Pflegedienst-Abrechnung auslagern: Vorteile, Ablauf und Kosten

Warum immer mehr Pflegedienste über das Auslagern ihrer Abrechnung nachdenken

Ambulante Pflege findet beim Patienten statt – ein erheblicher Teil der Arbeit entsteht jedoch im Büro. Leistungen müssen dokumentiert, Abrechnungen erstellt, Kostenträger korrekt zugeordnet, Rückfragen bearbeitet und gegebenenfalls Korrekturen vorgenommen werden. Je größer ein Pflegedienst wird, desto stärker kann dieser Verwaltungsaufwand wachsen.

Für Geschäftsführung und Pflegedienstleitung entsteht dadurch ein klassischer Zielkonflikt:

Soll zusätzliches Personal für die Abrechnung aufgebaut werden – oder wird der Prozess ganz oder teilweise an einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert?

Beides kann sinnvoll sein.

Entscheidend sind insbesondere:

• Größe des Pflegedienstes,
• Anzahl der Patienten,
• Abrechnungsvolumen,
• Kostenträgerstruktur,
• interne Kompetenz,
• Software und Prozesse,
• gewünschter Leistungsumfang.

Für manche Pflegedienste reicht es, einzelne Teile der Abrechnung abzugeben. Andere möchten den administrativen Prozess möglichst vollständig auslagern.

Berger Factoring ist unabhängiger Vermittler, keine Factoringgesellschaft und kein eigener Abrechnungsdienstleister. Wir unterstützen bei der Auswahl spezialisierter Anbieter für Pflegeabrechnung und gegebenenfalls Forderungsfinanzierung. Einen Überblick bietet unser Branchenbereich Pflege und soziale Dienste.

1. Was bedeutet es, die Pflegedienst-Abrechnung auszulagern?

Beim Outsourcing der Pflegeabrechnung übernimmt ein externer spezialisierter Dienstleister bestimmte administrative Aufgaben.

Der genaue Leistungsumfang kann unterschiedlich sein.

Mögliche Leistungen sind beispielsweise:

• Übernahme abrechnungsrelevanter Daten,
• Prüfung der Abrechnungsunterlagen,
• Erstellung beziehungsweise Aufbereitung der Abrechnung,
• Übermittlung an Kostenträger,
• Bearbeitung von Rückfragen,
• Unterstützung bei Korrekturen,
• Überwachung von Zahlungseingängen,
• gegebenenfalls Unterstützung im Forderungsmanagement.

Nicht jeder Anbieter übernimmt automatisch alle diese Aufgaben.

Deshalb sollte vor Vertragsabschluss genau definiert werden, welcher Teil des Prozesses beim Pflegedienst verbleibt und welcher Teil ausgelagert wird.

2. Welche Abrechnungsbereiche können betroffen sein?

Ambulante Pflegedienste können unterschiedliche Leistungs- und Abrechnungsbereiche haben.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Leistungen gegenüber Pflegekassen,
• Leistungen gegenüber Krankenkassen,
• Leistungen aus unterschiedlichen gesetzlichen Abrechnungsbereichen,
• Eigenanteile,
• Privatleistungen,
• Selbstzahlerleistungen.

Diese Bereiche können unterschiedliche Anforderungen an Leistungsnachweis, Dokumentation und Rechnungsstellung stellen.

Ein guter Abrechnungsdienstleister sollte deshalb nicht nur Rechnungen technisch versenden können, sondern die Besonderheiten des Pflegebereichs verstehen.

3. Vorteil: Weniger Verwaltungsaufwand im Pflegedienst

Der offensichtlichste Vorteil einer ausgelagerten Abrechnung ist die Entlastung der internen Verwaltung.

Statt eigene Mitarbeiter dauerhaft mit Abrechnungsprozessen zu beschäftigen, können sich interne Ressourcen stärker auf andere Aufgaben konzentrieren.

Das kann beispielsweise bedeuten:

• mehr Zeit für Personalführung,
• mehr Zeit für Tourenplanung,
• mehr Zeit für Patientenaufnahme,
• weniger administrative Belastung der Pflegedienstleitung,
• weniger Abhängigkeit von einzelnen Abrechnungsmitarbeitern.

Gerade bei kleinen und mittleren Pflegediensten kann das relevant sein, weil die Verwaltung häufig mit wenigen Personen besetzt ist.

