Factoring mit Pflegekassen und Krankenkassen: Was ist möglich?

Können Forderungen gegenüber Pflegekassen und Krankenkassen gefactort werden?

Ja, grundsätzlich kann das möglich sein. Forderungen gegenüber Pflegekassen und Krankenkassen sind nicht automatisch vom Factoring ausgeschlossen. Entscheidend ist jedoch, dass die konkrete Forderung entstanden, dokumentiert, abrechenbar und nach dem jeweiligen Factoringmodell ankauffähig ist.

Gerade bei ambulanten Pflegediensten ist die Kostenträgerstruktur komplexer als bei einer gewöhnlichen B2B-Rechnung.

Es reicht daher nicht, nur auf die Bonität des Schuldners zu schauen.

Relevant sind zusätzlich:

• welche Leistung erbracht wurde,
• auf welcher rechtlichen beziehungsweise abrechnungstechnischen Grundlage abgerechnet wird,
• ob Leistungsnachweise vollständig sind,
• ob Genehmigungen erforderlich waren,
• ob die Forderung rechtlich abtretbar ist,
• ob Einwendungen oder Kürzungen bestehen.

Berger Factoring ist unabhängiger Factoring-Vermittler und keine selbst ankaufende Factoringgesellschaft. Wir prüfen, welche Factoringpartner zur tatsächlichen Kostenträger- und Abrechnungsstruktur eines Pflegedienstes passen können.

Einen Überblick über entsprechende Branchenlösungen bietet unsere Seite Factoring für Pflege und soziale Dienste. Den allgemeinen Fachbeitrag finden Sie unter Factoring für ambulante Pflegedienste.

1. Welche Kostenträger kommen grundsätzlich infrage?

Ambulante Pflegedienste können je nach Leistungsangebot mit unterschiedlichen Kostenträgern abrechnen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Pflegekassen,
• Krankenkassen,
• weitere institutionelle Kostenträger,
• private Rechnungsempfänger,
• Selbstzahler.

Ob Forderungen tatsächlich angekauft werden, hängt vom jeweiligen Anbieter und Modell ab.

Es gibt keine pauschale Regel, dass jede Forderung gegen einen öffentlichen oder institutionellen Kostenträger automatisch factoringfähig ist.

Insbesondere müssen die rechtliche Grundlage des Anspruchs, seine Abtretbarkeit, der Abrechnungsweg und die technischen Anforderungen des jeweiligen Kostenträgers geprüft werden.

2. Welche Voraussetzung gilt immer?

Die zentrale Voraussetzung lautet:

Die zugrunde liegende Pflege- oder Gesundheitsleistung muss bereits erbracht worden sein und ein konkreter Zahlungsanspruch bestehen.

Bei Pflegeleistungen bedeutet das:

• die Leistung wurde tatsächlich erbracht,
• sie wurde ordnungsgemäß dokumentiert,
• sie ist nach den maßgeblichen Regeln abrechenbar,
• ein konkreter Zahlungsanspruch ist entstanden,
• die Forderung erfüllt die Anforderungen des Factoringpartners.

Eine zukünftige Tour, ein noch nicht durchgeführter Hausbesuch oder ein lediglich geplanter Leistungszeitraum begründet noch keine klassische Factoringforderung.

Die rechtliche Entstehung eines Zahlungsanspruchs, seine Abrechnungsfähigkeit und seine tatsächliche Ankaufbarkeit sind dabei getrennt zu betrachten.

Weitere grundlegende Kriterien erläutern wir unter Factoring Voraussetzungen.

3. SGB V und SGB XI sind nicht dasselbe

Für Pflegeunternehmen ist diese Unterscheidung besonders wichtig.

SGB V: Häusliche Krankenpflege

Leistungen nach SGB V betreffen unter anderem Bereiche der häuslichen Krankenpflege.

Je nach konkreter Leistung können insbesondere relevant sein:

• ärztliche Verordnung,
• gegebenenfalls erforderliche Genehmigung,
• Leistungsnachweis,
• korrekte Abrechnung,
• zuständige Krankenkasse.

