Hotelier: Gastfreundschaft ohne finanziellen Stress – Liquidität für das Gastgewerbe

Hotels erwirtschaften ihre Umsätze täglich – der tatsächliche Zahlungseingang folgt jedoch nicht immer im gleichen Rhythmus. Während Personal, Lebensmittel, Energie, Wäscherei, Pacht, Leasing und Instandhaltung laufend bezahlt werden müssen, entstehen insbesondere im Firmenkunden-, Gruppen-, Tagungs- und Veranstaltungsbereich Forderungen mit Zahlungsziel. Factoring kann bei geeigneten, bereits entstandenen B2B-Forderungen helfen, einen Teil dieses gebundenen Kapitals früher liquiditätswirksam zu machen. Entscheidend ist allerdings, wer tatsächlich Debitor der jeweiligen Rechnung ist. Eine Hotelbuchung über ein Onlineportal, eine Kreditkartenzahlung und eine klassische Firmenkundenrechnung sind factoringrechtlich und wirtschaftlich nicht dasselbe.

Einen allgemeinen Überblick finden Sie unter Ihre Vorteile mit Factoring. Welche Factoringgesellschaft zu unterschiedlichen Debitoren- und Abrechnungsstrukturen passen kann, erläutern wir unter Factoring-Anbieter vergleichen.

1. Warum Liquidität in der Hotellerie so anspruchsvoll sein kann

Hotels besitzen eine besondere Kostenstruktur: Ein großer Teil der Aufwendungen fällt unabhängig davon an, wann die zugehörigen Umsätze tatsächlich bezahlt werden.

Typische laufende Kosten sind beispielsweise:

• Löhne und Gehälter,
• Pacht oder Finanzierung,
• Energie,
• Lebensmittel und Getränke,
• Wäscherei und Reinigung,
• Housekeeping-Material,
• Leasing und Fuhrpark,
• Instandhaltung,
• Software und Property-Management-Systeme,
• Versicherungen.

Im direkten Privatkundengeschäft entsteht dabei häufig gar kein klassisches Forderungsproblem: Der Gast bezahlt beispielsweise bereits bei Buchung, beim Check-in oder beim Check-out.

Anders kann es bei B2B-Geschäft, Gruppenreisen, Veranstaltungen und Firmenkontingenten aussehen.

2. Welche Hotelforderungen kommen für Factoring besonders infrage?

Für klassisches Factoring sind vor allem bereits entstandene B2B-Forderungen relevant.

Dazu können je nach Hotelstruktur beispielsweise Rechnungen gehören gegen:

• Unternehmen mit Firmenkundenvertrag,
• Geschäftsreiseanbieter,
• Reiseveranstalter,
• Event- und Kongressveranstalter,
• Verbände,
• Agenturen,
• Sportvereine oder Organisationen,
• andere gewerbliche Auftraggeber.

Entscheidend bleibt, dass eine konkrete Leistung erbracht wurde, eine rechtswirksame Forderung entstanden ist und der jeweilige Factoringanbieter diese Forderungsart akzeptiert.

3. Corporate Travel: Firmenkunden mit Zahlungsziel

Viele Stadthotels und Businesshotels arbeiten mit Unternehmen zusammen, deren Mitarbeiter regelmäßig übernachten.

Die Abrechnung kann beispielsweise erfolgen über:

• Firmenkonten,
• monatliche Sammelrechnungen,
• Zimmerkontingente,
• Projektunterkünfte,
• Langzeitaufenthalte.

Während der Gast längst abgereist ist, kann die Rechnung gegen das Unternehmen noch mehrere Wochen im Zahlungsziel liegen.

Bei geeigneten Forderungen kann Factoring genau an dieser Stelle ansetzen.

4. MICE: Tagungen, Kongresse und Veranstaltungen

Besonders kapitalintensiv kann das MICE-Geschäft sein – Meetings, Incentives, Conventions und Events.

Ein größerer Firmenkunde bucht möglicherweise:

• mehrere hundert Übernachtungen,
• Tagungsräume,
• Catering,
• Veranstaltungstechnik,
• Rahmenprogramm,
• zusätzliches Personal.