4. Vorteil: Spezialisiertes Abrechnungswissen nutzen

Pflegeabrechnung ist kein gewöhnlicher Rechnungslauf.

Je nach Leistungsart können unterschiedliche Voraussetzungen, Dokumentationen und Kostenträger relevant sein.

Ein spezialisierter Dienstleister beschäftigt sich regelmäßig mit solchen Vorgängen.

Das kann insbesondere hilfreich sein bei:

• unterschiedlichen Kostenträgern,
• komplexen Abrechnungsstrukturen,
• Rückfragen,
• Korrekturen,
• wechselnden administrativen Anforderungen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass ein externer Dienstleister jeden Abrechnungsfehler verhindern kann.

Die Qualität der Ausgangsdaten und Leistungsdokumentation bleibt entscheidend.

5. Vorteil: Weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern

Ein häufig unterschätztes Risiko ist die personelle Abhängigkeit innerhalb der Verwaltung.

Wenn nur eine einzige Person den gesamten Abrechnungsprozess beherrscht, können Urlaub, Krankheit oder Kündigung schnell zum Problem werden.

Ein externer Abrechnungsdienstleister kann dieses Risiko teilweise reduzieren.

Der Pflegedienst muss dadurch nicht zwangsläufig sämtliche Spezialkenntnisse intern dauerhaft vorhalten.

6. Vorteil: Wachstum ohne proportional größere Verwaltung

Ein wachsender Pflegedienst benötigt mehr Pflegekräfte und häufig mehr Fahrzeuge.

Mit steigender Patientenzahl wächst aber auch die Verwaltung.

Mehr Patienten bedeuten regelmäßig:

• mehr Leistungsnachweise,
• mehr Abrechnungsfälle,
• mehr Kostenträgerkontakte,
• mehr Zahlungseingänge,
• mehr mögliche Rückfragen.

Wird die Abrechnung ausgelagert, muss die interne Verwaltungsstruktur möglicherweise nicht im gleichen Umfang mitwachsen.

Ob dies wirtschaftlich günstiger ist als eigenes Personal, hängt vom konkreten Fall ab. Ähnliche Herausforderungen durch personalintensive Leistungen behandelt unser Beitrag Cashflow-Management in der Kinder- und Jugendhilfe.

7. Wie läuft die Auslagerung einer Pflegeabrechnung ab?

Der genaue Ablauf unterscheidet sich zwischen den Anbietern.

Typischerweise gibt es jedoch mehrere Schritte.

Schritt 1: Bestehenden Abrechnungsprozess analysieren

Zunächst wird geprüft:

• Welche Leistungen werden abgerechnet?
• Welche Kostenträger gibt es?
• Wie hoch ist das monatliche Volumen?
• Welche Software wird genutzt?
• Wie entstehen Leistungsnachweise?
• Welche Aufgaben sollen ausgelagert werden?

Schritt 2: Datenübergabe und Schnittstellen definieren

Es muss festgelegt werden, wie abrechnungsrelevante Daten sicher und möglichst effizient an den Dienstleister übermittelt werden.

Je nach Anbieter können dafür unterschiedliche Schnittstellen oder Prozesse eingesetzt werden.

Schritt 3: Zuständigkeiten festlegen

Besonders wichtig ist eine klare Aufgabenverteilung.

Zum Beispiel:

Aufgabe	Mögliche Zuständigkeit
Pflegeleistung dokumentieren	Pflegedienst
Leistungsnachweise bereitstellen	Pflegedienst
Abrechnungsdaten prüfen	je nach Modell Pflegedienst / Dienstleister
Abrechnung erstellen	Abrechnungsdienstleister
Übermittlung an Kostenträger	Abrechnungsdienstleister
Rückfragen bearbeiten	je nach Leistungsumfang

Schritt 4: Laufenden Prozess etablieren

Nach der Einrichtung werden die Abrechnungsdaten regelmäßig übermittelt und verarbeitet.

Ideal ist ein klarer wiederkehrender Prozess mit festen Zuständigkeiten und transparenten Bearbeitungsständen.

8. Was muss trotz Auslagerung beim Pflegedienst bleiben?

Die Abrechnung kann ausgelagert werden – die Verantwortung für die tatsächlich erbrachte Pflegeleistung und deren ordnungsgemäße Dokumentation verschwindet dadurch jedoch nicht.

