PR-Berater: Expertise verkaufen – Cashflow beherrschen

PR-Berater und Kommunikationsagenturen verkaufen vor allem Expertise, Zeit und kreative Leistung. Genau das kann aus Finanzierungssicht anspruchsvoll sein: Gehälter, Freelancer, Monitoring-Tools, Produktionspartner und Kampagnenkosten werden laufend bezahlt, während größere Unternehmenskunden ihre Rechnungen häufig erst Wochen später begleichen. Factoring kann hier ansetzen, indem geeignete bereits entstandene B2B-Forderungen an eine Factoringgesellschaft verkauft und dadurch früher liquiditätswirksam werden. Für Agenturen ist dabei entscheidend, zwischen laufenden Retainern, klar abgerechneten Projektleistungen, durchlaufenden Kosten, Erfolgshonoraren und noch nicht abgeschlossenen Projekten zu unterscheiden.

Einen Überblick über unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten finden Sie unter Factoringlösungen nach Branche. Grundlegende Kriterien erläutern wir außerdem unter Factoring-Anbieter vergleichen.

1. Warum PR-Agenturen trotz guter Auftragslage Liquiditätsdruck erleben können

Das Geschäftsmodell einer PR- oder Kommunikationsagentur ist vergleichsweise personalintensiv. Der größte Teil der Leistung entsteht durch Menschen, die monatlich bezahlt werden müssen.

Typische laufende Kosten sind:

• Gehälter und Sozialabgaben
• Freelancer und externe Spezialisten
• Monitoring- und Clipping-Dienste
• Grafik und Content-Produktion
• Event- und Produktionsdienstleister
• Software und SaaS-Lösungen
• Reisekosten
• Büro- und Infrastrukturkosten

Auf Kundenseite stehen dagegen teilweise deutlich längere Zahlungsprozesse. Gerade größere Unternehmen arbeiten mit zentralem Procurement, digitalem Rechnungseingang, Freigabeprozessen und festen Zahlungszielen.

So kann eine wirtschaftlich erfolgreiche Agentur gleichzeitig einen hohen offenen Forderungsbestand aufbauen.

2. Das Retainer-Modell: planbarer Umsatz, aber nicht automatisch sofortiger Cashflow

Monatliche Retainer sind für viele Kommunikationsagenturen ein stabiles Geschäftsmodell.

Sie bedeuten jedoch nicht, dass das Honorar am Monatsanfang bereits auf dem Konto liegt.

Wenn beispielsweise ein monatlicher Retainer von 20.000 Euro jeweils nach Leistungserbringung fakturiert wird und der Kunde anschließend ein Zahlungsziel nutzt, entsteht zwischen Leistung und Zahlung ein Finanzierungszeitraum.

Factoring kann diesen Zeitraum verkürzen, sofern die Forderung:

• bereits entstanden ist,
• ordnungsgemäß abgerechnet wurde,
• abtretbar ist,
• unbestritten ist,
• den Ankaufskriterien des Factors entspricht.

Der zukünftige Retainer für noch nicht erbrachte Beratungsmonate kann dagegen nicht einfach wie eine bestehende Forderung behandelt werden.

3. Projektgeschäft und Kampagnen-Peaks

Neben laufenden Retainern entstehen in PR-Agenturen häufig größere Einzelprojekte.

Beispiele sind:

• Produktlaunches
• Krisenkommunikation
• Corporate Publishing
• internationale Kampagnen
• Roadshows
• Presseveranstaltungen
• Public-Affairs-Projekte
• Change-Kommunikation

Gerade solche Projekte können vorübergehend zusätzliche Freelancer, Designer, Video-Produzenten, Analysten oder Eventpartner erforderlich machen.

Factoring finanziert diese Kosten nicht unmittelbar. Es kann jedoch Liquidität aus anderen bereits bestehenden geeigneten Forderungen früher verfügbar machen.

So lässt sich bereits erwirtschafteter Umsatz schneller in den operativen Cashflow zurückführen.

4. Factoring finanziert Forderungen – nicht den neuen Etat

Ein häufiger Denkfehler besteht darin, den Wert eines neuen Kundenmandats mit verfügbarem Factoringvolumen gleichzusetzen.

Gewinnt eine Agentur beispielsweise einen Jahresetat über 600.000 Euro, ist dadurch nicht unmittelbar eine Forderung über 600.000 Euro entstanden.

Entscheidend ist vielmehr:

• Welche Leistung wurde bereits erbracht?
• Wann darf sie fakturiert werden?
• Gibt es definierte Meilensteine?
• Ist eine Abnahme erforderlich?
• Bestehen Gegenrechte des Kunden?
• Ist die Forderung bereits fällig beziehungsweise eindeutig bestimmbar?

