Vormundschaftsvereine: Rechtssicherheit bieten – Liquidität sichern

Vormundschafts- und Betreuungsvereine übernehmen gesellschaftlich wichtige Aufgaben und beschäftigen dafür qualifizierte Fachkräfte. Wirtschaftlich entsteht dabei eine besondere Herausforderung: Personalkosten, Räume, IT und weitere laufende Ausgaben fallen kontinuierlich an, während Vergütungsansprüche nach den einschlägigen rechtlichen Regelungen entstehen, geprüft, festgesetzt oder ausgezahlt werden. Ob solche Ansprüche für Factoring geeignet sind, kann nicht pauschal beantwortet werden. Entscheidend sind insbesondere Anspruchsgrundlage, Schuldner, Entstehungszeitpunkt, Festsetzung, Abtretbarkeit, Datenschutz und die Annahmekriterien der jeweiligen Factoringgesellschaft.

Berger Factoring unterstützt soziale Einrichtungen als unabhängiger Factoring-Vermittler. Weitere Informationen finden Sie unter Factoring für Pflege und Soziale Dienste.

1. Warum Betreuungsvereine Liquidität vorhalten müssen

Die wirtschaftliche Struktur eines Betreuungsvereins unterscheidet sich von vielen klassischen Dienstleistungsunternehmen.

Zu den laufenden Kosten können beispielsweise gehören:

• Sozialpädagoginnen und Sozialpädagogen
• Sozialarbeiter
• Juristische Fachkräfte
• Verwaltung
• Sozialabgaben
• Mieten
• Fachsoftware
• Versicherungen
• Fahrt- und Reisekosten
• Fortbildungen

Diese Kosten entstehen kontinuierlich.

Vergütungen können dagegen zeitversetzt zufließen.

Dadurch kann ein struktureller Working-Capital-Bedarf entstehen, obwohl die zugrunde liegenden Tätigkeiten bereits ausgeführt wurden.

2. Der Vergütungsantrag ist nicht automatisch eine factoringfähige Forderung

Für Factoring reicht es nicht aus, dass ein Verein wirtschaftlich mit einer zukünftigen Vergütung rechnet.

Zu prüfen ist vielmehr, ob bereits ein hinreichend bestimmter und abtretbarer Zahlungsanspruch besteht.

Je nach konkretem Sachverhalt können unter anderem folgende Punkte relevant sein:

• Welche Betreuungsleistung wurde erbracht?
• Wann entsteht der Vergütungsanspruch?
• Ist eine gerichtliche Festsetzung erforderlich?
• Wer ist Zahlungsschuldner?
• Kann der Betrag noch gekürzt oder verändert werden?
• Ist der Anspruch abtretbar?
• Bestehen gesetzliche oder vertragliche Beschränkungen?

Deshalb sollte nicht pauschal davon ausgegangen werden, dass jeder eingereichte Vergütungsantrag sofort durch Factoring monetarisiert werden kann.

3. Staatskasse und Selbstzahler sind unterschiedlich zu beurteilen

Im Umfeld rechtlicher Betreuung können unterschiedliche Zahlungspflichtige relevant sein.

Je nach Fall kann die Vergütung aus öffentlichen Mitteln oder aus dem Vermögen der betreuten Person zu leisten sein.

Für eine Factoringgesellschaft sind diese Konstellationen nicht identisch.

Zu unterscheiden sind insbesondere:

• Anspruchsgrundlage
• Schuldner
• Festsetzungsverfahren
• Fälligkeit
• Abtretbarkeit
• mögliche Einwendungen oder Kürzungen

Eine gute Bonität eines öffentlichen Schuldners bedeutet daher nicht automatisch, dass sämtliche Ansprüche uneingeschränkt factoringfähig sind.

4. Personalkosten laufen weiter

Die Vergütungsstruktur der Betreuung ändert nichts daran, dass Mitarbeiter monatlich bezahlt werden müssen.