Das Hotel erbringt einen großen Teil dieser Leistungen unmittelbar.

Die Schlussrechnung wird jedoch möglicherweise erst nach der Veranstaltung geprüft und anschließend mit Zahlungsziel beglichen.

Solche bereits erbrachten und ordnungsgemäß abgerechneten B2B-Leistungen können für Factoring grundsätzlich interessant sein.

5. Online Travel Agencies: Warum Booking & Co. gesondert geprüft werden müssen

Bei Online Travel Agencies wie Booking-Portalen muss zunächst geklärt werden, wie die Zahlung tatsächlich abgewickelt wird.

Je nach Modell kann:

• der Gast direkt an das Hotel zahlen,
• eine virtuelle Kreditkarte eingesetzt werden,
• das Portal Zahlungen einziehen und weiterleiten,
• ein anderer Zahlungsdienstleister zwischengeschaltet sein.

Damit ist nicht automatisch das Buchungsportal Debitor einer klassischen Handelsforderung.

Auch ein zeitversetzter Settlement-Prozess ist nicht zwangsläufig mit einem normalen B2B-Zahlungsziel vergleichbar.

Ob solche Zahlungsansprüche factoringfähig sind, muss deshalb anhand des konkreten Vertrags- und Zahlungsmodells geprüft werden.

6. Kreditkartenzahlungen und Payment Service Provider sind nicht dasselbe wie Factoring

Auch Kreditkartenumsätze sollten klar von klassischen B2B-Forderungen getrennt werden.

Bei Kartenzahlungen erfolgt die Abwicklung typischerweise über Zahlungsdienstleister beziehungsweise Acquirer.

Dabei können andere Themen relevant sein wie:

• Settlement-Zeiträume,
• Chargebacks,
• Reservierungen,
• Stornierungen,
• Dispute-Verfahren.

Eine noch ausstehende Kreditkartenauszahlung ist daher nicht automatisch eine klassische factoringfähige Rechnung.

7. Reiseveranstalter und Gruppenbuchungen

Hotels, die stark mit Reiseveranstaltern oder Gruppenanbietern arbeiten, können einen erheblichen Anteil ihres Umsatzes über wenige gewerbliche Debitoren erzielen.

Das schafft einerseits planbare Belegung, andererseits aber ein mögliches Konzentrationsrisiko.

Für Factoring werden deshalb insbesondere relevant:

• vertraglicher Debitor,
• Rechnungsstruktur,
• Zahlungsziel,
• Debitorenbonität,
• Debitorenlimit,
• Storno- und Verrechnungsregelungen.

Ein hohes Umsatzvolumen mit einem Veranstalter bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Forderungen in voller Höhe angekauft werden können.

8. Saisonalität: Factoring kann glätten, aber keine zukünftige Auslastung finanzieren

Ferienhotels, Resorts und viele regionale Betriebe unterliegen ausgeprägten saisonalen Schwankungen.

In der Hochsaison steigen Umsatz und häufig auch Forderungsbestand.

In der Nebensaison laufen dagegen Kosten weiter für:

• Kernpersonal,
• Energie,
• Pacht,
• Versicherungen,
• Instandhaltung,
• Marketing.

Factoring kann Forderungen aus bereits erbrachten geeigneten Leistungen früher liquiditätswirksam machen.

Es finanziert jedoch nicht automatisch zukünftige Zimmerbelegung oder erwartete Umsätze der nächsten Saison.

Mehr zu diesem Zusammenhang lesen Sie unter Saisonaler Ausgleich als strategischer Hebel.

9. Investitionen: Renovierung, Spa und Digitalisierung separat betrachten

Hotels müssen regelmäßig investieren.

Dazu gehören beispielsweise:

• Zimmermodernisierung,
• Bäder und Wellnessbereiche,
• Küchen,
• digitale Schließsysteme,
• Property-Management-Systeme,
• energieeffiziente Gebäudetechnik,
• Möbel und Ausstattung.