Factoring ist deshalb vor allem eine Finanzierung des bereits fakturierten Geschäfts – nicht des zukünftigen Auftragsbestands.

5. Erfolgshonorare und Success Fees benötigen besondere Prüfung

PR-, Public-Affairs- und Beratungsmandate können neben Festhonoraren auch variable Vergütungsbestandteile enthalten.

Solche Erfolgshonorare können grundsätzlich anders zu beurteilen sein als ein klar definierter monatlicher Retainer.

Vor einem möglichen Forderungsankauf muss insbesondere geklärt sein:

• Ist die vereinbarte Erfolgsbedingung tatsächlich eingetreten?
• Ist die Vergütung endgültig bestimmt?
• Kann der Kunde die Berechnung noch bestreiten?
• Ist eine Abnahme oder Bestätigung erforderlich?
• Bestehen vertragliche Rückforderungs- oder Verrechnungsmöglichkeiten?

Eine Rechnung allein macht ein bedingtes oder noch streitiges Erfolgshonorar nicht automatisch factoringfähig.

6. Lange Zahlungsziele großer Unternehmenskunden

Bei größeren Konzernen können Zahlungsprozesse stärker standardisiert sein als bei kleineren Mandanten.

Für die Agentur entsteht dadurch ein klassischer Working-Capital-Effekt: Die Leistung wurde erbracht, das Honorar steht in der Debitorenbuchhaltung, aber der Zahlungseingang erfolgt erst später.

Ein Factor betrachtet dabei nicht nur die Bonität des Kunden.

Relevant sind unter anderem:

• Forderungsbestand
• Debitorenstruktur
• Debitorenkonzentration
• Zahlungsziele
• Vertragsbedingungen
• Abtretbarkeit
• Reklamations- und Gutschriftenquote

Auch ein sehr großer und bonitätsstarker Konzern bedeutet deshalb nicht automatisch, dass jede Rechnung in unbegrenzter Höhe angekauft wird.

7. Vorauszahlung und Geschwindigkeit: keine pauschalen 90 Prozent in 24 Stunden

Factoringgesellschaften zahlen nach Ankauf häufig einen großen Teil einer geeigneten Forderung vorab aus.

Die konkrete Vorauszahlungsquote hängt jedoch vom jeweiligen Anbieter und Vertrag ab.

Ebenso kann die Auszahlung nach Einrichtung eines funktionierenden Prozesses sehr schnell erfolgen. Eine allgemeine Garantie wie „90 Prozent innerhalb von 24 Stunden“ wäre dennoch zu pauschal.

Relevant sind unter anderem:

• Vertragsmodell
• Debitor
• Forderungsprüfung
• Debitorenlimit
• Einbehalte
• Datenübertragung

Für die Liquiditätsplanung sollte deshalb immer mit den tatsächlich vereinbarten Konditionen gerechnet werden.

8. Skonto und Einkaufsvorteile realistisch kalkulieren

Frühere Liquidität kann einer Agentur ermöglichen, externe Dienstleister schneller zu bezahlen oder angebotene Skonti konsequenter zu nutzen.

Das kann wirtschaftlich attraktiv sein.

Beispielhafte Modellrechnung:

Position	Modellannahme
jährlich skontofähiger Fremdleistungsbezug	200.000 €
mögliches Skonto	2 %
theoretischer Einkaufsvorteil	4.000 €

Ob daraus ein tatsächlicher Nettovorteil entsteht, hängt von den Factoringkosten und vom tatsächlich nutzbaren Skontovolumen ab.

Zu berücksichtigen sind insbesondere:

• Factoringgebühr
• Finanzierungskosten
• weitere vertragliche Entgelte
• factoringfähiger Umsatz
• tatsächlich nutzbare Einkaufskonditionen

Factoring finanziert sich daher nicht automatisch selbst und ist auch kein garantiertes Profit-Center.

Eine detaillierte Einordnung finden Sie unter Factoring-Kosten und Gebühren.

9. Ausfallschutz bei großen Mandaten

Für inhabergeführte Agenturen kann eine hohe Abhängigkeit von wenigen Großkunden ein erhebliches Risiko darstellen.

Beim echten Factoring kann die Factoringgesellschaft das vertraglich definierte Zahlungsunfähigkeitsrisiko angekaufter und gedeckter Forderungen übernehmen.

Dieser Schutz gilt jedoch nicht grenzenlos.

Davon zu unterscheiden sind beispielsweise:

• Leistungsstreitigkeiten
• Reklamationen
• Kürzungen
• Gegenforderungen
• Aufrechnungen
• Gutschriften
• nicht entstandene Honorarforderungen

Außerdem kann der Schutz an ein genehmigtes Debitorenlimit gebunden sein.

„Jede geschriebene Rechnung ist sicheres Kapital“ wäre deshalb keine sachgerechte Beschreibung von echtem Factoring.

