Pflegeabrechnung vs. Factoring: Was ist der Unterschied?

Pflegeabrechnung oder Factoring? Zwei Lösungen für zwei unterschiedliche Probleme

Pflegedienste stoßen bei der Suche nach Entlastung schnell auf Begriffe wie Pflegeabrechnung, Abrechnungsservice und Factoring. Die Angebote werden teilweise gemeinsam angeboten, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben. Wer sie miteinander verwechselt, vergleicht deshalb schnell Äpfel mit Birnen.

Die einfachste Abgrenzung lautet:

Ein Abrechnungsservice reduziert administrativen Aufwand. Factoring verkürzt die Zeit zwischen entstandener Forderung und verfügbarer Liquidität.

Ein ambulanter Pflegedienst kann beispielsweise hervorragend abrechnen und trotzdem mehrere Wochen auf den Zahlungseingang eines Kostenträgers warten.

Umgekehrt kann Factoring Liquidität bereitstellen, obwohl der Pflegedienst weiterhin einen erheblichen internen Aufwand für Dokumentation und Abrechnung hat.

Deshalb muss zunächst geklärt werden, welches Problem tatsächlich gelöst werden soll. Einen Überblick über geeignete Branchenlösungen finden Sie auf unserer Seite Factoring für Pflege und soziale Dienste.

Berger Factoring ist unabhängiger Vermittler. Neben passenden Factoringgesellschaften können je nach Ausgangslage auch spezialisierte Lösungen für die Pflegeabrechnung berücksichtigt werden.

1. Was ist ein Abrechnungsservice für Pflegedienste?

Ein spezialisierter Abrechnungsdienstleister übernimmt je nach vereinbartem Leistungsumfang administrative Aufgaben rund um die Abrechnung erbrachter Pflegeleistungen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Übernahme abrechnungsrelevanter Daten,
• Aufbereitung der Abrechnung,
• Prüfung von Unterlagen,
• Übermittlung an Kostenträger,
• Bearbeitung bestimmter Rückfragen,
• Korrekturen,
• Überwachung von Zahlungsvorgängen,
• weitere administrative Dienstleistungen.

Welche Leistungen tatsächlich enthalten sind, hängt vom jeweiligen Anbieter und Vertrag ab.

Ein Abrechnungsservice soll damit vor allem eines erreichen:

Die interne Verwaltung des Pflegedienstes entlasten.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem weiterführenden Ratgeber zur ausgelagerten Pflegedienst-Abrechnung, der sich derzeit noch in Vorbereitung befindet.

2. Was ist Factoring für Pflegedienste?

Beim Factoring steht dagegen die Finanzierung der Forderung im Mittelpunkt.

Eine geeignete Forderung wird nach Prüfung an eine Factoringgesellschaft verkauft.

Dadurch kann der Pflegedienst sein Geld früher erhalten, anstatt bis zum regulären Zahlungseingang des Kostenträgers zu warten.

Dabei gilt:

Die zugrunde liegende Pflegeleistung muss bereits erbracht und der konkrete Zahlungsanspruch entstanden sein; erwartete künftige Leistungen genügen nicht.

Für einen Pflegedienst bedeutet dies insbesondere:

• Pflegeleistung wurde erbracht,
• Leistung wurde dokumentiert,
• ein abrechenbarer Zahlungsanspruch ist entstanden,
• die Forderung erfüllt die Anforderungen der Factoringgesellschaft.

Eine noch zukünftige Pflegetour kann nicht allein deshalb über klassisches Factoring vorfinanziert werden, weil der entsprechende Umsatz erwartet wird. Die allgemeinen Anforderungen erläutert unser Ratgeber Factoring Voraussetzungen.

Mehr dazu lesen Sie unter Factoring für ambulante Pflegedienste.

3. Pflegeabrechnung vs. Factoring im direkten Vergleich

4. Beispiel: Gute Abrechnung, aber trotzdem zu wenig Liquidität

Ein Pflegedienst kann intern sehr effizient abrechnen und trotzdem ein Liquiditätsproblem haben.

Beispiel:

• Pflegeleistungen wurden korrekt erbracht.
• Leistungsnachweise sind vollständig.
• Abrechnung wurde rechtzeitig übermittelt.
• Die Forderung ist entstanden.
• Der Zahlungseingang erfolgt trotzdem erst später.

Die Mitarbeiter müssen jedoch bereits vorher bezahlt werden.