Für die Ankaufprüfung kann entscheidend sein, ob die Leistung nach den einschlägigen Abrechnungsregeln erbracht und dokumentiert wurde und ob noch relevante Rückfragen oder Beanstandungen bestehen.

SGB XI: Pflegeversicherung

Leistungen nach SGB XI betreffen die Pflegeversicherung.

Auch hier müssen Leistungsart, Anspruch, Dokumentation und Abrechnungsweg nachvollziehbar sein.

Je nach Leistungsart und Vertragsstruktur können andere Anforderungen als bei SGB-V-Leistungen bestehen.

Für einen Factor ist deshalb nicht nur die Bezeichnung „Pflegekasse“ oder „Krankenkasse“ relevant.

Er muss verstehen, wie die konkrete Forderung entstanden ist, wie sie abgerechnet wird und ob sie rechtlich sowie wirtschaftlich für den Ankauf geeignet ist.

4. Warum reicht die Bonität der Kasse nicht aus?

Eine Pflege- oder Krankenkasse kann wirtschaftlich sehr zahlungsfähig sein.

Trotzdem kann eine einzelne Abrechnung gekürzt oder beanstandet werden.

Beispiele:

• fehlender Leistungsnachweis,
• formaler Abrechnungsfehler,
• ungeklärte Genehmigung,
• nicht anerkannte Leistungsposition,
• Doppelabrechnung,
• falscher Kostenträger,
• abweichende Leistungsmenge.

Damit gibt es zwei unterschiedliche Risiken:

Diese Risiken dürfen nicht miteinander verwechselt werden.

Eine gute Debitorenbonität ersetzt keine Prüfung der tatsächlichen Forderungsqualität.

5. Was passiert bei Kürzungen und Retaxationen?

Factoring beseitigt keine fehlerhaften oder strittigen Forderungen.

Wird eine Abrechnung berechtigt gekürzt, kann dies Auswirkungen auf die angekaufte Forderung haben.

Wie damit umgegangen wird, hängt vom Factoringvertrag, dem jeweiligen Einwand und der zugrunde liegenden Forderungsstruktur ab.

Je nach vertraglicher Regelung können beispielsweise Korrekturen, Verrechnungen oder Rückbelastungen relevant werden.

Ein Delkredere- beziehungsweise Ausfallschutz schützt deshalb nicht automatisch vor jeder Kürzung, Retaxation oder sonstigen leistungsbezogenen Einwendung.

Gerade im Pflegebereich ist eine saubere Abrechnungsqualität deshalb besonders wichtig.

6. Welche Forderungen sind eher gut prüfbar?

Gute Voraussetzungen bestehen typischerweise, wenn:

• die Pflegeleistung bereits erbracht wurde,
• der Leistungsnachweis vollständig ist,
• notwendige Genehmigungen vorliegen,
• die Abrechnung korrekt erstellt wurde,
• der Kostenträger eindeutig ist,
• die Forderung ausreichend bestimmt ist,
• keine wesentlichen Einwendungen bestehen,
• die Forderung abtretbar ist.

Je sauberer diese Punkte erfüllt sind, desto leichter lässt sich die Forderung prüfen.

Die Erfüllung dieser Kriterien bedeutet allerdings noch keine automatische Ankaufszusage. Jede Factoringgesellschaft legt eigene Anforderungen und vertragliche Grenzen fest.

7. Welche Forderungen können schwieriger sein?

Komplexer können beispielsweise sein:

• noch nicht erbrachte Leistungen,
• fehlende Leistungsnachweise,
• offene Genehmigungen,
• ernsthaft bestrittene Forderungen,
• bereits bekannte erhebliche Kürzungen,
• unklare Forderungshöhen,
• Rückforderungen,
• reine Inkassofälle.

Diese Punkte bedeuten nicht automatisch, dass jede betroffene Forderung ausgeschlossen ist.

Sie machen die Prüfung jedoch anspruchsvoller.