Der Pflegedienst muss weiterhin sicherstellen, dass die zugrunde liegenden Angaben korrekt sind.

Insbesondere können relevant bleiben:

• korrekte Leistungserfassung,
• vollständige Dokumentation,
• Leistungsnachweise,
• Verordnungen beziehungsweise Genehmigungen, soweit erforderlich,
• richtige Patientendaten,
• interne Freigaben.

Ein externer Abrechnungsdienstleister kann nur mit den Informationen arbeiten, die ihm korrekt zur Verfügung gestellt werden. Bei ergänzendem Factoring sind außerdem die Voraussetzungen für den Forderungsankauf zu prüfen.

9. Was kostet es, die Pflegedienst-Abrechnung auszulagern?

Eine pauschale Antwort wäre unseriös.

Die Kosten hängen insbesondere davon ab, wie umfangreich die Dienstleistung ist.

Mögliche Einflussfaktoren sind:

• monatliches Abrechnungsvolumen,
• Anzahl der Patienten beziehungsweise Abrechnungsfälle,
• Anzahl der Kostenträger,
• Art der Leistungen,
• technischer Integrationsaufwand,
• Umfang der Prüfung,
• Bearbeitung von Rückfragen,
• Forderungsmanagement,
• zusätzliche Finanzierung.

Abrechnungsdienstleister können unterschiedliche Preismodelle verwenden.

Beispielsweise können Kosten abhängig sein von:

• Abrechnungsvolumen,
• Fallzahl,
• Transaktionen oder
• vereinbartem Leistungspaket.

Deshalb sollten Pflegedienste nicht lediglich den nominell günstigsten Preis vergleichen.

Wichtiger ist die Frage:

Welche internen Kosten und welcher Verwaltungsaufwand entfallen tatsächlich durch die Auslagerung?

10. Eigenes Abrechnungspersonal oder externer Dienstleister?

Beide Modelle haben Vor- und Nachteile.

Ein größerer Pflegedienst kann eine eigene spezialisierte Abteilung wirtschaftlich betreiben.

Für einen kleineren oder stark wachsenden Dienst kann Outsourcing dagegen attraktiver sein.

11. Praxisbeispiel: Wachsender Pflegedienst entlastet seine Verwaltung

Illustratives Praxisbeispiel

Vom internen Engpass zum ausgelagerten Abrechnungsprozess

Um die Praxisnähe zu verdeutlichen, blicken wir auf ein konkretes Szenario, wie es uns bei Berger Factoring regelmäßig begegnet.

Einordnung: Das folgende Szenario ist vollständig fiktiv und illustrativ. Es handelt sich nicht um eine dokumentierte Kundenreferenz. Kosten- oder Einsparungszusagen sind damit nicht verbunden.

Ausgangssituation

Ein ambulanter Pflegedienst wächst und versorgt zunehmend mehr Patienten. Die Pflegekräfte dokumentieren die erbrachten Leistungen, während eine kleine Verwaltung die Leistungsnachweise aufbereitet, Abrechnungen erstellt und Zahlungseingänge überwacht. Die Zahl der Fälle steigt, doch die internen Abläufe und personellen Kapazitäten bleiben zunächst unverändert.

Herausforderung

Rückfragen verschiedener Kostenträger nehmen Zeit in Anspruch. Bei Urlaub oder Krankheit der zuständigen Mitarbeiterin verzögern sich interne Bearbeitungsschritte. Die Geschäftsführung muss regelmäßig einspringen und kann sich weniger um Personalentwicklung und Organisation kümmern. Eine Auslagerung soll entlasten, ohne die Qualität der Abrechnungsdaten oder den Datenschutz zu gefährden.

Lösung und Umsetzung

Der Pflegedienst prüft Angebote spezialisierter Abrechnungsdienstleister und legt schriftlich fest, welche Aufgaben ausgelagert werden. Die Pflegekräfte dokumentieren weiterhin ihre Leistungen. Die interne Verwaltung stellt vollständige Nachweise und notwendige Freigaben bereit. Ein externer Dienstleister prüft und verarbeitet die übergebenen Daten im vereinbarten Umfang, erstellt die Abrechnungen und übernimmt definierte Rückfragen. Datenschutzrechtliche Rollen, sichere Übertragungswege, Schnittstellen, Korrekturwege und Ansprechpartner werden vor dem Start geklärt.