Besonders bei wachsenden Vereinen können zusätzliche Mandate zunächst zusätzliche Kosten auslösen:

• neue Fachkräfte
• zusätzliche Verwaltung
• weitere Arbeitsplätze
• Softwarelizenzen
• Fahrtkosten
• Fortbildung

Factoring kann bei geeigneten bereits entstandenen Forderungen dazu beitragen, Liquidität früher verfügbar zu machen.

Es garantiert jedoch nicht, dass sämtliche laufenden Kosten jederzeit vollständig gedeckt sind.

5. Wachstum finanziert Factoring nur indirekt

Die Übernahme zusätzlicher Betreuungsfälle kann einen Verein vor eine typische Wachstumsfrage stellen.

Neue Mitarbeiter müssen eingestellt werden, bevor aus den zusätzlichen Fällen entsprechende Zahlungseingänge entstehen.

Klassisches Factoring finanziert die zukünftige Tätigkeit jedoch nicht unmittelbar.

Es setzt grundsätzlich bestehende geeignete Forderungen voraus.

Die aus solchen Forderungen früher verfügbare Liquidität kann anschließend im Betrieb eingesetzt werden.

Factoring ist damit Working-Capital-Finanzierung aus vorhandenem Forderungsbestand und keine automatische Vorfinanzierung zukünftiger Mandate.

6. Datenschutz und Vertraulichkeit besonders sorgfältig prüfen

Betreuungsvereine verarbeiten hochsensible personenbezogene Informationen.

Bei der Einführung eines Factoringmodells muss daher besonders sorgfältig geprüft werden, welche Daten für den Forderungsverkauf überhaupt erforderlich sind und auf welcher Rechtsgrundlage sie verarbeitet beziehungsweise übermittelt werden dürfen.

Relevant können beispielsweise sein:

• Datenminimierung
• Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
• Informationspflichten
• Rollen der beteiligten Unternehmen
• technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
• besondere Vertraulichkeits- oder Berufsgeheimnispflichten

Ob und in welchem Umfang beispielsweise Aktenzeichen, Namen oder weitere Informationen übertragen werden dürfen, kann deshalb nicht pauschal für alle Fälle beantwortet werden.

7. Kürzungen und Einwendungen bleiben Forderungsrisiken

Factoring beseitigt keine rechtliche Unsicherheit über Bestand oder Höhe eines Anspruchs.

Wenn eine beantragte Vergütung noch geprüft oder verändert werden kann, kann dies die Ankauffähigkeit beeinflussen.

Zu unterscheiden ist insbesondere zwischen:

• bestehendem Zahlungsanspruch
• noch nicht abschließend feststehender Höhe
• Kürzung oder Korrektur
• Zahlungsverzug
• Zahlungsunfähigkeit des Schuldners

Der Delkredere-Schutz beim echten Factoring betrifft grundsätzlich das vertraglich definierte Zahlungsunfähigkeitsrisiko angekaufter und gedeckter Forderungen – nicht automatisch jede rechtliche oder abrechnungstechnische Abweichung.

8. Öffentliche Schuldner sind nicht automatisch risikofrei

Forderungen gegenüber öffentlichen Stellen können aus Bonitätssicht interessant sein.

Für Factoring reicht eine gute Schuldnerbonität jedoch allein nicht aus.

Zusätzlich müssen beispielsweise Forderungsentstehung, Abtretbarkeit, Fälligkeit und Prozessstruktur zum Factoringmodell passen.

Eine Factoringgesellschaft kann daher auch bei einem wirtschaftlich sehr sicheren Schuldner bestimmte Forderungsarten ablehnen oder nur unter besonderen Bedingungen ankaufen.

9. Bilanzwirkung nicht mit Ratinggarantie verwechseln

Bei entsprechender rechtlicher und bilanzieller Ausgestaltung kann Factoring Auswirkungen auf den Forderungsbestand haben.