Auch Fahrzeuge, Kraftstoff, Miete und Sozialabgaben werden fällig.

In diesem Fall löst ein zusätzlicher Abrechnungsservice das eigentliche Problem möglicherweise nicht.

Das Problem liegt nicht in der Abrechnung, sondern in der Zeit bis zum Zahlungseingang.

Hier kann Factoring interessant sein.

5. Beispiel: Genug Liquidität, aber Verwaltung überlastet

Umgekehrt kann ein Pflegedienst finanziell gut aufgestellt sein und trotzdem unter seinem Verwaltungsaufwand leiden.

Beispielsweise:

• viele Patienten,
• unterschiedliche Kostenträger,
• zahlreiche Leistungsnachweise,
• regelmäßige Rückfragen,
• Korrekturen,
• personelle Engpässe in der Verwaltung.

Wenn ausreichend Liquidität vorhanden ist, muss Factoring nicht das zentrale Thema sein.

Ein spezialisierter Abrechnungsservice kann dann die passendere Lösung sein.

6. Was passiert, wenn beide Probleme gleichzeitig bestehen?

Genau diese Situation ist bei wachsenden Pflegediensten besonders interessant.

Der Betrieb wächst.

Dadurch steigen gleichzeitig:

• Patientenzahl,
• Mitarbeiterzahl,
• Abrechnungsvolumen,
• Verwaltungsaufwand,
• Forderungsbestand,
• monatlicher Liquiditätsbedarf.

Dann können Abrechnungsservice und Factoring unterschiedliche Teile desselben Problems lösen.

Abrechnungsservice → Verwaltung entlasten.

Factoring → bereits erwirtschafteten Umsatz früher liquiditätswirksam machen.

7. Wie funktioniert die Kombination aus Abrechnung und Factoring?

Der genaue Ablauf hängt vom gewählten Anbieter- und Vertragsmodell ab.

Vereinfacht kann die Prozesskette so aussehen:

1. Pflegekraft erbringt die Leistung.
2. Leistung wird dokumentiert.
3. Abrechnungsdaten werden an den spezialisierten Abrechnungsdienstleister übermittelt.
4. Die Abrechnung wird gemäß vereinbartem Leistungsumfang aufbereitet und verarbeitet.
5. Der bereits durch erbrachte Leistungen begründete Zahlungsanspruch wird anhand der Unterlagen geprüft und abgerechnet.
6. Eine geeignete Forderung wird an die Factoringgesellschaft übermittelt.
7. Der Factor prüft und kauft die Forderung an.
8. Der Pflegedienst erhält die vereinbarte Vorauszahlung.
9. Der Kostenträger zahlt entsprechend der vereinbarten Struktur.

Damit können administrative und finanzielle Prozesse miteinander verbunden werden.

8. Praxisbeispiel: Wachsender Pflegedienst braucht beides

Illustratives Praxisbeispiel

Abrechnungsservice und Factoring im Zusammenspiel

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv und illustrativ. Es stellt weder eine dokumentierte Kundenreferenz noch eine konkrete Finanzierungs- oder Abrechnungszusage dar.

Kennzahl	Modellannahme
Jahresumsatz	2.400.000 €
Durchschnittlicher Monatsumsatz	200.000 €
Entwicklung	stark wachsend
Problem 1	interne Abrechnung überlastet
Problem 2	hoher offener Forderungsbestand

Ausgangssituation

Ein wachsender ambulanter Pflegedienst erzielt in diesem fiktiven Modell einen Jahresumsatz von 2.400.000 Euro. Monatlich werden durchschnittlich 200.000 Euro an Leistungen abgerechnet. Die Pflegeleistungen sind dokumentiert, doch das Verwaltungsteam kann mit der steigenden Zahl der Abrechnungsfälle kaum Schritt halten.

Herausforderung

Während Abrechnungsunterlagen aufbereitet, Rückfragen beantwortet und Zahlungseingänge überwacht werden, fallen Löhne, Sozialabgaben, Fahrzeuge und laufende Betriebskosten an. Der Dienst muss deshalb gleichzeitig den Verwaltungsaufwand begrenzen und den Zeitraum zwischen entstandenen Forderungen und tatsächlichem Zahlungseingang überbrücken.