Ergebnis und Einordnung

Im angenommenen Szenario kann die interne Verwaltung Zeit für Tourenplanung, Personalorganisation und Patientenanfragen gewinnen. Ob das Outsourcing tatsächlich Geld spart, lässt sich erst durch den Vergleich externer Gebühren, verbleibender interner Aufgaben und möglicher Entlastung feststellen. Die Verantwortung für erbrachte Leistungen und korrekte Ausgangsdokumentation bleibt beim Pflegedienst. Eine zusätzliche Factoringlösung wäre nur bei eigenständigem Liquiditätsbedarf und geeigneten Forderungen zu prüfen.

12. Wo liegen die Nachteile einer ausgelagerten Pflegeabrechnung?

Outsourcing ist nicht automatisch besser.

Mögliche Nachteile können sein:

• zusätzliche externe Kosten,
• Abhängigkeit vom Dienstleister,
• Schnittstellenaufwand,
• weniger unmittelbarer Zugriff auf einzelne Bearbeitungsschritte,
• Umstellungsaufwand,
• Kommunikationsbedarf bei Rückfragen.

Deshalb sollte insbesondere geprüft werden, wie transparent der Anbieter arbeitet und welche Leistungen vertraglich tatsächlich enthalten sind.

13. Datenschutz bei ausgelagerter Pflegeabrechnung

Pflegedienste verarbeiten besonders sensible personenbezogene Daten.

Deshalb ist Datenschutz bei der Auswahl eines Abrechnungsdienstleisters besonders wichtig.

Zu prüfen sind je nach konkreter Struktur unter anderem:

• welche Daten übertragen werden,
• wie Daten geschützt werden,
• welche technischen und organisatorischen Maßnahmen bestehen,
• welche vertraglichen Regelungen notwendig sind,
• wer Zugriff auf welche Informationen erhält.

Rechtliche Datenschutzfragen sollten bei Bedarf fachlich geprüft werden.

14. Wie erkennt man einen geeigneten Abrechnungsdienstleister?

Pflegedienste sollten nicht ausschließlich nach dem Preis entscheiden.

Wichtige Auswahlkriterien können sein:

• Erfahrung mit ambulanter Pflege,
• Kenntnis unterschiedlicher Kostenträger,
• Umfang der übernommenen Leistungen,
• Software- und Schnittstellenfähigkeit,
• Bearbeitungszeiten,
• Erreichbarkeit,
• Umgang mit Rückfragen und Korrekturen,
• Datenschutz und Datensicherheit,
• Vertragslaufzeit,
• Kündigungsbedingungen,
• Kostenstruktur.

Besonders wichtig ist eine eindeutige Leistungsbeschreibung.

„Abrechnung übernehmen“ kann bei zwei verschiedenen Dienstleistern einen völlig unterschiedlichen Leistungsumfang bedeuten.

15. Abrechnung auslagern und Factoring kombinieren

Hier wird es für viele Pflegedienste besonders interessant.

Die beiden Leistungen lösen unterschiedliche Probleme:

	Abrechnungsservice	Factoring
Problem	Zu hoher Verwaltungsaufwand	Zu lange Kapitalbindung
Ziel	Administrative Entlastung	Frühere Liquidität
Leistung	Abrechnung bearbeiten	Geeignete Forderung ankaufen
Wirkung	Weniger interne Arbeit	Geld früher verfügbar

Ein Pflegedienst kann deshalb beispielsweise zunächst seine Abrechnung professionell bearbeiten lassen und zusätzlich geeignete daraus entstehende Forderungen über Factoring finanzieren.

Abrechnung und Finanzierung können sich ergänzen, sind aber fachlich zwei unterschiedliche Dienstleistungen.

Genau diese Unterscheidung ist wichtig.

16. Beispiel: Abrechnung plus Factoring

Ein Pflegedienst hat seine Leistungen bereits erbracht.

Der spezialisierte Abrechnungsdienstleister verarbeitet die entsprechenden Daten und erstellt beziehungsweise übermittelt die Abrechnung nach dem vereinbarten Prozess.