Wird eine Forderung bilanziell ausgebucht und die erhaltene Liquidität zur Tilgung von Verbindlichkeiten eingesetzt, kann sich die Bilanzsumme reduzieren.

Bei unverändertem Eigenkapital kann dadurch rechnerisch die Eigenkapitalquote steigen.

Daraus folgt jedoch nicht automatisch:

• eine bessere Creditreform-Bewertung,
• ein besseres Bankenrating,
• eine Kreditbewilligung,
• günstigere Finanzierungskonditionen.

Weitere Informationen finden Sie unter Wie wirkt sich Factoring auf die Bilanz aus?.

Praxisbeispiel

Praxisbeispiel: Betreuungsverein mit wachsendem Forderungsbestand

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Das folgende Szenario ist eine illustrative Modellrechnung und keine dokumentierte Kundenreferenz oder Finanzierungszusage. Ob entsprechende Ansprüche tatsächlich factoringfähig sind, muss insbesondere hinsichtlich Entstehung, Festsetzung, Abtretbarkeit, Datenschutz, Schuldner und Anbieter geprüft werden.

Ausgangssituation

Ein Betreuungsverein beschäftigt im Modell mehrere fest angestellte Fachkräfte und verfügt über regelmäßig entstehende Vergütungsansprüche.

Kennzahl	Modellannahme
Monatlich entstehende Vergütungsansprüche	80.000 €
Durchschnittliche Zahlungsdauer	60 Tage
Geeignete Forderungen im Beispiel	60.000 €
Wesentliche Kosten	Personal, Verwaltung, Räume

Herausforderung

Personalkosten und Sozialabgaben werden monatlich fällig, während bereits entstandene Ansprüche noch nicht bezahlt sind.

Factoring-Lösung

Für die Modellrechnung wird angenommen, dass Forderungen über 60.000 Euro bereits hinreichend bestimmt, abtretbar, unbestritten und vom Factor akzeptiert sind.

Bei einer rein illustrativ angenommenen Vorauszahlungsquote von 90 Prozent wären rechnerisch 54.000 Euro früher verfügbar.

Position	Modellwert
Akzeptierte Forderungen	60.000 €
Illustrative Vorauszahlungsquote	90 %
Rechnerisch frühere Liquidität	54.000 €
Vorläufiger Einbehalt	6.000 €

Ergebnis

Die früher verfügbare Liquidität könnte im Modell für laufende Personalkosten oder andere betriebliche Verpflichtungen eingesetzt werden.

Noch nicht entstandene Vergütungsansprüche für zukünftige Betreuungsleistungen sind ausdrücklich nicht Bestandteil dieser Modellrechnung.

10. Welche Unterlagen können für die Prüfung relevant sein?

Je nach Anbieter und Anspruchsstruktur können beispielsweise benötigt werden:

• aktuelle BWA oder Jahresabschluss
• OP- beziehungsweise Forderungsliste
• Aufstellung der Zahlungsschuldner
• durchschnittliche Zahlungsdauer
• Beispielabrechnungen beziehungsweise Vergütungsunterlagen
• Informationen zur Festsetzung und Fälligkeit
• Hinweise auf Kürzungen oder Rückbelastungen
• rechtliche Informationen zur Abtretbarkeit

11. Wann kann Factoring für einen Betreuungsverein interessant sein?

Eine Prüfung kann insbesondere sinnvoll sein, wenn:

• regelmäßig geeignete Forderungen entstehen,
• zwischen Anspruchsentstehung und Zahlung mehrere Wochen liegen,
• hohe Personalkosten vorfinanziert werden,
• der Forderungsbestand eine wirtschaftlich sinnvolle Größe erreicht,
• Anspruchsgrundlagen und Abrechnung sauber dokumentiert sind.

Vergleichbare Working-Capital-Fragen bestehen auch bei Sozialstationen und ambulanten Pflegediensten.