Lösung und Umsetzung

Ein spezialisierter Abrechnungsdienstleister übernimmt vereinbarte Arbeitsschritte zur Prüfung, Aufbereitung und Übermittlung von Abrechnungen. Unabhängig davon prüft eine Factoringgesellschaft bereits entstandene, dokumentierte und abtretbare Forderungen gegenüber geeigneten Kostenträgern. Nur tatsächlich angekaufte Forderungen können Grundlage einer Factoring-Vorauszahlung werden. Die Zuständigkeiten und datenschutzrechtlichen Anforderungen sind gesondert zu vereinbaren.

Die folgenden Modellwerte unterstellen einen vollständigen Ankauf geeigneter Forderungen über 180.000 Euro; sie berücksichtigen weder Gebühren noch weitere Abzüge.

Auszahlungsquote	Früh verfügbare Liquidität
80 %	144.000 €
90 %	162.000 €
100 %	bis zu 180.000 € vor Berücksichtigung vereinbarter Factoringkosten

Ergebnis und Einordnung

Bei einem angenommenen Ankauf von 180.000 Euro ergeben sich rechnerisch 144.000 Euro bei 80 Prozent und 162.000 Euro bei 90 Prozent Vorauszahlung. Ein Modell mit bis zu 100 Prozent könnte vor Kosten und Abzügen maximal 180.000 Euro bereitstellen. Keiner dieser Werte ist ein konkretes Angebot oder eine Auszahlungszusage. Parallel kann die Auslagerung die Verwaltung entlasten, sofern Leistungsumfang und Datenübergabe passend vereinbart sind.

Damit entstehen zwei unterschiedliche Effekte:

• Die Verwaltung wird entlastet.
• Bereits erwirtschafteter Umsatz kann früher zur Verfügung stehen.

9. Bedeutet 100 % Auszahlung, dass auch die Abrechnung kostenlos ist?

Nein.

Hier müssen mehrere Kostenbereiche getrennt werden.

Bei einer kombinierten Lösung können beispielsweise entstehen:

• Kosten für den Abrechnungsservice,
• Factoringgebühren,
• Finanzierungsentgelte,
• gegebenenfalls weitere vertragliche Kosten.

Eine 100-prozentige Factoring-Auszahlung beschreibt lediglich die Vorauszahlungsstruktur der angekauften Forderung.

Sie bedeutet weder kostenloses Factoring noch kostenlose Abrechnung.

10. Welche Auszahlungsquoten sind beim Factoring möglich?

Je nach Anbieter und Modell können unterschiedliche Vorauszahlungsquoten vereinbart werden.

Der Einbehalt ist dabei nicht automatisch eine Gebühr.

Bei einer Auszahlung von 80 Prozent entstehen also nicht automatisch Kosten von 20 Prozent.

11. Wie schnell kann Factoring auszahlen?

Auch hier muss zwischen Einrichtung und laufendem Betrieb unterschieden werden.

Vor dem ersten Forderungsankauf müssen unter anderem Unternehmen, Kostenträger und Forderungsstruktur geprüft sowie Verträge eingerichtet werden.

Ist die Factoringlösung vollständig eingerichtet, können geeignete freigegebene Forderungen bei entsprechenden Anbietern sehr kurzfristig ausgezahlt werden.

Je nach Factoringgesellschaft kann eine Auszahlung innerhalb von 24 Stunden möglich sein.

Ein Abrechnungsservice verkürzt dagegen nicht automatisch die Finanzierungsdauer einer Forderung. Sein Hauptzweck liegt in der administrativen Bearbeitung.

12. Wer kümmert sich um Kürzungen und Rückfragen?

Das lässt sich nicht allein anhand der Begriffe „Factoring“ oder „Abrechnungsservice“ beantworten.

Entscheidend ist der konkrete Leistungsumfang.

Ein Abrechnungsdienstleister kann je nach Vertrag beispielsweise Rückfragen oder Korrekturen bearbeiten.

Beim Factoring kann das Debitorenmanagement je nach Modell ebenfalls teilweise übernommen werden.

Allerdings gilt:

Factoring schützt nicht automatisch vor sachlich berechtigten Kürzungen, Retaxationen oder sonstigen Einwendungen gegen die Forderung.

Wenn eine Leistung nicht abrechnungsfähig ist, wird sie nicht allein durch Factoring zu einer einwandfreien Forderung.

13. Pflegekassen und Krankenkassen: Welche Lösung betrifft welche Aufgabe?

Bei institutionellen Kostenträgern ist eine saubere Aufgabenteilung besonders wichtig.

