Kieferorthopädie: Perfektes Lächeln – Sicherer Cashflow

Kieferorthopädische Praxen arbeiten mit einem besonderen wirtschaftlichen Spannungsfeld: Behandlungen können sich über viele Monate oder Jahre erstrecken, während Personal, Miete, digitale Diagnostik, Laborkosten, Aligner-Systeme und andere Materialien laufend bezahlt werden müssen. Gleichzeitig entstehen Honorarforderungen nicht automatisch bereits mit dem vollständigen Behandlungsplan. Factoring kann deshalb nur dort ansetzen, wo tatsächlich eine geeignete, bereits entstandene und abrechenbare Forderung vorliegt. Für Kieferorthopäden ist besonders wichtig, zwischen laufender Behandlung, abrechenbaren Teilleistungen, Privatforderungen, Eigenanteilen und noch nicht erbrachten Leistungen zu unterscheiden.

Weitere Lösungen für medizinische Leistungserbringer finden Sie unter Factoring für Gesundheitswesen und Heilberufe. Einen Überblick über die Auswahl geeigneter Anbieter finden Sie unter Factoring-Anbieter vergleichen.

1. Warum Kieferorthopädie besonderen Liquiditätsbedarf erzeugt

Kieferorthopädische Behandlungen unterscheiden sich deutlich von einer einmaligen medizinischen Leistung.

Typische Kosten entstehen beispielsweise durch:

• Personal und Assistenz
• Praxisräume
• digitale Diagnostik
• Röntgen und Scans
• Laborleistungen
• Brackets und Bögen
• Aligner-Systeme
• Retention
• Software
• Fortbildung und Technik

Diese Kosten fallen laufend oder bereits zu Beginn einzelner Behandlungsschritte an.

Der Zahlungseingang folgt dagegen der jeweiligen Abrechnung und Forderungsstruktur.

So kann eine wirtschaftlich gut ausgelastete Praxis gleichzeitig einen erheblichen offenen Forderungsbestand haben.

2. Behandlungsplan ist nicht automatisch eine Factoringforderung

Eine mehrjährige Behandlung kann einen erheblichen Gesamtwert besitzen.

Für klassisches Factoring ist jedoch nicht automatisch der komplette geplante Behandlungswert relevant.

Entscheidend ist vielmehr:

• Welche Leistung wurde bereits erbracht?
• Welche Position ist bereits abrechenbar?
• Ist die Forderung rechtlich entstanden?
• Ist sie ausreichend dokumentiert?
• Ist sie abtretbar?
• Bestehen Einwendungen oder offene Fragen?

Der zukünftige Honoraranspruch aus noch nicht erbrachten Behandlungsabschnitten kann daher nicht einfach wie eine bereits bestehende Forderung behandelt werden.

3. Aligner-Behandlungen und hohe Vorleistungen

Digitale Kieferorthopädie und Aligner-Therapien können zusätzlichen Working-Capital-Bedarf erzeugen.

Je nach Hersteller, Fall und Vertragsmodell können Kosten bereits früh im Behandlungsprozess entstehen.

Dazu kommen:

• Scan und Planung
• Laborkosten
• Schienensätze
• Nachbestellungen
• Attachments und Zubehör
• Kontrolltermine

Factoring finanziert diese Materialien nicht unmittelbar.

Es kann jedoch Liquidität aus anderen geeigneten, bereits entstandenen Forderungen früher verfügbar machen.

Dadurch können vorhandene Praxiskreditlinien oder Liquiditätsreserven geschont werden.

4. Privatpatienten und Eigenanteile differenziert betrachten

Kieferorthopädische Praxen können unterschiedliche Forderungstypen haben.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Privatliquidationen
• Eigenanteile
• private Zusatzleistungen
• Selbstzahlerleistungen
• Forderungen aus bereits erbrachten Behandlungsabschnitten

Ob solche Forderungen in ein Factoring- oder Abrechnungsmodell einbezogen werden können, hängt vom jeweiligen Anbieter und der konkreten Forderung ab.