Insbesondere ist zwischen einer vorübergehenden Dokumentationslücke und einer rechtlich nicht bestehenden oder dauerhaft bestrittenen Forderung zu unterscheiden.

8. Können auch private Eigenanteile gefactort werden?

Ja, das kann je nach Anbieter möglich sein.

Ambulante Pflegedienste können neben institutionellen Forderungen auch Forderungen gegen Privatpersonen haben.

Dazu gehören beispielsweise:

• Eigenanteile,
• Selbstzahlerleistungen,
• private Zusatzleistungen,
• nicht vollständig übernommene Leistungsanteile.

Es gibt Factoringlösungen, die auch B2C-Forderungen und sogar einen hohen beziehungsweise vollständigen Privatkundenanteil abbilden können.

Entscheidend ist die Auswahl eines geeigneten spezialisierten Partners.

Die Voraussetzungen für Privatforderungen können sich von denen institutioneller Kostenträger unterscheiden. Das betrifft beispielsweise Dokumentationsanforderungen, Forderungshöhen, Datenschutz und das gewählte Factoringmodell.

9. Wie viel zahlt die Factoringgesellschaft aus?

Die Auszahlungsquote ist nicht bei allen Factoringgesellschaften gleich.

Je nach Anbieter und Modell können beispielsweise folgende Strukturen vorkommen:

Ein Pflegedienst mit 100.000 Euro geeigneten und vollständig angekauften Forderungen könnte damit – rein rechnerisch – beispielsweise 80.000, 90.000 oder bis zu 100.000 Euro vor Berücksichtigung vertraglich vereinbarter Kosten und sonstiger Abzüge verfügbar machen.

Einbehalt ist dabei nicht gleich Gebühr.

Bei 20 Prozent Einbehalt entstehen nicht automatisch 20 Prozent Kosten.

Ebenso bedeutet 100 Prozent Auszahlung nicht, dass keinerlei Factoringkosten entstehen.

Wann ein einbehaltener Restbetrag abgerechnet oder ausgekehrt wird, hängt insbesondere vom vereinbarten Factoringmodell, dem Zahlungseingang und den vertraglichen Verrechnungsregeln ab.

10. Kann die Auszahlung innerhalb von 24 Stunden erfolgen?

Ja, bei entsprechenden Anbietern kann das nach Einrichtung der Factoringlösung möglich sein.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen:

Einrichtung des Factoringvertrags

Hier müssen Unternehmen, Forderungsstruktur, Kostenträger, rechtliche Abtretbarkeit und Unterlagen zunächst geprüft werden.

Erst wenn die vertraglichen und technischen Voraussetzungen erfüllt sind, kann ein laufender Forderungsankauf stattfinden.

Laufender Forderungsankauf

Nach vollständiger Einrichtung und Freigabe geeigneter Forderungen kann die Auszahlung bei entsprechenden Anbietern innerhalb von 24 Stunden möglich sein.

Der genaue Zeitpunkt hängt vom Anbieter, den vereinbarten Prozessen und der jeweiligen Forderung ab.

11. Praxisbeispiel: 150.000 Euro Forderungen gegenüber Kostenträgern

Illustrative Modellrechnung

Pflegedienst mit regelmäßigem Kostenträgerportfolio

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv und illustrativ. Es stellt weder eine dokumentierte Kundenreferenz noch eine konkrete Finanzierungszusage dar. Die genannten Auszahlungsbeträge dienen ausschließlich der rechnerischen Veranschaulichung.

Ausgangssituation

Ein ambulanter Pflegedienst erbringt regelmäßig Leistungen für Versicherte verschiedener Pflegekassen und Krankenkassen. Aus bereits erbrachten und abgerechneten Leistungen bestehen in diesem fiktiven Szenario offene Forderungen über insgesamt 150.000 Euro. Gleichzeitig müssen Löhne, Sozialabgaben, Fahrzeuge und laufende Betriebskosten unabhängig vom tatsächlichen Zahlungseingang finanziert werden.