Factoring finanziert diese langfristigen Investitionen nicht unmittelbar.

Dafür können Bankkredite, Leasing oder andere Investitionsfinanzierungen geeigneter sein.

Factoring kann parallel Working Capital aus bestehenden geeigneten Forderungen bereitstellen und dadurch andere Liquiditätsreserven entlasten.

10. Personal und Löhne: zusätzlicher Spielraum statt Garantie

Personal ist einer der größten Kostenblöcke im Gastgewerbe.

Frühere Liquidität aus bestehenden Forderungen kann helfen, laufende Verpflichtungen besser zu planen.

Sie kann beispielsweise eingesetzt werden für:

• Löhne,
• Saisonkräfte,
• Recruiting,
• Fortbildungen,
• Mitarbeiterbenefits.

Factoring garantiert jedoch weder die dauerhafte Finanzierung sämtlicher Personalkosten noch die wirtschaftliche Tragfähigkeit solcher Maßnahmen.

11. Skonto im Wareneinkauf realistisch berechnen

Frühere Liquidität kann ermöglichen, tatsächlich angebotene Lieferantenskonti häufiger zu nutzen.

Ein Beispiel:

Ein Hotel besitzt jährlich 300.000 Euro tatsächlich skontierbare Lieferantenrechnungen im Bereich Food & Beverage, Ausstattung und Dienstleistungen. Bei einem vereinbarten Skonto von 2 Prozent ergibt sich rechnerisch ein Einkaufsvorteil von 6.000 Euro.

Ob dieser Betrag Factoringkosten vollständig oder teilweise kompensiert, hängt von den konkreten Konditionen ab.

Zu berücksichtigen sind insbesondere:

• Factoringgebühr,
• Finanzierungszins,
• skontierbares Einkaufsvolumen,
• Skontosatz,
• Finanzierungsdauer.

Factoring ist daher nicht automatisch kostenneutral.

Mehr dazu lesen Sie unter Skonto nutzen mit Factoring.

12. Ausfallschutz bei Firmenkunden und Reiseveranstaltern

Ein größerer Firmenkunde oder Reiseveranstalter kann einen erheblichen Forderungsbestand verursachen.

Beim echten Factoring kann ein vertraglich definierter Delkredereschutz das Zahlungsunfähigkeitsrisiko geeigneter, angekaufter und innerhalb eines Limits gedeckter Forderungen umfassen.

Nicht automatisch umfasst sind beispielsweise:

• Stornierungen,
• Reklamationen,
• Leistungsstreitigkeiten,
• Chargebacks,
• Aufrechnungen,
• Gutschriften,
• nicht gedeckte Forderungsteile.

Ein pauschaler 100-prozentiger Schutz gegen sämtliche Risiken besteht deshalb nicht.

Mehr zur Abgrenzung finden Sie unter Ausfallschutz bei Forderungen.

13. Bilanz und Rating: mögliche Wirkung statt automatischer Verbesserung

Factoring kann unter bestimmten Voraussetzungen Auswirkungen auf Bilanzkennzahlen haben.

Kann eine Forderung bilanziell ausgebucht werden und wird die daraus erhaltene Liquidität beispielsweise zur Rückführung von Verbindlichkeiten verwendet, kann sich die Bilanzsumme reduzieren.

Bei unverändertem Eigenkapital kann dadurch rechnerisch die Eigenkapitalquote steigen.

Das bedeutet jedoch nicht automatisch:

• ein besseres Creditreform-Rating,
• günstigere Bankkonditionen,
• höhere Kreditlinien,
• bessere Pachtbedingungen.

Finanzierer und Auskunfteien berücksichtigen zahlreiche weitere Faktoren.

14. Debitorenmanagement: Wann kann es Hoteliers entlasten?

Im B2B-Geschäft kann eine Factoringgesellschaft je nach Modell auch Aufgaben des Debitorenmanagements übernehmen.

Dazu können gehören:

• Debitorenkontenführung,
• Zahlungseingangsüberwachung,
• Zahlungserinnerungen,
• Mahnwesen.