10. Bilanzwirkung: mögliche Kennzahlenverbesserung ohne Ratinggarantie

Factoring kann abhängig von rechtlicher und bilanzieller Ausgestaltung Auswirkungen auf die Bilanz haben.

Werden verkaufte Forderungen bilanziell ausgebucht und wird die erhaltene Liquidität beispielsweise zur Tilgung kurzfristiger Verbindlichkeiten eingesetzt, kann sich die Bilanzsumme reduzieren.

Bei unverändertem Eigenkapital kann dadurch rechnerisch die Eigenkapitalquote steigen.

Das bedeutet jedoch nicht automatisch:

• ein besseres Creditreform- oder CRIF-Rating,
• niedrigere Kreditzinsen,
• eine höhere Kreditlinie,
• bessere Finanzierungskonditionen.

Banken und Auskunfteien berücksichtigen zahlreiche weitere Faktoren.

Mehr dazu finden Sie unter Wie wirkt sich Factoring auf die Bilanz aus?.

11. Offenes oder stilles Factoring?

Für Agenturen kann die Außenwirkung gegenüber Mandanten eine besondere Rolle spielen.

Beim offenen Factoring wird der Forderungsverkauf beziehungsweise die neue Zahlstelle typischerweise gegenüber dem Debitor offengelegt.

Daneben existieren je nach Anbieter und Kundenstruktur auch stille oder andere nicht offen angezeigte Modelle.

Ob diese möglich sind, hängt unter anderem von:

• Unternehmensgröße
• Bonität
• Debitorenstruktur
• Forderungsmanagement
• gewünschtem Verfahren

ab.

Stilles Factoring ist daher keine automatisch verfügbare Standardoption für jede Agentur.

12. Datenschutz und vertrauliche Mandate

PR-Agenturen arbeiten teilweise mit sensiblen Informationen, unveröffentlichten Kampagnen oder vertraulichen Strategieunterlagen.

Für Factoring werden dagegen in erster Linie die für Forderungsprüfung und Zahlungsabwicklung erforderlichen kaufmännischen Daten relevant.

Welche Daten übertragen werden dürfen oder müssen, muss im konkreten Prozess datenschutzrechtlich und vertraglich sauber geregelt werden.

Eine pauschale Aussage, jede Factoringlösung sei automatisch „100 Prozent DSGVO-konform“, sollte ohne Prüfung des konkreten Anbieters, Vertrags und Datenflusses vermieden werden.

Praxisbeispiel

Praxisbeispiel: PR-Agentur gewinnt ein größeres Unternehmensmandat

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Das folgende Beispiel ist eine illustrative Modellrechnung und keine dokumentierte Kundenreferenz oder Finanzierungszusage. Ankauffähigkeit, Vorauszahlungsquote, Kosten und Debitorenlimit hängen vom konkreten Unternehmen, Mandanten und Anbieter ab.

Ausgangssituation

Eine inhabergeführte Kommunikationsagentur betreut mehrere größere B2B-Mandanten und gewinnt zusätzlich ein umfangreiches Corporate-Communications-Projekt.

Kennzahl	Modellannahme
Monatlicher B2B-Umsatz	180.000 €
Durchschnittliches Zahlungsziel	60 Tage
Offener Forderungsbestand	260.000 €
Davon im Modell geeignet	200.000 €

Herausforderung

Für das zusätzliche Mandat sollen zwei neue Mitarbeiter eingesetzt und mehrere externe Spezialisten eingebunden werden. Diese Kosten entstehen unmittelbar, während aus bereits abgeschlossenen und fakturierten Leistungen noch erhebliche Forderungen offenstehen.

Factoring-Lösung

Für die Modellrechnung wird angenommen, dass Forderungen über 200.000 Euro bereits entstanden, dokumentiert, abtretbar, unbestritten und vom Factor akzeptiert sind.

Bei einer rein illustrativ angenommenen Vorauszahlungsquote von 90 Prozent wären rechnerisch 180.000 Euro früher verfügbar.

Position	Modellwert
Akzeptierte Forderungen	200.000 €
Illustrative Vorauszahlungsquote	90 %
Rechnerisch frühere Liquidität	180.000 €
Vorläufiger Einbehalt	20.000 €

Ergebnis

Die früher verfügbare Liquidität könnte zur Finanzierung laufender Gehälter, Freelancer und anderer operativer Kosten oder zur Entlastung einer bestehenden Betriebsmittellinie eingesetzt werden.

Der noch nicht erbrachte Teil des neuen Mandats wird dadurch ausdrücklich nicht vorfinanziert. Grundlage sind ausschließlich die bereits bestehenden und vom Factor akzeptierten Forderungen.

13. Welche Agenturforderungen können besonders interessant sein?

Gut prüfbar können insbesondere regelmäßig entstehende B2B-Forderungen sein, bei denen Leistung und Vergütung eindeutig dokumentiert sind.