Aufgabe	Abrechnungsservice	Factoring
Leistungsdaten aufbereiten	Kann dazugehören	Nein
Abrechnung übermitteln	Kann dazugehören	Nicht primärer Zweck
Abrechnungsrückfragen	Je nach Leistungsumfang	Je nach Modell begrenzt
Forderung finanzieren	Nicht automatisch	Ja
Zahlungseingang vorziehen	Nicht automatisch	Kann ermöglicht werden

Die konkreten Möglichkeiten bei Forderungen gegenüber Pflegekassen und Krankenkassen hängen unter anderem von der Forderungsart, der Abrechnungsstruktur und den Annahmekriterien der jeweiligen Factoringgesellschaft ab.

14. Wann reicht ein Abrechnungsservice ohne Factoring?

Ein reiner Abrechnungsservice kann ausreichend sein, wenn:

• genügend eigene Liquidität vorhanden ist,
• Zahlungseingänge gut planbar sind,
• keine größeren Forderungsbestände finanziert werden müssen,
• das Hauptproblem ausschließlich die Verwaltung ist.

Dann besteht kein zwingender Grund, zusätzlich eine Forderungsfinanzierung einzurichten.

15. Wann reicht Factoring ohne ausgelagerte Abrechnung?

Factoring allein kann passend sein, wenn:

• die interne Abrechnung bereits effizient funktioniert,
• Leistungsnachweise sauber erstellt werden,
• genügend Verwaltungskapazität vorhanden ist,
• das Hauptproblem lange Zahlungslaufzeiten sind.

Dann wäre ein zusätzlicher Abrechnungsdienstleister möglicherweise unnötig.

Auch ein selektives Privatkunden-Factoring ist denkbar: Wenn die Abrechnung mit Kranken- und Pflegekassen bereits gut funktioniert, kann eine Pflegeeinrichtung bei ausgewählten Factoringgesellschaften ausschließlich geeignete Forderungen gegenüber privaten Selbstzahlern zur Finanzierung prüfen lassen. Kassenforderungen bleiben dabei außerhalb des vereinbarten Forderungsankaufs. Entscheidend sind der tatsächliche Rechnungsschuldner, die Ankauffähigkeit der Forderung sowie die erforderlichen rechtlichen und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.

16. Wann ist die Kombination besonders interessant?

Eine Kombination kann besonders interessant werden, wenn gleichzeitig:

• der Pflegedienst stark wächst,
• die Verwaltung überlastet ist,
• hohe Forderungsbestände entstehen,
• zusätzliche Pflegekräfte eingestellt werden,
• weitere Fahrzeuge benötigt werden,
• Liquiditätsreserven geschont werden sollen.

Dann können beide Dienstleistungen komplementär wirken. Eine verwandte Perspektive auf personalkostenintensive Sozialleistungen bietet unser Beitrag Kinder- und Jugendhilfe: Cashflow-Management.

17. Welche Kosten müssen miteinander verglichen werden?

Bei der Entscheidung sollte nicht nur der Preis des externen Dienstleisters betrachtet werden.

Für einen fairen Vergleich gehören auf die eine Seite:

• Gebühren des Abrechnungsdienstleisters,
• Factoringgebühren,
• Finanzierungsentgelte,
• mögliche technische Kosten.

Auf die andere Seite gehören mögliche interne beziehungsweise wirtschaftliche Effekte:

• eingesparte Verwaltungszeit,
• weniger internes Spezialpersonal,
• geringere Ausfallabhängigkeit einzelner Mitarbeiter,
• früher verfügbare Liquidität,
• Entlastung von Kreditlinien,
• bessere Wachstumsmöglichkeiten.

Erst daraus ergibt sich ein sinnvoller wirtschaftlicher Vergleich.

18. Was muss der Pflegedienst trotzdem selbst leisten?

Outsourcing bedeutet nicht, dass jede Verantwortung abgegeben werden kann.

Der Pflegedienst bleibt insbesondere für die tatsächliche Leistungserbringung und korrekte Ausgangsdokumentation verantwortlich.

Dazu gehören je nach Fall:

• korrekte Pflegedokumentation,
• Leistungsnachweise,
• Patientendaten,
• Verordnungen,
• Genehmigungen,
• interne Freigaben.

Weder Abrechnungsservice noch Factor können eine nicht erbrachte Leistung nachträglich factoringfähig machen.