Zu prüfen sind insbesondere:

• Abtretbarkeit
• Einwilligungs- und Datenschutzanforderungen
• Forderungshöhe
• Patientenstruktur
• Dokumentation
• Erstattungs- und Einwendungsrisiken

Eine pauschale Aussage, jede Privat- oder Eigenanteilsforderung könne unmittelbar verkauft werden, wäre nicht sachgerecht.

5. Ratenzahlung ist nicht automatisch Bestandteil klassischen Factorings

Gerade bei kostenintensiveren Behandlungen wünschen Patienten teilweise Teil- oder Ratenzahlungen.

Hier muss zwischen verschiedenen Geschäftsmodellen unterschieden werden.

Möglich sind je nach Anbieter beispielsweise:

• klassisches Forderungsfactoring
• Abrechnungsdienstleistungen
• Teilzahlungsmodelle
• spezialisierte medizinische Verrechnungsmodelle

Diese Leistungen sind nicht automatisch identisch.

Ob ein Patient in Raten zahlen kann, während die Praxis früher Liquidität erhält, hängt vom konkreten Produkt und Anbieter ab.

Berger Factoring selbst stellt keine Patientenratenpläne bereit und zieht auch keine Patientenraten im eigenen Namen ein.

6. GOZ, Abrechnung und Factoring voneinander trennen

Factoring und medizinische beziehungsweise zahnärztliche Abrechnung sind unterschiedliche Leistungen.

Ein Factor kann je nach Produkt Aufgaben des Forderungsmanagements übernehmen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Zahlungsüberwachung
• Zuordnung von Zahlungseingängen
• Debitorenbuchhaltung
• Mahnprozesse

Davon zu unterscheiden sind:

• medizinische Leistungsdokumentation
• GOZ-konforme Rechnungsstellung
• fachliche Begründung einzelner Gebührenpositionen
• medizinische Kommunikation mit Patienten oder Versicherern

Berger Factoring übernimmt diese fachlichen Abrechnungsaufgaben nicht selbst.

7. Datenschutz und Schweigepflicht benötigen einen sauberen Prozess

Im Gesundheitswesen sind Forderungsabtretung und Datenverarbeitung besonders sensibel.

Patientenbezogene Informationen dürfen nicht allein deshalb uneingeschränkt weitergegeben werden, weil eine Forderung verkauft oder verwaltet werden soll.

Deshalb müssen unter anderem geprüft werden:

• welche Daten für den Prozess erforderlich sind,
• welche Rechtsgrundlage beziehungsweise Einwilligung benötigt wird,
• wie die Abtretung vertraglich ausgestaltet ist,
• welcher Anbieter die Daten verarbeitet,
• welche organisatorischen Schutzmaßnahmen bestehen.

Gerade im Gesundheitsbereich sollte die konkrete datenschutz- und berufsrechtliche Ausgestaltung deshalb mit dem jeweiligen Anbieter und bei Bedarf rechtlich geprüft werden.

Eine pauschale Aussage wie „jede Factoringlösung ist automatisch zu 100 Prozent DSGVO- und §-203-konform“ wäre ohne Prüfung des konkreten Prozesses zu weitgehend.

8. Auszahlungsquote und Geschwindigkeit sind anbieterabhängig

Nach Ankauf einer geeigneten Forderung kann ein Factor einen großen Teil des Rechnungsbetrags früher auszahlen.

Wie hoch dieser Anteil ist und wie schnell die Auszahlung erfolgt, hängt jedoch vom Vertrag ab.

Relevant sind beispielsweise:

• Forderungsart
• Factoringmodell
• Debitor beziehungsweise Patient
• Prüfung
• Einbehalte
• technische Prozesse

Eine pauschale Zusage von „90 bis 100 Prozent innerhalb von 24 Stunden“ sollte deshalb vermieden werden.

9. Ausfallschutz: Zahlungsunfähigkeit ist nicht gleich Honorarstreit

Beim echten Factoring kann die Factoringgesellschaft das vertraglich definierte Zahlungsunfähigkeitsrisiko angekaufter und gedeckter Forderungen übernehmen.

