Euro. Eine Lösung mit bis zu 100 Prozent könnte vor Kosten höchstens 90.000 Euro bereitstellen. Die Mittel könnten für Personal, Fahrzeuge und laufende Betriebsausgaben eingesetzt werden. Ob der Factor den jungen Pflegedienst annimmt und welche Konditionen gelten, hängt von der individuellen Prüfung ab.

11. Welche Hürden haben neu gegründete Pflegedienste?

Eine Neugründung muss kein Ausschlussgrund sein, kann die Prüfung aber anspruchsvoller machen.

Mögliche Themen sind:

• kurze Unternehmenshistorie,
• noch keine oder wenige Jahresabschlüsse,
• stark schwankendes Anfangsvolumen,
• noch nicht vollständig etablierte Abrechnungsprozesse,
• hohe Wachstumsgeschwindigkeit,
• hohe Fixkosten im Verhältnis zum bisherigen Umsatz.

Deshalb ist die Auswahl des passenden Factoringpartners besonders wichtig.

12. Warum ein sauberer Abrechnungsprozess bei jungen Pflegediensten besonders wichtig ist

Ein neu gegründeter Pflegedienst hat häufig noch keine lange Zahlungshistorie.

Umso wichtiger ist, dass die vorhandenen Forderungen nachvollziehbar sind.

Zu den wichtigsten Qualitätsmerkmalen gehören:

• vollständige Leistungsnachweise,
• korrekte Abrechnung,
• klare Kostenträger,
• wenige Beanstandungen,
• saubere OP-Liste,
• nachvollziehbare Prozesse.

Eine gute Abrechnungsqualität kann die Prüfung deutlich erleichtern.

13. Abrechnung auslagern oder selbst machen?

Gerade in der Gründungsphase stellt sich häufig die Frage, ob eine eigene Abrechnungsabteilung aufgebaut werden sollte.

Alternativ kann die Pflegeabrechnung teilweise oder vollständig ausgelagert werden.

Das kann Vorteile bringen:

• weniger interner Verwaltungsaufwand,
• weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern,
• Zugang zu spezialisiertem Abrechnungswissen,
• bessere Skalierbarkeit bei Wachstum.

Vor einer Auslagerung sollten insbesondere Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Datenschutz und Kosten geklärt werden. Ein Abrechnungsservice übernimmt nicht automatisch auch die Finanzierung von Forderungen.

14. Abrechnung und Factoring kombinieren

Für junge Pflegedienste kann die Kombination besonders interessant sein.

Denn in der Aufbauphase bestehen oft beide Probleme:

• zu wenig Verwaltungskapazität und
• hoher Liquiditätsbedarf.

Ein spezialisierter Abrechnungsdienstleister kann den administrativen Teil übernehmen.

Factoring kann geeignete daraus entstandene Forderungen früher liquiditätswirksam machen.

Für eine kombinierte Lösung ist entscheidend, dass der Abrechnungsdienstleister administrative Aufgaben übernimmt, während der jeweilige Factor unabhängig davon über den Ankauf geeigneter Forderungen entscheidet.

15. Welche Forderungen sind problematischer?

Schwieriger können insbesondere Forderungen sein, bei denen:

• die Leistung noch nicht erbracht wurde,
• Leistungsnachweise fehlen,
• Genehmigungen ungeklärt sind,
• eine erhebliche Kürzung bereits absehbar ist,
• der Anspruch ernsthaft bestritten wird,
• die Forderungshöhe unklar ist,
• der Fall bereits einem Inkassoproblem entspricht.

Diese Punkte betreffen nicht nur junge Pflegedienste, fallen bei einer Neugründung aber besonders ins Gewicht, weil noch weniger historische Daten vorhanden sind.

16. Können Privatpatienten und Selbstzahler mitfinanziert werden?

Ja, je nach Anbieter kann das möglich sein.

Es gibt Factoringgesellschaften, die auch:

• Privatforderungen,
• Eigenanteile,
• Selbstzahlerleistungen oder
• einen hohen B2C-Anteil

abbilden können.

Ein hoher Privatanteil ist daher nicht automatisch ein Ausschlussgrund.

17. Was kostet Factoring für einen neu gegründeten Pflegedienst?

Die Kosten hängen vom konkreten Anbieter und Modell ab.

Relevant können sein:

• monatliches Forderungsvolumen,
• Kostenträgerstruktur,
• Zahlungsdauer,
• Auszahlungsquote,
• Anzahl der Rechnungen,
• Unternehmensbonität,
• gewünschter Leistungsumfang.

Ein junges Unternehmen ist dabei nicht automatisch teurer.

Die konkrete Preisstruktur muss individuell verglichen werden.

Mehr dazu finden Sie unter Factoring Kosten.