Herausforderung

Obwohl die Kostenträger grundsätzlich zahlungsfähig sind, kann der Pflegedienst nicht sämtliche offenen Forderungen unmittelbar in verfügbare Liquidität umwandeln. Vor einem möglichen Forderungsankauf müssen Abrechnungsfähigkeit, Dokumentation, Abtretbarkeit und mögliche Einwendungen geprüft werden. Zudem soll eine passende Auszahlungsstruktur gefunden werden, ohne Factoring-Einbehalte mit tatsächlichen Gebühren zu verwechseln.

Lösung und Umsetzung

Im Modell wird angenommen, dass eine spezialisierte Factoringgesellschaft sämtliche betrachteten Forderungen über 150.000 Euro geprüft und zum Ankauf akzeptiert hat. Die Forderungen beruhen auf bereits erbrachten Leistungen, sind ordnungsgemäß dokumentiert und abrechenbar, rechtlich abtretbar sowie nicht wesentlich bestritten. Die tatsächlich vereinbarte Auszahlungsquote bestimmt, welcher Betrag zunächst liquiditätswirksam wird.

Modell	Frühere Liquidität	Vorläufiger Einbehalt
80 % Auszahlung	120.000 €	30.000 €
90 % Auszahlung	135.000 €	15.000 €
100 % Auszahlung	bis zu 150.000 €	0 € klassischer Einbehalt

Die Beträge sind rechnerische Modellwerte vor vereinbarten Factoringkosten, möglichen weiteren Abzügen oder individuellen Vertragsbedingungen. Die spätere Behandlung eines Factoring-Einbehalts richtet sich nach dem jeweiligen Vertrag.

Ergebnis und Einordnung

Bei einer angenommenen Vorauszahlungsquote von 80 Prozent stehen rechnerisch 120.000 Euro zunächst zur Verfügung. Bei 90 Prozent sind es 135.000 Euro. Eine Lösung mit bis zu 100 Prozent Auszahlung könnte vor Kosten bis zu 150.000 Euro bereitstellen. Damit ließen sich im Szenario beispielsweise Personalaufwendungen, Dienstfahrzeuge und laufende Betriebskosten finanzieren. Ob eine solche Lösung tatsächlich angeboten wird, entscheidet ausschließlich die zuständige Factoringgesellschaft nach ihrer Prüfung.

Die früher verfügbare Liquidität kann beispielsweise eingesetzt werden für:

• Löhne und Gehälter,
• Sozialabgaben,
• Dienstfahrzeuge,
• Kraftstoff,
• Miete,
• Verwaltung,
• weiteres Wachstum.

Wichtig: Das Modell zeigt ausschließlich, wie sich unterschiedliche Vorauszahlungsquoten rechnerisch auf die zunächst verfügbare Liquidität auswirken. Es ersetzt kein individuelles Factoringangebot.

12. Warum ist die Abrechnungsqualität so wichtig?

Bei Forderungen gegenüber Kostenträgern ist die Forderungsqualität ein zentraler Punkt.

Ein Factor möchte nicht nur wissen:

„Kann der Kostenträger zahlen?“

Sondern auch:

„Besteht diese Forderung in der eingereichten Höhe tatsächlich?“

Deshalb sind saubere Dokumentation und Abrechnung besonders wichtig.

Fehlerhafte Abrechnungsprozesse können zu:

• Kürzungen,
• Rückfragen,
• verzögerten Zahlungen,
• Rückforderungen,
• zusätzlicher Administration

führen.

Für Pflegedienste kann es daher sinnvoll sein, nicht nur die Finanzierung, sondern auch die Qualität und Organisation ihrer Abrechnungsprozesse zu betrachten.

13. Abrechnung auslagern und Factoring kombinieren

Für Pflegedienste kann deshalb auch die Kombination aus professioneller Abrechnung und Factoring interessant sein.

Die beiden Leistungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben:

Ein spezialisierter Abrechnungsdienstleister kann den Verwaltungsprozess unterstützen.