Weitere Beispiele finden Sie bei Kurzzeitpflege-Anbietern und Integrationsfachdiensten.

12. Was kostet Factoring?

Die tatsächlichen Konditionen hängen von der individuellen Forderungsstruktur ab.

Einfluss können beispielsweise haben:

• jährliches Forderungsvolumen
• Anzahl der Schuldner
• Forderungsart
• Zahlungsdauer
• Abtretbarkeit
• Verwaltungsaufwand
• gewünschter Leistungsumfang

Neben einer Factoringgebühr können Finanzierungskosten und weitere vertraglich vereinbarte Entgelte entstehen.

Weitere Informationen finden Sie unter Factoring-Kosten und Gebühren.

13. Warum Berger Factoring?

Berger Factoring ist unabhängiger Factoring-Vermittler und keine selbst ankaufende Factoringgesellschaft.

Bei sozialen Einrichtungen berücksichtigen wir insbesondere:

• Forderungsart
• Schuldnerstruktur
• Entstehung und Fälligkeit
• Abtretbarkeit
• Datenschutzanforderungen
• Forderungsvolumen
• gewünschtes Factoringmodell

Weitere Grundlagen finden Sie unter Factoring-Anbieter vergleichen.

Häufige Fragen zu Factoring für Vormundschafts- und Betreuungsvereine

Können Vergütungsansprüche gegenüber der Staatskasse faktoriert werden?

Das kann grundsätzlich prüfbar sein. Entscheidend sind jedoch Entstehung, Festsetzung, Abtretbarkeit, Fälligkeit und die Annahmekriterien der Factoringgesellschaft.

Kann bereits ein eingereichter Vergütungsantrag verkauft werden?

Nicht automatisch. Zunächst muss geprüft werden, ob bereits ein hinreichend bestimmter und abtretbarer Zahlungsanspruch besteht.

Werden Forderungen garantiert innerhalb von 24 Stunden ausgezahlt?

Nein. Kurze Auszahlungszeiten können nach Einrichtung einer Factoringlösung möglich sein, sind aber nicht pauschal garantiert.

Können Forderungen gegenüber betreuten Selbstzahlern faktoriert werden?

Auch diese Forderungen müssen individuell geprüft werden. Festsetzung, Schuldner, Abtretbarkeit, Datenschutz und mögliche Einwendungen sind relevant.

Ist die Datenübermittlung an den Factor automatisch zulässig?

Nein. Welche Daten verarbeitet werden dürfen und welche rechtlichen Anforderungen gelten, muss anhand des konkreten Prozesses geprüft werden.

Übernimmt echtes Factoring jedes Ausfallrisiko?

Nein. Der Delkredere-Schutz bezieht sich grundsätzlich auf das vertraglich definierte Zahlungsunfähigkeitsrisiko angekaufter und gedeckter Forderungen. Kürzungen, Einwendungen und Rechtsstreitigkeiten sind davon zu unterscheiden.

Verbessert Factoring automatisch das Rating des Vereins?

Nein. Bilanzielle Effekte können bestimmte Kennzahlen beeinflussen, eine konkrete Rating- oder Finanzierungsentscheidung ist damit jedoch nicht garantiert.

Fazit: Rechtliche Betreuung verlangt auch finanzielle Stabilität

Betreuungsvereine tragen dauerhaft Personal- und Verwaltungskosten, während Vergütungsansprüche teilweise zeitversetzt liquiditätswirksam werden.

Factoring kann bei geeigneten bereits entstandenen und abtretbaren Forderungen helfen, diesen Zeitraum zu verkürzen.

Gerade im Umfeld gesetzlicher Vergütungsansprüche müssen Entstehung, Festsetzung, Schuldner, Abtretbarkeit und Datenschutz jedoch sorgfältig geprüft werden.

Richtig eingeordnet kann Factoring dennoch ein sinnvoller Baustein im Working-Capital-Management professionell geführter Betreuungsvereine sein.