Gerade bei zahlreichen Firmenkunden, Veranstaltern und Gruppenabrechnungen kann dies die Verwaltung entlasten.

Berger Factoring übernimmt diese Aufgaben nicht selbst, sondern vermittelt Factoringgesellschaften, bei denen entsprechende Leistungen Bestandteil des gewählten Modells sein können.

15. Wann kann Factoring für ein Hotel besonders interessant sein?

Eine Prüfung kann insbesondere sinnvoll sein, wenn:

• ein relevanter B2B-Umsatzanteil vorhanden ist,
• Firmenkunden auf Rechnung zahlen,
• MICE- und Veranstaltungsgeschäft eine wichtige Rolle spielt,
• Reiseveranstalter mit längeren Zahlungszielen abrechnen,
• regelmäßig geeignete offene B2B-Forderungen entstehen,
• wenige Großkunden einen hohen Umsatzanteil besitzen,
• Saisonspitzen erhebliche Außenstände erzeugen.

Weniger geeignet kann klassisches Factoring sein, wenn nahezu alle Gäste direkt per Karte, Vorkasse oder beim Check-out bezahlen und dadurch kaum klassische offene B2B-Forderungen entstehen.

Praxisbeispiel

Praxisbeispiel: Businesshotel wächst im Firmenkunden- und Tagungsgeschäft

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Das folgende Szenario ist eine illustrative Modellrechnung und keine dokumentierte Kundenreferenz oder Finanzierungszusage. Forderungsankauf, Vorauszahlungsquote, Kosten, Ausfallschutz und Auszahlungsgeschwindigkeit hängen vom jeweiligen Anbieter, Debitor, Forderungsstatus und Vertrag ab.

Ausgangssituation

Ein mittelständisches Businesshotel baut sein Firmenkunden- und Tagungsgeschäft aus. Neben Direktzahlern bestehen regelmäßig Rechnungen gegen Unternehmen und Veranstalter.

Kennzahl	Modellannahme
Jahresumsatz	4.400.000 €
Anteil B2B-Geschäft	35 %
Zur Prüfung vorgesehene offene B2B-Forderungen	310.000 €
Monatliche operative Fixkosten	190.000 €

Herausforderung

Das Hotel muss Personal, Lebensmittel, Energie und externe Dienstleistungen laufend bezahlen.

Ein Teil der Firmen- und Veranstaltungsrechnungen befindet sich gleichzeitig noch im Zahlungsziel.

Factoring-Lösung

Für die Modellrechnung wird angenommen, dass eine Factoringgesellschaft nach Prüfung B2B-Forderungen über 220.000 Euro als ankauffähig akzeptiert.

Bei einer rein illustrativen Vorauszahlungsquote von 90 Prozent könnten daraus rechnerisch 198.000 Euro vor dem regulären Zahlungseingang liquiditätswirksam werden.

Position	Illustrativer Wert
Akzeptierte Forderungen	220.000 €
Illustrative Vorauszahlungsquote	90 %
Rechnerisch frühere Liquidität	198.000 €
Vorläufiger Einbehalt	22.000 €

Ergebnis

Unter diesen Modellannahmen könnte ein Teil des bereits erwirtschafteten B2B-Forderungsbestands früher liquiditätswirksam werden.

Die Liquidität könnte beispielsweise für Personal, Lieferanten, Food & Beverage, Energie oder laufende Betriebskosten eingesetzt werden.

Privatgäste, Kartenzahlungen oder OTA-Settlements wären damit nicht automatisch Bestandteil der Factoringlösung.

Das Beispiel enthält keine Garantie für Forderungsankauf, Vorauszahlungsquote, Einbehalt, Kosten, Ausfallschutz oder Auszahlungsgeschwindigkeit.

16. Warum Berger Factoring?

Berger Factoring ist unabhängiger Factoring-Vermittler und keine selbst ankaufende Factoringgesellschaft.