Ist ein geeigneter Zahlungsanspruch aus bereits erbrachten Leistungen entstanden und erfüllt dieser die jeweiligen Ankaufbedingungen, kann Factoring die Zeit bis zur verfügbaren Liquidität verkürzen.

Die administrative Abrechnung und die Finanzierung sind jedoch eigenständige Leistungen. Auch eine ordnungsgemäß erstellte Abrechnung führt nicht automatisch zu einem Forderungsankauf.

Mehr zur Verbindung von Forderungsfinanzierung und Verwaltungsprozessen erfahren Sie im übergeordneten Branchenbereich für Pflege und soziale Dienste.

14. Ist offenes Factoring bei Kostenträgern möglich?

Beim offenen Factoring wird die Abtretung gegenüber dem Debitor offengelegt.

Bei Kranken- und Pflegekassen muss die konkrete technische, rechtliche und organisatorische Umsetzung zur bestehenden Abrechnungsstruktur passen.

Zu prüfen sind insbesondere:

• Zahlungsweg,
• Abtretungsanzeige,
• rechtliche Zulässigkeit der Abtretung,
• Abrechnungsprozess,
• Kontoverbindung,
• technische Schnittstellen.

Je nach Anbieter können auch andere Factoringstrukturen möglich sein.

Die Bezeichnung „offenes Factoring“ allein beantwortet daher noch nicht, ob eine konkrete Forderung gegenüber einer Pflege- oder Krankenkasse in diesem Modell angekauft werden kann.

15. Welche Rolle spielt Datenschutz?

Pflege- und Gesundheitsdaten sind besonders sensibel.

Bei einer Factoringlösung muss deshalb sorgfältig geprüft werden, welche Informationen tatsächlich übertragen werden müssen.

Relevant können unter anderem sein:

• Datenminimierung,
• rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung,
• besondere Anforderungen bei Gesundheitsdaten,
• Abtretbarkeit,
• technische Schutzmaßnahmen,
• vertragliche Verantwortlichkeiten.

Eine pauschale Aussage, jede denkbare Struktur sei automatisch datenschutzrechtlich unproblematisch, wäre nicht sachgerecht.

Je nach Datenfluss und beteiligten Stellen sind insbesondere die datenschutzrechtlichen Rollen und die Voraussetzungen für die Übermittlung sensibler Informationen zu klären.

Bei Bedarf sollte die rechtliche Einordnung fachlich geprüft werden.

16. Welche Unterlagen können für eine Factoringprüfung benötigt werden?

Die Anforderungen unterscheiden sich zwischen den Factoringgesellschaften.

Typischerweise können beispielsweise relevant sein:

• BWA,
• Jahresabschluss, sofern vorhanden,
• Summen- und Saldenliste,
• OP-Liste,
• Kostenträgerübersicht,
• Beispielabrechnungen,
• Informationen zu SGB-V- und SGB-XI-Leistungen,
• Angaben zu Privatanteilen,
• Informationen zu Kürzungen oder Rückforderungen.

Besonders hilfreich ist ein vollständiger Vorgang:

Erbrachte Pflegeleistung → Leistungsnachweis → Abrechnung → konkrete Forderung.

Damit kann ein potenzieller Factoringpartner nachvollziehen, welche Leistung erbracht wurde, welche Unterlagen den Zahlungsanspruch belegen und ob die Forderung nach seinen Annahmekriterien grundsätzlich geeignet ist.

17. Was kostet Factoring mit Pflege- und Krankenkassen?

Die Kosten lassen sich nicht seriös pauschalisieren.

Einfluss haben unter anderem:

• Jahresumsatz,
• Forderungsvolumen,
• Kostenträgerstruktur,
• Zahlungsdauer,
• Auszahlungsquote,
• Anzahl der Rechnungen,
• Factoringmodell,
• gewünschter Leistungsumfang.

Zu unterscheiden sind insbesondere:

• Factoringgebühr,
• Finanzierungsentgelt,
• gegebenenfalls weitere vertragliche Kosten.