Davon zu unterscheiden sind beispielsweise:

• Streit über die Behandlung
• Einwendungen gegen die Rechnung
• Beanstandungen einzelner Positionen
• Gutschriften
• Aufrechnungen
• nicht entstandene Forderungen

Solche Fälle betreffen Bestand oder Höhe der Forderung.

Ein vollständiger Schutz gegen jeden denkbaren Honorarausfall besteht deshalb nicht automatisch.

10. Bilanzwirkung ohne automatische Ratingverbesserung

Factoring kann je nach rechtlicher und bilanzieller Ausgestaltung Auswirkungen auf die Bilanz haben.

Werden Forderungen bilanziell ausgebucht und wird die Liquidität beispielsweise zum Abbau kurzfristiger Verbindlichkeiten genutzt, kann sich die Bilanzsumme reduzieren.

Bei unverändertem Eigenkapital kann dadurch rechnerisch die Eigenkapitalquote steigen.

Daraus folgt jedoch nicht automatisch:

• ein besseres Bankenrating
• ein besseres Creditreform-Rating
• günstigere Kreditzinsen
• eine höhere Finanzierungslinie

Weitere Informationen finden Sie unter Wie wirkt sich Factoring auf die Bilanz aus?.

Praxisbeispiel

Praxisbeispiel: KFO-Praxis mit wachsendem Aligner-Anteil

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Das folgende Beispiel ist eine illustrative Modellrechnung und keine dokumentierte Patienten- oder Kundenreferenz sowie keine Finanzierungszusage. Ankauffähigkeit, Datenschutz, Abtretbarkeit, Vorauszahlungsquote und Kosten hängen von Forderung, Anbieter und konkreter Vertragsgestaltung ab.

Ausgangssituation

Eine kieferorthopädische Praxis baut den Anteil digital geplanter und materialintensiver Behandlungen aus. Gleichzeitig bestehen bereits abgerechnete Privat- und Selbstzahlerforderungen.

Kennzahl	Modellannahme
Monatlicher Praxisumsatz	120.000 €
Offener privater Forderungsbestand	150.000 €
Davon im Modell geeignet	100.000 €
Zusätzlicher Material- und Laborbedarf	40.000 €

Herausforderung

Die Praxis muss Labore, Material, Personal und laufende Betriebskosten bezahlen, während ein relevanter Teil bereits abgerechneter Honorare noch offen ist.

Factoring-Lösung

Für die Modellrechnung wird angenommen, dass Forderungen über 100.000 Euro bereits entstanden, ordnungsgemäß abgerechnet, rechtlich geeignet, dokumentiert, unbestritten und vom Factor akzeptiert sind.

Bei einer rein illustrativ angenommenen Vorauszahlungsquote von 90 Prozent wären rechnerisch 90.000 Euro früher verfügbar.

Position	Modellwert
Akzeptierte Forderungen	100.000 €
Illustrative Vorauszahlungsquote	90 %
Rechnerisch frühere Liquidität	90.000 €
Vorläufiger Einbehalt	10.000 €

Ergebnis

Die früher verfügbare Liquidität könnte für laufende Praxis-, Labor- und Materialkosten oder zur Entlastung einer bestehenden Betriebsmittellinie eingesetzt werden.

Noch nicht erbrachte Behandlungsabschnitte oder zukünftige Honoraransprüche sind ausdrücklich nicht Bestandteil dieser Modellrechnung.

11. Welche Unterlagen können relevant sein?

Je nach Factoringgesellschaft und Produkt können beispielsweise erforderlich sein:

• BWA beziehungsweise Jahresabschluss
• OP-Liste
• Forderungsstruktur
• durchschnittliche Rechnungsgrößen
• Privat- und Selbstzahleranteile
• Beispielrechnungen
• Abrechnungs- und Zahlungsmodelle
• Informationen zu Einwendungen und Gutschriften
• datenschutz- und abtretungsrelevante Unterlagen

12. Wann kann Factoring für eine KFO-Praxis interessant sein?

Eine Prüfung kann insbesondere sinnvoll sein, wenn:

• regelmäßig geeignete Privat- oder Selbstzahlerforderungen entstehen,
• der offene Forderungsbestand wächst,
• Material- und Laborkosten früh bezahlt werden müssen,
• die Praxis stark wächst,
• zusätzliche Liquidität für laufende Betriebskosten benötigt wird.