Bei Hotels betrachten wir unter anderem:

• Jahresumsatz,
• B2B-Umsatzanteil,
• Firmenkunden,
• MICE- und Veranstaltungsgeschäft,
• Reiseveranstalter,
• OTA- und Zahlungsstrukturen,
• offenen Forderungsbestand,
• Debitorenkonzentration,
• Zahlungsziele,
• gewünschten Ausfallschutz.

Auf dieser Grundlage vergleichen wir geeignete Factoringgesellschaften und unterstützen bei der Auswahl einer Lösung, die zur tatsächlichen Umsatz-, Debitoren- und Abrechnungsstruktur des Hotels passt.

Häufige Fragen zum Factoring für Hotels

Können Rechnungen an Firmenkunden gefactort werden?

Geeignete bereits entstandene B2B-Forderungen gegen Unternehmen können grundsätzlich prüfbar sein. Entscheidend sind Forderungsstatus, Debitorenbonität, Vertragsgrundlage und Anbieter.

Können Forderungen aus Tagungen und Veranstaltungen gefactort werden?

Das kann möglich sein, wenn die Veranstaltung beziehungsweise vereinbarte Leistung erbracht und eine ordnungsgemäße B2B-Forderung entstanden ist.

Können Booking.com- oder andere OTA-Umsätze gefactort werden?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist, wer im jeweiligen Zahlungsmodell tatsächlich Schuldner des Hotels ist und wie der Zahlungsanspruch rechtlich und technisch ausgestaltet ist.

Können Kreditkartenumsätze gefactort werden?

Klassische Kartenzahlungen folgen grundsätzlich einer anderen Zahlungsstruktur als B2B-Rechnungsforderungen. Settlement-Ansprüche und Chargeback-Risiken müssen deshalb gesondert betrachtet werden.

Können Forderungen gegen Reiseveranstalter gefactort werden?

Geeignete Forderungen gegen gewerbliche Reiseveranstalter können grundsätzlich prüfbar sein. Relevant sind insbesondere Vertrag, Leistungsstatus, Debitorenlimit sowie mögliche Storno- und Verrechnungsrechte.

Ist Factoring auch für Saisonhotels sinnvoll?

Das kann insbesondere dann interessant sein, wenn während der Saison ein relevanter geeigneter B2B-Forderungsbestand entsteht. Factoring finanziert jedoch keine zukünftigen Umsätze der kommenden Saison.

Wie schnell erfolgt die Auszahlung?

Eine feste Auszahlungsgeschwindigkeit kann nicht allgemein garantiert werden. Sie hängt unter anderem von Anbieter, Debitorenlimit, Forderungsstatus und Prüfungsprozess ab.

Schützt Factoring vollständig vor dem Ausfall eines Firmenkunden?

Nein. Echtes Factoring kann je nach Vertrag das Zahlungsunfähigkeitsrisiko geeigneter gedeckter Forderungen übernehmen. Streitige, stornierte, nicht bestehende oder nicht gedeckte Forderungsanteile sind davon zu unterscheiden.

Fazit: Für Hotels entscheidet die richtige Forderungsstruktur

Hotellerie ist nicht automatisch eine klassische Factoringbranche – kann aber bei der richtigen Umsatzstruktur sehr interessant sein.

Direkt bezahlte Privatübernachtungen, Kreditkartenzahlungen und OTA-Abwicklungen unterscheiden sich grundlegend von offenen B2B-Rechnungen gegen Unternehmen, Veranstalter oder Reiseanbieter.

Gerade im Firmenkunden-, MICE- und Gruppengeschäft können erhebliche Außenstände entstehen, während Personal, Energie, Lebensmittel und Dienstleister längst bezahlt werden müssen.

Factoring kann geeignete bereits entstandene B2B-Forderungen früher liquiditätswirksam machen und damit zusätzlichen finanziellen Spielraum schaffen.

Die passende Factoringlösung für ein Hotel beginnt deshalb nicht bei der Zimmerzahl oder Auslastung, sondern bei der Frage: Wer schuldet dem Hotel nach erbrachter Leistung tatsächlich welches Geld?