19. Welche Rolle spielt Datenschutz?

Sowohl bei externer Pflegeabrechnung als auch beim Factoring können sensible Daten betroffen sein.

Deshalb müssen Datenflüsse und Zuständigkeiten sauber geregelt werden.

Relevant können insbesondere sein:

• Datenminimierung,
• notwendige Vertragsregelungen,
• technische Schutzmaßnahmen,
• Zugriffsrechte,
• rechtliche Grundlage der Datenübermittlung.

Bei rechtlichen Detailfragen sollte fachlicher Datenschutz- beziehungsweise Rechtsrat eingeholt werden.

20. Was sollte man bei der Anbieterwahl prüfen?

Bei einem kombinierten Modell sollte nicht nur gefragt werden:

„Was kostet es?“

Mindestens ebenso wichtig sind:

• Welche Abrechnungsleistungen werden tatsächlich übernommen?
• Welche Kostenträger werden unterstützt?
• Welche Forderungen werden finanziert?
• Wie hoch ist die Auszahlungsquote?
• Wie schnell wird nach Freigabe ausgezahlt?
• Wer bearbeitet Rückfragen?
• Wie funktioniert die Datenübertragung?
• Welche Laufzeit besteht?
• Welche Zusatzkosten gibt es?

21. Drei typische Entscheidungssituationen

Diese Einordnung ersetzt keine individuelle Prüfung, zeigt aber sehr gut, warum beide Leistungen nicht gegeneinander ausgespielt werden sollten.

22. Welche Unterlagen beziehungsweise Daten werden benötigt?

Für die Prüfung einer passenden Lösung können unter anderem relevant sein:

• Jahresumsatz,
• monatliches Abrechnungsvolumen,
• Kostenträgerstruktur,
• SGB-V-/SGB-XI-Anteile,
• Privat- und Selbstzahleranteil,
• aktuelle Abrechnungssoftware,
• heutiger Verwaltungsprozess,
• Anzahl der Verwaltungsmitarbeiter,
• offener Forderungsbestand,
• Zahlungsdauer,
• gewünschte Auslagerungsleistungen.

Damit lässt sich relativ schnell erkennen, wo der eigentliche Bedarf liegt.

23. Wie unterstützt Berger Factoring?

Berger Factoring ist unabhängiger Vermittler und weder selbst Factoringgesellschaft noch eigener Pflege-Abrechnungsdienstleister.

Das ermöglicht eine problemorientierte Betrachtung.

Wir prüfen zunächst:

• Liegt das Hauptproblem in der Verwaltung?
• Liegt das Hauptproblem in der Liquidität?
• Oder bestehen beide Herausforderungen gleichzeitig?

Je nach Ausgangslage können anschließend spezialisierte Abrechnungslösungen, geeignete Factoringpartner oder eine kombinierte Struktur berücksichtigt werden.

Dabei betrachten wir unter anderem:

• Abrechnungsvolumen,
• Kostenträger,
• Forderungsstruktur,
• Zahlungszyklen,
• Abrechnungsprozesse,
• gewünschte Auszahlungsquote,
• gewünschten Outsourcing-Umfang.

Die konkrete Abrechnungsleistung und die endgültige Factoringentscheidung erfolgen durch die jeweiligen spezialisierten Anbieter.

FAQ: Pflegeabrechnung vs. Factoring

Fazit: Abrechnung spart Arbeit – Factoring schafft früher Liquidität

Pflegeabrechnung und Factoring sollten nicht miteinander verwechselt werden.

Sie lösen zwei unterschiedliche betriebliche Herausforderungen:

Ein Abrechnungsservice entlastet die Verwaltung.

Factoring verkürzt bei geeigneten Forderungen die Zeit bis zur verfügbaren Liquidität.

Welches Modell für einen Pflegedienst sinnvoll ist, hängt deshalb vom tatsächlichen Engpass ab.

Ist die Abrechnung überlastet, aber ausreichend Liquidität vorhanden, kann Outsourcing genügen.

Funktioniert die Abrechnung gut, aber hohe Forderungsbestände binden Kapital, kann Factoring sinnvoller sein.

Und wenn ein wachsender Pflegedienst gleichzeitig unter Verwaltungsaufwand und hohen Vorleistungen leidet, kann gerade die Kombination aus professioneller Abrechnung und Factoring interessant sein.