Dazu können beispielsweise gehören:

• monatliche Retainer nach Leistungserbringung
• fest vereinbarte Beratungshonorare
• abgenommene Projektphasen
• klar dokumentierte Produktionsleistungen
• bereits erfüllte Meilensteinabrechnungen

Komplexer können dagegen sein:

• noch offene Success Fees
• reine Vorschussrechnungen
• noch nicht abgenommene Leistungen
• stark variable Projektabrechnungen
• strittige Fremdkosten

14. Wann kann Factoring für PR-Agenturen sinnvoll sein?

Eine Prüfung kann insbesondere interessant sein, wenn:

• regelmäßig B2B-Forderungen entstehen,
• größere Mandanten längere Zahlungsziele nutzen,
• Gehälter und Freelancer früh bezahlt werden müssen,
• mehrere Großkunden einen erheblichen Teil des Umsatzes ausmachen,
• Wachstum den Forderungsbestand erhöht,
• die vorhandene Kreditlinie geschont werden soll.

Ähnliche Working-Capital-Fragen finden Sie auch bei IT-Projektfinanzierung, Factoring für Synchronstudios und Factoring für Interim Manager.

15. Warum Berger Factoring?

Berger Factoring ist unabhängiger Factoring-Vermittler und keine selbst ankaufende Factoringgesellschaft.

Wir betrachten bei Agenturen insbesondere:

• Retainer- und Projektstruktur
• Debitoren
• Zahlungsziele
• Debitorenkonzentration
• Abnahme- und Meilensteinregeln
• Forderungsgrößen
• gewünschtes Factoringmodell
• Kosten und Serviceumfang

Auf dieser Grundlage vergleichen wir geeignete Anbieter und koordinieren die weitere Abstimmung.

Häufige Fragen zu Factoring für PR-Berater und Agenturen

Können monatliche Retainer faktoriert werden?

Das kann grundsätzlich möglich sein, wenn die zugrunde liegende Leistung bereits erbracht wurde, die Forderung entstanden und eindeutig abrechenbar ist und die übrigen Ankaufskriterien erfüllt sind.

Können auch Erfolgshonorare faktoriert werden?

Das muss individuell geprüft werden. Entscheidend ist insbesondere, ob die vereinbarte Erfolgsbedingung bereits eingetreten ist und die Forderung endgültig feststeht.

Bekomme ich automatisch 90 Prozent innerhalb von 24 Stunden?

Nein. Vorauszahlungsquote und Auszahlungszeit hängen vom Anbieter, Vertrag, Debitor und der konkreten Forderung ab.

Schützt echtes Factoring vor jedem Honorarausfall?

Nein. Der Ausfallschutz betrifft das vertraglich definierte Zahlungsunfähigkeitsrisiko angekaufter und gedeckter Forderungen. Leistungs- und Honorarstreitigkeiten sind davon zu unterscheiden.

Erfährt mein Mandant vom Factoring?

Beim offenen Factoring grundsätzlich ja. Daneben können je nach Anbieter und Unternehmensstruktur andere Modelle verfügbar sein. Stilles Factoring ist nicht für jedes Unternehmen automatisch möglich.

Ist Factoring automatisch DSGVO-konform?

Datenschutz und Datenverarbeitung müssen beim konkreten Anbieter und Prozess korrekt ausgestaltet werden. Eine pauschale Aussage ohne Prüfung wäre nicht sachgerecht.

Kann Factoring einen neuen Pitch oder Etat vorfinanzieren?

Nicht unmittelbar. Klassisches Factoring setzt geeignete bereits entstandene Forderungen voraus.

Verbessert Factoring automatisch das Rating?

Nein. Bilanzielle Effekte können einzelne Kennzahlen beeinflussen. Eine bessere Ratingnote oder günstigere Finanzierungskonditionen sind damit jedoch nicht automatisch garantiert.

Fazit: Expertise verdient einen planbaren Cashflow

PR- und Kommunikationsagenturen können trotz erfolgreicher Mandatsentwicklung unter erheblichem Working-Capital-Druck stehen.

Der Grund ist einfach: Mitarbeiter, Freelancer und Projektpartner werden früher bezahlt, als manche Unternehmenskunden ihre Rechnungen begleichen.

Factoring kann geeignete bereits entstandene B2B-Forderungen früher liquiditätswirksam machen und damit zusätzlichen finanziellen Spielraum schaffen.

Es finanziert jedoch keine zukünftigen Mandate, garantiert keine bestimmte Auszahlungsgeschwindigkeit und schützt nicht vor jedem Honorarstreit.

Entscheidend ist deshalb eine Factoringlösung, die zur tatsächlichen Retainer-, Projekt- und Debitorenstruktur der Agentur passt.