Verwandte Themen finden Sie auch bei Factoring für Physiotherapeuten, Factoring für Sanitätshäuser und Factoring für sportmedizinische Zentren.

13. Warum Berger Factoring?

Berger Factoring ist unabhängiger Factoring-Vermittler und keine zahnärztliche Abrechnungsstelle oder selbst ankaufende Factoringgesellschaft.

Wir betrachten bei kieferorthopädischen Praxen insbesondere:

• Forderungsarten
• Privat- und Selbstzahleranteile
• Abrechnungsrhythmus
• Behandlungslaufzeiten
• Material- und Laborkosten
• gewünschte Zusatzleistungen
• Datenschutz- und Abtretungsanforderungen
• Kosten des Factoringmodells

Auf dieser Grundlage vergleichen wir geeignete Factoringgesellschaften und koordinieren die weitere Abstimmung.

Häufige Fragen zu Factoring in der Kieferorthopädie

Kann der komplette Behandlungsplan sofort faktoriert werden?

Nicht automatisch. Klassisches Factoring setzt grundsätzlich bereits entstandene und geeignete Forderungen voraus. Noch nicht erbrachte Behandlungsabschnitte müssen davon unterschieden werden.

Können Privatpatientenforderungen einbezogen werden?

Das kann je nach Anbieter und konkreter Forderung möglich sein. Abtretbarkeit, Datenschutz, Dokumentation und Forderungsstruktur müssen geprüft werden.

Bekomme ich automatisch 90 bis 100 Prozent innerhalb von 24 Stunden?

Nein. Vorauszahlungsquote und Auszahlungszeit hängen vom Anbieter, Vertrag und der konkreten Forderung ab.

Übernimmt Berger Factoring meine GOZ-Abrechnung?

Nein. Berger Factoring ist Vermittler von Factoringlösungen und keine zahnärztliche Abrechnungsstelle.

Kann Factoring mit Ratenzahlungen für Patienten kombiniert werden?

Je nach Anbieter und Produkt kann es entsprechende Modelle geben. Das ist jedoch nicht automatisch Bestandteil jedes klassischen Factoringvertrags.

Ist Factoring automatisch mit Schweigepflicht und Datenschutz vereinbar?

Die konkrete Datenverarbeitung und Abtretung müssen rechtlich und organisatorisch korrekt ausgestaltet werden. Eine pauschale Aussage ohne Prüfung des jeweiligen Modells wäre nicht sachgerecht.

Schützt echtes Factoring vor jedem Honorarausfall?

Nein. Der Ausfallschutz betrifft das vertraglich definierte Zahlungsunfähigkeitsrisiko angekaufter und gedeckter Forderungen. Einwendungen gegen Behandlung oder Rechnung sind davon zu unterscheiden.

Verbessert Factoring automatisch mein Bankenrating?

Nein. Bilanzielle Effekte können einzelne Kennzahlen verändern, garantieren aber kein besseres Rating oder günstigere Kreditkonditionen.

Fazit: Lange Behandlungen benötigen eine saubere Liquiditätsplanung

Kieferorthopädische Praxen können durch lange Behandlungsverläufe, hohe Materialkosten und zeitversetzte Zahlungseingänge einen erheblichen Working-Capital-Bedarf entwickeln.

Factoring kann geeignete bereits entstandene Forderungen früher liquiditätswirksam machen und damit zusätzlichen finanziellen Spielraum schaffen.

Es finanziert jedoch keine noch nicht erbrachten Behandlungsabschnitte, garantiert keine bestimmte Auszahlungsgeschwindigkeit und ersetzt weder medizinische Abrechnung noch datenschutzrechtliche Prüfung.

Entscheidend ist deshalb eine Lösung, die zur tatsächlichen Forderungsstruktur, Abrechnung, Patientengruppe und Praxisorganisation passt.