Je nach Anbieter werden diese Kostenbestandteile unterschiedlich kalkuliert und dargestellt. Deshalb sollten Angebote nicht nur anhand einer einzelnen Gebühr, sondern anhand der gesamten Kostenstruktur und des vereinbarten Leistungsumfangs verglichen werden.

Mehr dazu finden Sie unter Factoring Kosten.

18. Wann lohnt sich die Prüfung besonders?

Factoring kann für Pflegedienste besonders interessant sein, wenn:

• regelmäßig hohe Forderungen gegenüber Kostenträgern entstehen,
• hohe Personalkosten vorfinanziert werden,
• Zahlungseingänge schwer planbar sind,
• der Forderungsbestand mit dem Umsatz wächst,
• neue Pflegekräfte eingestellt werden sollen,
• zusätzliche Fahrzeuge benötigt werden,
• bestehende Kreditlinien geschont werden sollen.

Factoring ist dabei nicht nur ein Instrument für Unternehmen in akuten Liquiditätsproblemen.

Auch wirtschaftlich stabile Pflegedienste können damit ihr Working Capital planbarer gestalten.

In anderen personalintensiven sozialen Tätigkeitsfeldern entstehen vergleichbare Vorfinanzierungsfragen. Unser Beitrag Kinder- und Jugendhilfe: Zwischen sozialem Auftrag und Cashflow-Management zeigt eine verwandte betriebswirtschaftliche Perspektive.

19. Welche Rolle spielt Berger Factoring?

Berger Factoring ist unabhängiger Factoring-Vermittler, keine Factoringgesellschaft und kein eigener Pflege-Abrechnungsdienstleister.

Wir prüfen bei Pflegeunternehmen insbesondere:

• Kostenträgerstruktur,
• Anteil SGB V / SGB XI,
• Privat- und Selbstzahleranteile,
• Abrechnungsvolumen,
• Forderungsalter,
• Abrechnungsqualität,
• Kürzungen und Rückforderungen,
• Abtretbarkeit,
• gewünschte Auszahlungsquote,
• gewünschte Zusatzleistungen.

Auf dieser Basis können passende Factoringgesellschaften recherchiert, verglichen und entsprechende Anfragen vorbereitet werden.

Je nach Bedarf kann außerdem geprüft werden, ob eine spezialisierte Abrechnungslösung sinnvoll ist.

Die endgültige Entscheidung über Vertragsannahme, Forderungsankauf, Auszahlungsquote und Konditionen trifft die jeweilige Factoringgesellschaft.

FAQ: Factoring mit Pflegekassen und Krankenkassen

Fazit: Forderungen gegenüber Kostenträgern können factoringfähig sein – entscheidend ist die Qualität der Forderung

Pflege- und Krankenkassen sind als Kostenträger nicht grundsätzlich vom Factoring ausgeschlossen.

Entscheidend ist jedoch nicht nur die Bonität des Debitors.

Eine geeignete Forderung muss insbesondere:

• auf einer bereits erbrachten Leistung beruhen,
• ausreichend dokumentiert sein,
• nach den maßgeblichen Regeln abrechenbar sein,
• hinreichend bestimmt sein,
• rechtlich abtretbar sein und
• den Anforderungen des jeweiligen Factoringpartners entsprechen.

Gerade bei Pflegeforderungen müssen außerdem SGB-V-/SGB-XI-Struktur, mögliche Kürzungen, Abtretbarkeit, Datenschutz und gegebenenfalls private Forderungsanteile berücksichtigt werden.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt und akzeptiert eine Factoringgesellschaft die Forderungen, können entsprechende Forderungen früher liquiditätswirksam gemacht werden.

Je nach Anbieter sind dabei 80, 90 oder auch bis zu 100 Prozent Vorauszahlung möglich. Nach Einrichtung und Freigabe einer geeigneten Forderung kann die Auszahlung bei passenden Partnern auch innerhalb von 24 Stunden erfolgen.