18. Factoring oder Gründerkredit?

Beide Instrumente erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

In der Gründungsphase können deshalb auch beide Instrumente unterschiedliche Aufgaben übernehmen.

Ein Kredit kann beispielsweise Investitionen finanzieren, während Factoring später den laufenden Forderungsbestand liquiditätswirksam macht.

19. Wann lohnt sich Factoring besonders früh?

Eine Prüfung kann insbesondere sinnvoll sein, wenn:

• bereits regelmäßig Forderungen entstehen,
• der Patientenbestand schnell wächst,
• zusätzliche Pflegekräfte eingestellt werden,
• mehr Fahrzeuge benötigt werden,
• Kostenträgerzahlungen zeitlich nachlaufen,
• wenig freie Liquiditätsreserve vorhanden ist,
• Banklinien geschont werden sollen.

Eine frühzeitige Prüfung kann helfen, erforderliche Unterlagen und Prozesse rechtzeitig vorzubereiten. Ein Ankauf ist aber erst möglich, wenn geeignete Forderungen tatsächlich bestehen. Ähnliche Fragen der Vorfinanzierung bei personalintensiven sozialen Dienstleistungen behandelt unser Beitrag Kinder- und Jugendhilfe: Cashflow-Management.

20. Wann ist Factoring noch zu früh?

Es gibt auch Situationen, in denen zunächst andere Schritte wichtiger sind.

Beispielsweise wenn:

• noch überhaupt keine Leistungen erbracht werden,
• noch keine Forderungen existieren,
• der Abrechnungsprozess noch nicht funktioniert,
• notwendige Genehmigungen fehlen,
• das Forderungsvolumen extrem gering ist.

Dann gibt es möglicherweise noch keinen ausreichenden Forderungsbestand, an den Factoring anknüpfen könnte.

21. Welche Informationen braucht Berger Factoring?

Für eine erste Einschätzung helfen insbesondere:

• Gründungsdatum,
• aktueller beziehungsweise erwarteter Jahresumsatz,
• monatliches Abrechnungsvolumen,
• Kostenträgerstruktur,
• SGB-V-/SGB-XI-Anteile,
• Privat- und Selbstzahleranteil,
• offener Forderungsbestand,
• Zahlungsdauer,
• bestehende Abrechnungsprozesse,
• Beispielabrechnungen.

Damit lässt sich bereits einschätzen, welche Anbieter grundsätzlich infrage kommen könnten.

22. Wie unterstützt Berger Factoring neu gegründete Pflegedienste?

Berger Factoring ist unabhängiger Factoring-Vermittler.

Wir prüfen zunächst, welche Factoringpartner junge Unternehmen überhaupt berücksichtigen.

Dabei betrachten wir insbesondere:

• Unternehmensalter,
• monatliches Forderungsvolumen,
• Kostenträger,
• Abrechnungsqualität,
• Zahlungsdauer,
• Privatanteile,
• gewünschte Auszahlungsquote,
• gewünschte Zusatzleistungen.

Anschließend können geeignete Anbieter miteinander verglichen werden.

Je nach Ausgangslage kann außerdem geprüft werden, ob zusätzlich eine spezialisierte Abrechnungslösung sinnvoll ist.

Die endgültige Entscheidung über Vertragsannahme, Forderungsankauf und Konditionen trifft die jeweilige Factoringgesellschaft.

FAQ: Factoring für neu gegründete Pflegedienste

Fazit: Auch junge Pflegedienste können Factoring nutzen – sobald echte Forderungen entstehen

Eine Neugründung schließt Factoring nicht automatisch aus.

Entscheidend ist vielmehr, ob ein junger Pflegedienst bereits:

• Pflegeleistungen erbringt,
• diese sauber dokumentiert,
• abrechenbare Forderungen erzeugt und
• eine nachvollziehbare Kostenträgerstruktur besitzt.

Dann kann Factoring grundsätzlich schon früh im Unternehmensaufbau interessant werden.

Gerade bei wachsendem Patientenbestand kann die zusätzliche Liquidität helfen, Personal, Sozialabgaben, Fahrzeuge und laufende Betriebskosten zu finanzieren.

Je nach Anbieter können dabei 80, 90 oder auch bis zu 100 Prozent einer angekauften Forderung ausgezahlt werden.

Nach vollständiger Einrichtung und Freigabe geeigneter Forderungen kann die Auszahlung bei entsprechenden Partnern auch innerhalb von 24 Stunden möglich sein.

Was Factoring nicht kann: zukünftige, noch nicht erbrachte Pflegeleistungen vorfinanzieren.

Genau deshalb sollte die Lösung zum tatsächlichen Entwicklungsstand des Pflegedienstes passen.