Besteht aus den bereits erbrachten Leistungen ein geeigneter, nach den jeweiligen Regeln abrechenbarer und abtretbarer Zahlungsanspruch, kann dieser nach Prüfung und Ankauf durch eine Factoringgesellschaft finanziert werden. Die Abrechnung selbst ersetzt die Prüfung nicht.

Dann entstehen zwei Effekte:

• Abrechnungsservice: weniger Verwaltungsarbeit.
• Factoring: weniger Wartezeit auf Liquidität.

Nach Einrichtung einer Factoringlösung können geeignete Forderungen je nach Anbieter beispielsweise mit 80, 90 oder auch bis zu 100 Prozent ausgezahlt werden.

Bei entsprechenden Anbietern kann die Auszahlung nach Freigabe einer Forderung auch innerhalb von 24 Stunden möglich sein.

Weitere Informationen finden Sie unter Factoring für ambulante Pflegedienste.

17. Was ist wichtiger: Abrechnung oder Finanzierung?

Das hängt vom eigentlichen Problem des Pflegedienstes ab.

Problem: Die Verwaltung ist überlastet

Dann sollte zuerst der Abrechnungsprozess betrachtet werden.

Problem: Kostenträger zahlen später als die Kosten anfallen

Dann kann Factoring relevant sein.

Beide Probleme bestehen gleichzeitig

Dann kann eine kombinierte Lösung besonders interessant sein.

Ein Pflegedienst muss sich also nicht zwingend zwischen Abrechnungsservice und Factoring entscheiden.

18. Welche Informationen braucht man für einen Vergleich?

Für eine erste Einschätzung sind typischerweise insbesondere folgende Angaben hilfreich:

• Jahresumsatz,
• monatliches Abrechnungsvolumen,
• Anzahl der Patienten,
• Kostenträgerstruktur,
• Privat- und Selbstzahleranteil,
• aktuelle Abrechnungssoftware,
• heutiger interner Prozess,
• Anzahl der Verwaltungsmitarbeiter,
• gewünschter Outsourcing-Umfang,
• gegebenenfalls gewünschte Forderungsfinanzierung.

Je besser der aktuelle Prozess beschrieben wird, desto leichter lassen sich Angebote sinnvoll vergleichen.

19. Wie unterstützt Berger Factoring?

Berger Factoring ist unabhängiger Vermittler und erbringt die Pflegeabrechnung nicht selbst.

Je nach Ausgangslage können wir prüfen, ob für einen Pflegedienst eine spezialisierte Abrechnungslösung, Factoring oder eine Kombination sinnvoll sein kann.

Dabei können unter anderem betrachtet werden:

• Kostenträgerstruktur,
• monatliches Abrechnungsvolumen,
• bestehender Verwaltungsprozess,
• gewünschter Outsourcing-Umfang,
• Forderungsstruktur,
• Zahlungsdauer,
• Liquiditätsbedarf,
• gewünschte Zusatzleistungen.

Anschließend können passende spezialisierte Anbieter beziehungsweise Finanzierungspartner ausgewählt und miteinander verglichen werden.

Die konkrete Abrechnungsdienstleistung sowie die endgültige Annahme einer Factoringlösung erfolgen durch den jeweiligen Anbieter.

FAQ: Pflegedienst-Abrechnung auslagern

Fazit: Abrechnung auslagern und Verwaltung entlasten

Die Abrechnung eines ambulanten Pflegedienstes kann mit wachsender Patienten- und Mitarbeiterzahl zu einem erheblichen administrativen Aufwand werden.

Ein spezialisierter Abrechnungsdienstleister kann dabei helfen, interne Kapazitäten zu entlasten und Abrechnungsprozesse professionell zu strukturieren.

Ob sich die Auslagerung wirtschaftlich lohnt, hängt von Abrechnungsvolumen, internem Personalaufwand, Leistungsumfang und Kosten des externen Anbieters ab.

Besonders interessant wird die Kombination mit Factoring.

Der Abrechnungsservice kann den administrativen Prozess entlasten – Factoring kann anschließend geeignete bereits entstandene Forderungen früher in Liquidität umwandeln.

Damit lassen sich zwei der größten Herausforderungen wachsender Pflegedienste gleichzeitig adressieren:

• zu hoher Verwaltungsaufwand und
• zu lange Kapitalbindung bis zum Zahlungseingang.